Cómo automatizar Microsoft Access utilizando Visual C#


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En este artículo se muestra cómo automatizar Microsoft Access utilizando Microsoft Visual C# 2005 o Microsoft Visual C#. NET. Los temas y el código de ejemplo muestran cómo hacer lo siguiente:

  • Abrir una base de datos en Access.
  • Imprimir o vista previa de un informe de Access.
  • Mostrar y editar un formulario de Access.
  • Evite los cuadros de diálogo cuando se abre una base de datos protegida con contraseña o cuando está activada la seguridad por usuarios.
  • Automatizar el tiempo de ejecución de Access.

Automatización frente a ADO.NET

// Un desarrollador puede trabajar con una base de datos de Microsoft Access desde Visual C# 2005 o Visual C# .NET mediante dos tecnologías diferentes: Microsoft ADO.NET y automatización.

ADO.NET es la tecnología preferida si desea trabajar con objetos de datos, como tablas y consultas en una base de datos de Access. Utilizar la automatización sólo si necesita características específicas de la aplicación de Microsoft Access, tales como la capacidad para imprimir u obtener una vista previa de un informe de Access, para mostrar un formulario de Access, o llamar a macros.

Este artículo describe cómo automatizar Access. El artículo no trata de ADO.NET. Para obtener información acerca de ADO.NET, haga clic en los números de artículo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base:

306636

(http://support.microsoft.com/kb/306636/)

Cómo conectarse a una base de datos y ejecutar un comando mediante ADO 2005 y Visual C# 2005 o mediante ADO.NET y Visual C#.

314145

(http://support.microsoft.com/kb/314145/)

Cómo rellenar un objeto DataSet desde una base de datos mediante Visual C#.

307587

(http://support.microsoft.com/kb/307587/)

Cómo actualizar una base de datos desde un objeto DataSet mediante Visual C# 2005 o Visual C# .NET

La automatización es una tecnología de modelo de objetos componentes (COM). La automatización permite que las aplicaciones escritas en lenguajes como Visual C# .NET controlen otras aplicaciones mediante programación. Cuando se automatiza una aplicación de Microsoft Office, ejecuta una instancia de esa aplicación en la memoria y, a continuación, llamar a en el modelo de objetos de la aplicación para realizar diversas tareas de la aplicación. Con Access y otras aplicaciones de Microsoft Office, prácticamente todas las acciones que se pueden realizar manualmente a través de la interfaz de usuario pueden también realizarse mediante programación utilizando la automatización.

Access expone esta funcionalidad mediante programación a través de un modelo de objetos. El modelo de objetos es una colección de clases y métodos que actúan como homólogos de los componentes lógicos de acceso. Para obtener acceso al modelo de objetos desde Visual C#., puede establecer una referencia de proyecto a la biblioteca de tipos. Para obtener más información acerca de este proceso o para obtener más información acerca de la documentación del modelo de objetos de Office, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

222101

(http://support.microsoft.com/kb/222101/)

Cómo encontrar y utilizar la documentación del modelo de objetos de Office

http://support.microsoft.com/kb/317114/es

 

Access: Un cuadro de diálogo personalizado


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 La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de la base de datos. El origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.) de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.

Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. Otra información del formulario, con el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del formulario.

  • Los elementos gráficos como, por ejemplo, líneas y rectángulos, se almacenan en el diseño del formulario.
  • Los datos proceden de los campos del origen de registros base.
  • Un cálculo procede de una expresión almacenada en el diseño del informe.
  • El texto descriptivo se almacena en el diseño del formulario.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante los objetos gráficos denominados controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#cuadro#ixzz2KUX40E3T

Formularios en ACCESS: Datos de aspecto agradable


formulario 

Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. También puede usar un formulario como un panel de control que abra otros formularios e informes en la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que aceptar los datos del usuario y realiza la acción basada en la entrada.

  • Formulario de entrada de datos
  • Formulario de panel de control

Un cuadro de diálogo personalizado

La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de la base de datos. El origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.) de un formulario hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un formulario contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.

Un formulario dependiente almacena o recupera los datos del origen de registros base. Otra información del formulario, con el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del formulario.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#formuldatos#ixzz2KS4oSCgD

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#formuldatos#ixzz2KS4IVe9a

MS Access:y más sobre consultas SQL


consusql

 

 

 

 Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL (cadena o instrucción de SQL: expresión que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye cláusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.). Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access.

Cuando se crea una consulta en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta, Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes.

De hecho, la mayoría de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseño de la consulta tienen cláusulas y opciones equivalentes a las que están disponibles en la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instrucción SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a través o definición de datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseño, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.). Si lo desea, puede ver o editar la instrucción SQL en la vista SQL. Sin embargo, después de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tenía en la vista Diseño.

Algunas consultas SQL, denominadas consultas específicas de SQL (consulta específica de SQL: consulta que consta de una instrucción SQL. Las subconsultas y consultas de paso a través, unión y definición de datos son consultas específicas de SQL.), no se pueden crear en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.). En el caso de las consultas de paso a través (consulta de paso a través: una consulta específica de SQL que se utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC.

Las consultas de paso a través permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en lugar de hacer que el motor de base de datos Microsoft Jet procese los datos.), consultas de definición de datos (consulta de definición de datos: consulta específica de SQL que contiene instrucciones DDL (lenguaje de definición de datos). Estas instrucciones permiten crear o alterar objetos de la base de datos.) y consultas de unión (consulta de unión: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o más consultas de selección.), debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las subconsultas (subconsulta: instrucción SQL SELECT que está dentro de otra consulta de selección o de acción.), la instrucción SQL se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#archiv#ixzz2KQU7Sup5

Atreverse a Microsoft Access


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Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

  • Tablas para almacenar los datos.
  • Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
  • Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
  • Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
  • Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

Mostrar los datos en una consulta

Mostrar los datos en un formulario

Mostrar los datos en un informe

Mostrar los datos en una página de acceso a datos

Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-access.shtml#archiv#ixzz2KQ23ncuY

 

 

Enviado por Everts Garay

Partes: 1, 2, 3, 4

Cláusulas SQL básicas: SELECT, FROM y WHERE


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Una instrucción SQL tiene el formato general:

SELECT campo_1

FROM tabla_1

WHERE criterio_1

;

Notas

  • Access pasa por alto los saltos de línea en una instrucción SQL. Sin embargo, conviene usar una línea para cada cláusula para mejorar la legibilidad de las instrucciones SQL.
  • Cada una de las instrucciones SELECT termina con un punto y coma (;). El punto y coma (;) puede aparecer al final de la última cláusula o solo en una línea al final de la instrucción SQL.

Un ejemplo en Access

A continuación se muestra el aspecto que podría tener en Access una instrucción SQL para una consulta de selección simple:

Cláusula SELECT

Cláusula FROM

Cláusula WHERE

Este ejemplo de instrucción SQL indica “Seleccionar los datos almacenados en los campos Dirección de correo electrónico y Empresa de la tabla llamada Contactos, específicamente aquellos registros en los cuales el valor del campo Ciudad sea Seattle”.

Veamos el ejemplo, una cláusula cada vez, para ver cómo funciona la sintaxis de SQL.

La cláusula SELECT

SELECT [Dirección de correo electrónico], Empresa

Ésta es la cláusula SELECT. Se compone de un operador (SELECT) seguido de dos identificadores ([Dirección de correo electrónico] y Empresa).

Si un identificador contiene espacios en blanco o caracteres especiales (como “Dirección de correo electrónico”), se debe escribir entre corchetes.

Una cláusula SELECT no tiene que mencionar las tablas que contienen los campos y no puede especificar las condiciones que deben cumplir los datos que se van a incluir.

La cláusula SELECT siempre aparece antes que la cláusula FROM en una instrucción SELECT.

La cláusula FROM

FROM Contactos

Ésta es la cláusula FROM. Se compone de un operador (FROM) seguido de un identificador (Contactos).

Una cláusula FROM no enumera los campos que desea seleccionar.

La cláusula WHERE

WHERE Ciudad=”Seattle”

Ésta es la cláusula WHERE. Se compone de un operador (WHERE) seguido de un identificador (Ciudad=”Seattle”).

Nota A diferencia de las cláusulas SELECT y FROM, la cláusula WHERE no es un elemento obligatorio en una instrucción SELECT.

Puede realizar muchas de las acciones que SQL permite realizar mediante las cláusulas SELECT, FROM y WHERE. En los siguientes artículos adicionales encontrará más información sobre cómo usar estas cláusulas:

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/access-sql-conceptos-basicos-vocabulario-y-sintaxis-HA010256402.aspx#BM2

Access SQL: conceptos básicos, vocabulario y sintaxis


SQL6 Cuando desea recuperar datos de una base de datos, puede solicitar los datos mediante el Lenguaje de consulta estructurado o SQL. SQL es un lenguaje de computación que se asemeja al inglés, y que los programas de bases de datos comprenden. Cada consulta que se ejecuta usa SQL en segundo plano.

Si comprende el funcionamiento de SQL podrá crear mejores consultas además de solucionar una consulta que no brinda los resultados deseados.

Éste es uno de varios artículos acerca de Access SQL. En este artículo se describe el uso básico de SQL para seleccionar datos y se usan ejemplos para ilustrar la sintaxis de SQL.

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/access-sql-conceptos-basicos-vocabulario-y-sintaxis-HA010256402.aspx

MS Access 2010


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Crear aplicaciones rápidamente sin ser un programador

Despegue de la pantalla de bienvenida. Empiece a crear aplicaciones personalizadas desde la pantalla de bienvenida, o inspírese con las nuevas plantillas de aplicaciones diseñadas por profesionales.

Plantilla de tabla. Basta con escribir lo que desee controlar y Access usará plantilla de tabla para encontrar la aplicación que realiza esa tarea. Access administra las complejidades de campos, relaciones y reglas para que se pueda concentrar en su proyecto. Dispondrá de una aplicación nueva con una IU natural para que pueda empezar a usarla de inmediato.

Crear y ejecutar bases de datos heredadas. Disfrute de soporte técnico para sus bases de datos de escritorio (ACCDB/MDB).

http://office.microsoft.com/es-ar/access/

Bases de datos de muestra incluidas en MS Access


bases Microsoft Access proporciona ejemplos de bases de datos que puede utilizar mientras aprende a utilizar Access.

Ejemplo de base de datos Importadores Neptuno

La base de datos y proyecto Neptuno de Access (disponible con el comando Bases de datos de ejemplo en el menú Ayuda) contiene los datos de ventas de una compañía ficticia denominada Importadores Neptuno, que importa y exporta comestibles especiales de todo el mundo. Viendo los objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.) incluidos en la base de datos Neptuno, podrá desarrollar ideas para su propia aplicación de base de datos. También puede utilizar los datos de Neptuno para hacer pruebas con Access antes de escribir sus propios datos. Por ejemplo, puede practicar el diseño de consultas con la tabla Pedidos de Neptuno, ya que contiene los registros suficientes para generar resultados significativos.

Crear la base de datos de SQL Server NeptunoCS.adp

A diferencia de la base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. (Neptuno.mdb) de ejemplo, los datos y las definiciones de los datos del ejemplo de proyecto de Access (proyecto de Microsoft­ Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se usa para crear aplicaciones cliente/servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como tablas o vistas.) (NeptunoCS.adp) se deben crear la primera vez que se abre el proyecto desde el comando Bases de datos de ejemplo del menú Ayuda. Sin embargo, Access puede crear automáticamente la base de datos de SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: base de datos que consta de tablas, vistas, índices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores. Puede conectar su base de datos a datos de SQL Server mediante ODBC o creando un archivo de proyecto de Access (*.adp).) Neptuno la primera vez que se abre el proyecto de Access Neptuno.

El formulario de inicio le solicita que inicie la sesión en SQL Server, busca Microsoft SQL Server 2000 Personal Desktop Engine o el SQL Server en ejecución en el equipo y, a continuación, realiza uno de los pasos siguientes:

  • ·Si el formulario de inicio encuentra el SQL Server en ejecución en el equipo, pregunta si desea crear la base de datos NeptunoCS de SQL Server para poder conectarse a éste.
  • ·Si el formulario de inicio no encuentra el SQL Server en ejecución en el equipo, solicita que se especifique el nombre de servidor, el nombre de usuario y la contraseña para poder conectarse a la base de datos de SQL Server de la red.

En ambos casos, si contesta de forma afirmativa, el proyecto de ejemplo Neptuno de Access ejecuta la secuencia de comandos de instalación SQL (NorthwindCS.SQL), que se encuentra en la carpeta \Archivos de programa\Microsoft Office\Office 11\Samples. Esta secuencia de comandos SQL es una secuencia de instrucciones SQL que crea la estructura de los datos de la base de datos SQL Server, propiedades extendidas, consultas y diagramas de la base de datos y, finalmente, carga los datos de ejemplo. Tras finalizar la ejecución de la secuencia de comandos, el proyecto de ejemplo Neptuno de Access se conecta a la nueva base de datos SQL Server.

Asistente para bases de datos

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/bases-de-datos-de-muestra-incluidas-en-access-HP005188620.aspx

Bases de datos: dividir la información en tablas


Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

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Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:

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En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.

Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

Bases de datos: Aplicar las reglas de normalización


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En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.

Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como “forma normal”. Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx

Crear relaciones entre las tablas en una base de datos


Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.

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La información de este formulario procede de la tabla Clientes…

…la tabla Empleados…

…la tabla Pedidos…

…la tabla Productos…

…y la tabla Detalles de pedidos.


MS Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise.

Bases de datos: Buscar y organizar la información necesaria


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Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

Determinar la finalidad de una base de datos


bd1Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como “La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes”. Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx

El proceso de diseño de una base de datos


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El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

  • Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

  • Buscar y organizar la información necesaria

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

  • Dividir la información en tablas

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

  • Convertir los elementos de información en columnas

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

  • Especificar claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

  • Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

  • Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

  • Aplicar las reglas de normalización

Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx

Un buen diseño de una base de datos


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El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

  • Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
  • Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.
  • Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
  • Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx#BMgood

Conceptos básicos del diseño de una base de datos


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Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.

En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.


http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-de-datos-HA001224247.aspx?CTT=3

Introducción a Access 2010


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  de   http://exceltotal.com/introduccion-a-access-2010/ 

Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que forma parte de la suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo como repositorio de información de muchas aplicaciones.

Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas (queries), formularios e informes que permiten almacenar y presentar la información contenida dentro de la base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL no es indispensable tener un conocimiento previo de él ya que la herramienta provee de una interface gráfica que nos permitirá consular fácilmente los datos almacenados.

Es importante que toda persona que se dedica al análisis de datos tenga un conocimiento de esta herramienta, ya que dado su amplio uso, seguramente se encontrarán en la necesidad de consultar o extraer información almacenada en una base de datos Access.

A continuación encontrarás una serie de artículos que presentan los conceptos básicos de Access y que te ayudarán a familiarizarte con la herramienta.

  1. Bases de datos en Access
  2. Crear una base de datos en Access
  3. Crear una tabla en Access
  4. Crear una tabla en la vista Diseño de Access
  5. Agregar registros en Access
  6. Importar datos de Excel a Access
  7. Crear una consulta en Access
  8. Crear una consulta con criterios en Access
  9. Crear un formulario en Access
  10. Crear informes en Access
  11. La Vista Presentación de un informa de Access
  12. Respaldar una base de datos Access

Artículos relacionados
Diseño de bases de datos

Excelente trabajo de Moisés Ortíz http://exceltotal.com/ Es bueno divulgarlo

Microsoft office access: conceptos , caracteristicas y ventajas


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 Access concepto Una base de datos se puede definir como un conjunto de información homogénea que mantiene una estructura ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema.
Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa, en la cual se almacenan una serie de datos (nombre, dirección, teléfono, etc.), referentes a cada uno de sus clientes, proveedores o empleados. Para gestionar ésta información se necesitaría crear la base de datos “Agenda”. Otro ejemplo de base de datos, sería el conjunto de datos e informaciones referidas a un video club (datos de películas, clientes, distribuidoras, géneros…) con lo cual, mediante un programa específico para estas tareas, un Gestor de Base de Datos, tendríamos que crear una base de datos “video club”. Otro ejemplo mas de base de datos sería la base de datos de una academia donde se archiva todo lo necesario para controlar los alumnos, profesores, asignaturas, precios, etc…La base de datos bien la podríamos llamar “Academia”.
A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una estructura de filas y columnas que alberga información o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos (código, nombre, dirección, actividad…) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sería en éste caso la tabla de clientes. En cada fila tendríamos todos los datos de cada cliente, tendríamos lo que en términos de bases de datos se denomina un registro: Antes se llamaba ficha. En cada columna tendríamos todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades…) a esto se le llama campo, y en cada campo de cada registro se alberga un dato.
Sin embargo, una base de datos (toda la información y elementos de gestión de esa información referida a un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes, proveedores, artículos, familias, descuentos) así como otros elementos que permiten trabajar cómodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros elementos se les denomina consultas, formularios, informes, módulos, macros… Por lo tanto, dentro de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes naturalezas.

Características y ventajas

Microsoft Access 2010 se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empiece a trabajar y herramientas eficaces para mantenerse al día a medida que los datos crecen.
Access 2010 le otorga capacidades para aprovechar la información, incluso si no es experto en bases de datos. Además, a través de bases de datos web recién agregadas, Access amplía la eficacia de los datos, facilitando el seguimiento, la creación de informes y el uso compartido con otras personas. Los datos nunca estarán más allá del explorador web más cercano.

http://tutorialesoffice11-9.wikispaces.com/Microsoft+officce+acces+concepto+%2C+caracteristicas+y+ventajas

Normalización de datos – Visual Studio .NET 2003


 

 

 

La tarea de un diseñador de bases de datos consiste en estructurar los datos de forma que se eliminen duplicaciones innecesarias y se proporcione una ruta de búsqueda rápida para toda la información necesaria. El proceso de perfeccionar tablas, claves, columnas y relaciones para crear una base de datos eficaz se denomina normalización. La normalización no sólo es aplicable a archivos relacionales; también es una actividad de diseño común para archivos indizados.

Es un proceso complejo formado por muchas reglas específicas y distintos niveles de intensidad. La definición completa de normalización es el proceso de descartar la repetición de grupos, minimizar la redundancia, eliminar claves compuestas para la dependencia parcial y separar los atributos que no sean de la clave. En términos generales, las reglas de normalización se pueden resumir en una sola frase: “Cada atributo (columna) debe ser una realidad de la clave, toda la clave y nada más que la clave”. Cada tabla debe describir sólo un tipo de entidad (como una persona, un lugar, un pedido de cliente o un producto).

A continuación se enumeran algunas de las ventajas de la normalización:

  • Integridad de datos (porque no hay datos redundantes ni omitidos).
  • Consultas optimizadas (porque las tablas normalizadas generan combinaciones eficaces y rápidas).
  • Creación y ordenación de índices más rápidas (porque las tablas tienen menos columnas).
  • Ejecución más rápida de la instrucción UPDATE (porque hay menos índices por tabla).
  • Resolución de concurrencias mejorada (porque los bloqueos de tabla afectarán a menos datos).

La mayoría de las bases de datos simples se puede normalizar siguiendo una simple regla empírica: las tablas que contienen información repetida deben dividirse en tablas independientes para eliminar la duplicación.

Por ejemplo, puede crear una nueva aplicación para un librero que realice un seguimiento de cada libro, e incluya los datos siguientes.

  • Nombre del autor.
  • Dirección del autor.
  • Número de teléfono del autor.
  • Título.
  • Número ISBN.
  • Año de publicación.
  • Nombre de la editorial.
  • Dirección de la editorial.
  • Número de teléfono de la editorial.

Es posible crear una única tabla con un campo para cada uno de los elementos de información enumerados anteriormente. No obstante, si se examinan los datos detenidamente, es evidente que una tabla con estas características contendría numerosas redundancias. Por ejemplo, como lo normal es que muchos autores hayan escrito más de un libro, la información correspondiente al autor y a la editorial de cada libro se repetiría muchas veces. Si todos estos campos se colocan en una única tabla habrá muchas entradas duplicadas y confusas.

Sin embargo, de acuerdo con los principios de la normalización, los datos se podrían dividir en cuatro grupos: Authors, AuthorsTitles, Titles y Publishers, tal y como se muestra en la siguiente tabla.

Tabla Authors Tabla AuthorsTitles Tabla Titles Tabla Publishers
id_au (clave) id_au (clave externa) isbn_ti (clave) id_edit (clave)
nombre_au isbn_ti (clave externa) título_ti nombre_edit
dirección_au   añopublic_ti dir_edit
teléfono_au   id_edit (clave externa) teléfono_edit

Las claves proporcionan una forma de establecer relaciones entre tablas. Por ejemplo, la tabla AuthorsTitles crea una relación varios a varios entre las tablas Authors y Titles (un autor puede haber escrito muchos libros y un libro puede haber sido escrito por varios autores). Con la tabla AuthorsTitles, se pueden realizar consultas de los números de libros escritos por un autor (utilizando id_au), así como determinar qué autor o autores han escrito un libro determinado (utilizando isbn_ti).

Conviene señalar que, en lugar de crear la tabla AuthorsTitles, otra alternativa sería agregar el atributo id_au en la tabla Titles, pero esta opción sólo es viable en el supuesto de que cada libro tenga un único autor. Observemos con más detenimiento otra interpretación: la colocación del atributo id_edit en la tabla Titles sugiere que cada título pertenece a una sola editorial. Si varias editoriales publican el mismo título, la inserción de más filas Título en la tabla Titles para cada editorial daría lugar a una duplicación de datos y, por lo tanto, la tabla no estaría normalizada. Estas alternativas de diseño requieren una evaluación minuciosa de los puntos siguientes: significado de los datos de empresa, tipos de consultas previstos en la aplicación, posibles conflictos durante el uso simultáneo de varios usuarios y posibles problemas de rendimiento derivados de la existencia de muchos índices en una tabla.

Si se evalúa la normalización de otras alternativas de diseño, es conveniente conocer la existencia de diversas técnicas que se pueden utilizar para desnormalizar una base de datos de forma intencionada. ¿Cuándo se puede dar este caso?. Podría desnormalizar los datos intencionadamente en el caso de que se detectasen problemas de rendimiento o, simplemente, desease simplificar el proceso de generación de informes apropiados. Los problemas de rendimiento se derivan de las consultas de producción que requieren combinaciones con un uso intensivo del disco y de gran lentitud. El proceso de generación de informes con fines específicos consiste en la realización de consultas no estructuradas por parte de los usuarios finales; puede que estos usuarios no tengan la formación adecuada y tengan inseguridad a la hora de obtener información de varias tablas relacionadas.

Las técnicas de desnormalización existentes consisten en duplicar datos, proporcionar información de resumen, dividir tablas en particiones horizontales o verticales y crear vistas sin normalizar para simplificar el proceso de generación de informes; una alternativa inteligente que permite dejar intacta la base de datos normalizada.

Un ejemplo de desnormalización sería el caso de las direcciones de los clientes. Una tabla de clientes suele incluir estos atributos: nombre, calle, ciudad, estado y código postal. Bien es cierto que la ciudad y el estado se pueden deducir a partir del código postal, por lo tanto, se podría normalizar la tabla de clientes eliminando la ciudad y el estado de los datos de cada cliente; sin embargo, es una práctica común dejar la dirección sin normalizar.

Hay varias razones que justifican esta acción:

  • Las direcciones se utilizan en muchos lugares (consultas, informes, sobres, pantallas de servicio al cliente), y la desnormalización evita que se tenga que agregar en la aplicación una gran cantidad de código para reconstruir las direcciones.
  • Las consultas basadas en la dirección utilizan una sintaxis SQL mucho más sencilla.
  • Los errores en las direcciones se limitan a clientes individuales.

Para obtener más información sobre la normalización de datos, vea la documentación del servidor de base de datos. Si utiliza Microsoft SQL Server, vea “Normalization” en Libros en pantalla de SQL Server.

Vea también

Integridad de datos | Diseño de bases de datos lógicas |

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MS ACCESS: diseñar una base de datos


Un buen diseño de base de datos garantiza su fácil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene datos acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se actualiza una parte de los datos concreta, como una dirección, se hace en un solo lugar, pero ese cambio aparece automáticamente en toda la base de datos.

Una base de datos bien diseñada suele contener distintos tipos de consultas que muestran la información necesaria. Una consulta puede mostrar un subconjunto de datos, como todos los clientes de Londres, o combinaciones de datos de tablas diferentes, como la información de pedidos combinada con la información de clientes.

Esta consulta recupera la información de Id. de pedido, nombre de la compañía, ciudad y fecha de entrega para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril.

Los resultados que se desea obtener de una base de datos , es decir, los formularios y las páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.) que se desea utilizar, y los informes que se desea imprimir , no siempre ofrecen una pista acerca de la estructura de las tablas de la base de datos, ya que normalmente los formularios, los informes y las páginas de acceso a datos se basan en consultas en lugar de basarse en tablas.

Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros objetos definitivos, se recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el diseño primero. También puede examinar bases de datos bien diseñadas que sean similares a la suya, o puede abrir la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ficha de objeto en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.) de la base de datos de ejemplo Neptuno para examinar su diseño.

Siga estos pasos básicos a la hora de diseñar su base de datos.

Determinar la finalidad de la base de datos.

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad y cómo se va a utilizar.

  • ·Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos.
  • ·Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.
  • ·Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.

En cuanto determine la finalidad de su base de datos, comenzarán a surgir ideas acerca de la información que desea obtener de ella. Entonces ya puede determinar qué hechos necesita almacenar en la base de datos y a qué tema corresponde cada hecho. Estos hechos se corresponden con los campos (columnas) de la base de datos y los temas a los que pertenecen los hechos son las tablas.

Determinar los campos necesarios en la base de datos

Cada campo es un hecho acerca de un tema determinado. Por ejemplo, puede que sea necesario almacenar los hechos siguientes acerca de los clientes: nombre de la organización, dirección, ciudad, estado o provincia, y número de teléfono. Deberá crear un campo independiente para cada uno de estos hechos. A la hora de determinar qué campos son necesarios, tenga presentes estos principios de diseño:

  • ·Incluya toda la información que necesite.
  • ·Almacene información en partes lógicas que sean lo más pequeñas posibles. Por ejemplo, los nombres de los empleados suelen repartirse en dos campos, Nombre y Apellidos, para que sea más fácil ordenar los datos por Apellidos.
  • ·No cree campos para datos que estén formados por listas de múltiples elementos. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores se crea un campo Productos que contenga una lista con los productos que se reciben del proveedor separados mediante una coma, después será más difícil encontrar los proveedores que suministren un producto determinado.
  • ·No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.)). Por ejemplo, si tiene un campo PrecioUnitario y un campo Cantidad, no cree otro campo que multiplique los valores de ambos.
  • ·No cree campos que sean similares entre sí. Por ejemplo, si en una tabla Proveedores crea los campos Producto1, Producto2 y Producto3, será más difícil encontrar todos los proveedores que suministran un producto determinado. Asimismo, será necesario cambiar el diseño de la base de datos si un proveedor suministra más de tres productos. Sólo necesitará un campo para los productos si coloca dicho campo en una tabla Productos en lugar de en una tabla Proveedores.

Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto. Su lista de campos le dará pistas acerca de las tablas que necesita. Por ejemplo, si tiene un campo FechaContratación, su asunto es un empleado y, por tanto, pertenece a la tabla Empleados. Puede tener una tabla para Clientes, una tabla para Productos y una tabla para Pedidos.

Determinar a qué tabla pertenece cada campo

A la hora de decidir a qué tabla pertenece cada campo, tenga presentes estos principios de diseño:

  • ·Agregue el campo a una sola tabla.
  • ·No agregue el campo a una tabla si, como resultado, la misma información va a aparecer en varios registros de esa tabla. Si determina que un campo de una tabla va a contener mucha información duplicada, seguramente ese campo se encuentra en una tabla que no le corresponde.

Por ejemplo, si coloca el campo que contiene la dirección de un cliente en la tabla Pedidos, probablemente esa información se va a repetir en más de un registro, porque seguramente el cliente va a realizar más de un pedido. Sin embargo, si coloca el campo de dirección en la tabla Clientes, aparecerá una sola vez. A este respecto, una tabla de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. es diferente de una tabla de base de datos de archivos simples, como una hoja de cálculo.

Cuando cada elemento de información se almacena una sola vez, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente.

Identificar el campo o los campos con valores únicos en cada registro

Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas distintas (por ejemplo, para conectar un cliente con todos los pedidos del cliente) , cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.).

Determinar las relaciones entre las tablas.

Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.), necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello se definen relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) entre las tablas.

Puede resultar útil ver las relaciones de una base de datos existente bien diseñada, como la base de datos de ejemplo Neptuno.

Perfeccionar el diseño

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desea. Cree bocetos de los formularios e informes, y compruebe si muestran los datos esperados. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.

Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. Después, puede crear otros objetos de base de datos (consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.), formularios (formulario: objeto de base de datos de Access en el que se colocan controles para realizar acciones o para especificar, mostrar y editar datos en los campos.), informes (informe: objeto de base de datos de Access que puede imprimir, el cual contiene información a la que se ha dado formato y se ha organizado de acuerdo con sus especificaciones. Ejemplos de informes: resúmenes de ventas, listas de teléfonos y etiquetas postales.), páginas de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.), macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas.) y módulos (módulo: colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre. Existen dos tipos de módulos: módulos estándar y módulos de clase.)).

 Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access

Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseño de una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto..

Para obtener más información sobre cómo se diseña una base de datos en Access, lea el artículo de Knowledge Base Dónde encontrar información acerca del diseño de una base de datos en Access. : http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb%3BES%2DES%3B289533

 

MS ACCESS: Conceptos básicos del diseño de una base de datos


 

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.

En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.

En este artículo



Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

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¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

  • Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
  • Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.
  • Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
  • Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

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El proceso de diseño

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

  • Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

  • Buscar y organizar la información necesaria

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

  • Dividir la información en tablas

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

  • Convertir los elementos de información en columnas

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

  • Especificar claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

  • Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

  • Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

  • Aplicar las reglas de normalización

Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

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Determinar la finalidad de la base de datos

Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como “La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes”. Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.

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Buscar y organizar la información necesaria

Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna “Enviar correo electrónico” a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí o No.

La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.

Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas “Sr.” o “Sra.” con las que comienza un saludo), tendrá que crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo “Estimado Sr. García”, en lugar de “Estimado Sr. Miguel Ángel García”. Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.

Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese elemento en su propio campo.

Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.

Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.

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Dividir la información en tablas

Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y organizar la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.

Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

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Convertir los elementos de información en columnas

Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y el campo de dirección, la dirección de ese cliente.

Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.

Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.

En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.

  • No incluya datos calculados

En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.

  • Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas

Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla.

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Especificar claves principales

Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.

Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en la misma tabla.

Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal.

Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace referencia a ella.

A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.

Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es “fáctico”, es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información “fáctica” podría cambiar.


Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales.


En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

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Crear relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.


La información de este formulario procede de la tabla Clientes…

…la tabla Empleados…

…la tabla Pedidos…

…la tabla Productos…

…y la tabla Detalles de pedidos.


Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise.

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Crear una relación de uno a varios

Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado “uno” de la relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado “varios” de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.

La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.

El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al identificar una relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.

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Crear una relación de varios a varios

Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este problema?

La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a varios en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.

En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:

  • La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.
  • La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.

Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así como todos los pedidos de un determinado producto.

Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:

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Crear una relación de uno a uno

Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:

  • Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma clave principal en ambas tablas.
  • Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.

Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación.

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Ajustar el diseño

Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.

Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.

Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas comprobaciones que puede hacer:

  • ¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para esa información.
  • ¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna.
  • ¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
  • ¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y más registros.
  • ¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su propia columna.
  • ¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
  • ¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.

Ajustar la tabla Productos

Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara la categoría de cada producto.

Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una buena solución.

Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa.

Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios productos, pero un producto pertenece únicamente a una categoría.

Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

  • Id. de producto
  • Nombre
  • Id1 de producto
  • Nombre1
  • Id2 de producto
  • Nombre2
  • Id3 de producto
  • Nombre3

Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseño.

Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.

Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el número máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.

Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de proveedor.

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Aplicar las reglas de normalización

En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a trabajar.

Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como “forma normal”. Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.

Primera forma normal

La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor.

Segunda forma normal

La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave principal:

  • Id. de pedido (clave principal)
  • Id. de producto (clave principal)
  • Nombre de producto

Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).

Tercera forma normal

La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.

O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

  • IdProducto (clave principal)
  • Nombre
  • PVP
  • Descuento

Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.

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Para obtener más información

Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el artículo Crear tablas en una base de datos.

Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:

  • Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003.
  • Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-Wesley Professional. 1989.
  • Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional. 2005.

 

Corresponde a:

Access 2007

Vea también:

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

Crear tablas en una base de datos

Demostración: Configurar la relación entre dos tablas

Demostración: Seleccionar la vista Formulario adecuada

Guía de relaciones de tablas

Información sobre la estructura de una base de datos de Access

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Final del formulario

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¿Por qué Microsoft Access y Excel?


Definir un “por qué” en pocas líneas se me haría extremadamente difícil dados la inmensa cantidad de argumentos que os puedo dar. Access y Excel son primos hermanos. Uno empieza manejando la información en Excel y llega un día en que esa información tiene un volumen importante, o necesitas más seguridad para tus datos y Excel se te queda corto. Ahí es donde entra Access para echar un cabo.

Pero no es que Access sea el sustituto de las hojas de cálculo de Excel, cada programa está diseñado para lo que es, ambos se complementan. Juntos son dos monstruos creados por Microsoft con tantísimas posibilidades y aplicaciones en nuestro día a día que, una vez los descubres ya no puedes pasar sin ellos.

Un ejemplo, hace años tuve la necesidad de gestionar la caja contable de un pequeño comercio y con excel pude solucionar el problema de forma eficaz sin tener que invertir un duro en carísimos programas de contabilidad. Tiempo después tuve que delegar a un tercero esa tarea y necesitaba cierta seguridad en la información y un control extra que Excel no me proporcionaba, necesitaba comprar un programa de contabilidad, pero afortunadamente ahí estaba Access y con apenas unas nociones básicas pude crear una base de datos con sus menús, sus formularios, su seguridad y, todo esto sin invertir un duro en caros programas de contabilidad. Obviamente el programa diseñado en Access a su nacimiento distaba mucho de lo que era un programa comercial de contabilidad pero, convertirme en mi propio programador me permitió ir mejorándola día a día hasta que llegó a ser una gran aplicación.

Me considero un enamorado de ambas herramientas, desde que estoy en el mercado laboral me han acompañado siempre y gracias a ellas he sido mas eficaz, he trabajado menos y mejor, y me han abierto innumerables puertas.

Hay otros a parte de los de Microsoft, algunos gratuitos, pero ninguno de ellos le llegan a la suela de los zapatos a los de Microsoft.

http://www.accessyexcel.com/2012/03/una-prueba-de-codigo/

Lenguajes de manipulación de datos (DML) (Transact-SQL) SQL Server


 

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Microsoft SQL Server  proporciona elementos de sintaxis de consulta nuevos y mejorados para mejorar la eficacia del procesamiento y acceso a los datos.

Nuevas cláusulas y opciones de DML


Cláusula   u opción Descripción
OUTPUT Devuelve filas   insertadas, actualizadas o eliminadas a la aplicación que realiza la llamada   como parte de la instrucción INSERT, UPDATE o DELETE.
WITH   common_table_expression Especifica un conjunto de   resultados o vista con nombre temporal definidos en el ámbito de una   instrucción SELECT, INSERT, UPDATE o DELETE.
UPDATE Permite actualizaciones   parciales y anexos de alto rendimiento en las columnas de tipos de datos varchar(max),   nvarchar(max) y varbinary(max) como parte de la instrucción   UPDATE.

Instrucciones y cláusulas de DML mejoradas


Instrucción   o cláusula Descripción
SELECT Proporciona los   siguientes elementos de sintaxis nuevos:

  •   Expresión de tabla común WITH
  •   Expresión TOP
  •   Nombre de columna de tipo definido por el usuario para seleccionar un   valor de tipo definido por el usuario
INSERT Proporciona los   siguientes elementos de sintaxis nuevos:

  •   Expresión de tabla común WITH
  •   Expresión TOP
  •   Cláusula OUTPUT

Permite la inserción de   valores de tipo definido por el usuario.

UPDATE Proporciona los   siguientes elementos de sintaxis nuevos:

  •   Expresión de tabla común WITH
  •   Expresión TOP
  •   Cláusula OUTPUT
  •   Nombre de columna de tipo definido por el usuario para actualizar un   valor de tipo definido por el usuario
  •   Cláusula .WRITE
DELETE Proporciona los   siguientes elementos de sintaxis nuevos:

  •   Expresión de tabla común WITH
  •   Expresión TOP
  •   Cláusula OUTPUT
FOR Proporciona las   siguientes directivas de FOR XML:

  •   TYPE permite la recuperación de resultados de consulta como un tipo xml.
  •   XMLSCHEMA permite las solicitudes de un esquema XSD.

Permite consultas FOR XML   anidadas.

FROM Proporciona la siguiente   sintaxis de origen de tabla adicional:

  •   APPLY
  •   PIVOT/UNPIVOT
  •   TABLESAMPLE
  •   Alias de columna masivo
TOP Se puede utilizar con las   instrucciones SELECT, INSERT, UPDATE y DELETE.

SQL Server 2005 incluye además instrucciones de DDL nuevas. Para obtener más información, vea Instrucciones de lenguaje de definición de datos (DDL) (Transact-SQL).

Nuevas instrucciones relacionadas con Service Broker


Una cola puede ser el destino de una instrucción SELECT, pero no se puede utilizar con una instrucción INSERT, UPDATE o DELETE. SQL Server 2005 presenta las siguientes instrucciones de DML para trabajar con objetos de Service Broker.

Instrucción Descripción
BEGIN   DIALOG Inicia una conversación   nueva entre dos servicios.
BEGIN   CONVERSATION TIMER Inicia un temporizador en   una conversación.
END   CONVERSATION Finaliza una conversación   existente.
GET   CONVERSATION GROUP Bloquea el grupo de   conversación para el siguiente mensaje disponible de la cola.
MOVE   CONVERSATION Asocia una conversación   existente a otro grupo de conversación.
RECEIVE Recupera uno o más   mensajes de una cola.
SEND Envía un mensaje a un   servicio.

SQL Server 2005 incluye además instrucciones de DDL nuevas para trabajar con objetos de Service Broker. Para obtener más información, vea Instrucciones de lenguaje de definición de datos (DDL) (Transact-SQL).

Vea también


Otros recursos

Novedades y mejoras en Transact-SQL (Transact-SQL)

MySQL: distintos tipos de datos


                                        

Después de la fase de diseño de una base de datos, y una vez se ha realizado el paso a tablas del mismo, en necesario crear las tablas correspondientes dentro de la base de datos. Para cada campo de cada una de las tablas, es necesario determinar el tipo de datos que contiene, para de esa forma ajustar el diseño de la base de datos, y conseguir un almacenamiento óptimo con la menor utilización de espacio. El presente artículo describe cada uno de los tipos de datos que puede tener un campo en Mysql, para la versión 4.xx.xx.

Los tipos de datos que puede haber en un campo, se pueden agrupar en tres grandes grupos:

  1. Tipos      numéricos
  2. Tipos de      Fecha
  3. Tipos de      Cadena

1 Tipos numéricos:

Existen tipos de datos numéricos, que se pueden dividir en dos grandes grupos, los que están en coma flotante (con decimales) y los que no.

TinyInt: es un número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores válidos va desde -128 a 127. Sin signo, el rango de valores es de 0 a 255

Bit ó Bool: un número entero que puede ser 0 ó 1

SmallInt: número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores va desde -32768 a 32767. Sin signo, el rango de valores es de 0 a 65535.

MediumInt: número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores va desde -8.388.608 a 8.388.607. Sin signo el rango va desde 0 a16777215.

Integer, Int: número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores va desde -2147483648 a 2147483647. Sin signo el rango va desde 0 a 429.4967.295

BigInt: número entero con o sin signo. Con signo el rango de valores va desde -9.223.372.036.854.775.808 a 9.223.372.036.854.775.807. Sin signo el rango va desde 0 a 18.446.744.073.709.551.615.

Float: número pequeño en coma flotante de precisión simple. Los valores válidos van desde -3.402823466E+38 a -1.175494351E-38, 0 y desde 1.175494351E-38 a 3.402823466E+38.

xReal, Double: número en coma flotante de precisión doble. Los valores permitidos van desde -1.7976931348623157E+308 a -2.2250738585072014E-308, 0 y desde 2.2250738585072014E-308 a 1.7976931348623157E+308

Decimal, Dec, Numeric: Número en coma flotante desempaquetado. El número se almacena como una cadena

Tipo de Campo Tamaño de Almacenamiento
TINYINT 1 byte
SMALLINT 2 bytes
MEDIUMINT 3 bytes
INT 4 bytes
INTEGER 4 bytes
BIGINT 8 bytes
FLOAT(X) 4 ú 8 bytes
FLOAT 4 bytes
DOUBLE 8 bytes
DOUBLE PRECISION 8 bytes
REAL 8 bytes
DECIMAL(M,D M+2 bytes sí D > 0,   M+1 bytes sí D = 0
NUMERIC(M,D) M+2   bytes if D > 0, M+1 bytes if D = 0

2 Tipos fecha:

A la hora de almacenar fechas, hay que tener en cuenta que Mysql no comprueba de una manera estricta si una fecha es válida o no. Simplemente comprueba que el mes esta comprendido entre 0 y 12 y que el día esta comprendido entre 0 y 31.
Date: tipo fecha, almacena una fecha. El rango de valores va desde el 1 de enero del 1001 al 31 de diciembre de 9999. El formato de almacenamiento es de año-mes-dia

DateTime: Combinación de fecha y hora. El rango de valores va desde el 1 de enero del 1001 a las 0 horas, 0 minutos y 0 segundos al 31 de diciembre del 9999 a las 23 horas, 59 minutos y 59 segundos. El formato de almacenamiento es de año-mes-dia horas:minutos:segundos

TimeStamp: Combinación de fecha y hora. El rango va desde el 1 de enero de 1970 al año 2037. El formato de almacenamiento depende del tamaño del campo:

Tamaño Formato
14 AñoMesDiaHoraMinutoSegundo   aaaammddhhmmss
12 AñoMesDiaHoraMinutoSegundo   aammddhhmmss
8 ñoMesDia aaaammdd
6 AñoMesDia aammdd
4 AñoMes aamm
2 Año aa

Time: almacena una hora. El rango de horas va desde -838 horas, 59 minutos y 59 segundos a 838, 59 minutos y 59 segundos. El formato de almacenamiento es de ‘HH:MM:SS’

Year: almacena un año. El rango de valores permitidos va desde el año 1901 al año 2155. El campo puede tener tamaño dos o tamaño 4 dependiendo de si queremos almacenar el año con dos o cuatro dígitos.

Tipo de Campo Tamaño de Almacenamiento
DATE 3 bytes
DATETIME 8 bytes
TIMESTAMP 4 bytes
TIME 3 bytes
YEAR 1 byte

3 Tipos de cadena:

Char(n): almacena una cadena de longitud fija. La cadena podrá contener desde 0 a 255 caracteres.

VarChar(n): almacena una cadena de longitud variable. La cadena podrá contener desde 0 a 255 caracteres.

Dentro de los tipos de cadena se pueden distinguir otros dos subtipos, los tipo Test y los tipo BLOB (Binary large Object)

La diferencia entre un tipo y otro es el tratamiento que reciben a la hora de realizar ordenamientos y comparaciones. Mientras que el tipo test se ordena sin tener en cuenta las Mayúsculas y las minúsculas, el tipo BLOB se ordena teniéndolas en cuenta.

Los tipos BLOB se utilizan para almacenar datos binarios como pueden ser ficheros.

TinyText y TinyBlob: Columna con una longitud máxima de 255 caracteres.

Blob y Text: un texto con un máximo de 65535 caracteres.

MediumBlob y MediumText: un texto con un máximo de 16.777.215 caracteres.

LongBlob y LongText: un texto con un máximo de caracteres 4.294.967.295. Hay que tener en cuenta que debido a los protocolos de comunicación los paquetes pueden tener un máximo de 16 Mb.

Enum: campo que puede tener un único valor de una lista que se especifica. El tipo Enum acepta hasta 65535 valores distintos

Set: un campo que puede contener ninguno, uno ó varios valores de una lista. La lista puede tener un máximo de 64 valores.

Tipo de campo Tamaño de Almacenamiento
CHAR(n) n bytes
VARCHAR(n) n +1 bytes
TINYBLOB, TINYTEXT Longitud+1 bytes
BLOB, TEXT Longitud +2 bytes
MEDIUMBLOB, MEDIUMTEXT Longitud +3 bytes
LONGBLOB, LONGTEXT Longitud +4 bytes
ENUM(‘value1′,’value2′,…) 1 ó dos bytes dependiendo   del número de valores
SET(‘value1′,’value2′,…) 1, 2, 3, 4 ó 8 bytes,   dependiendo del número de valores

Diferencia de almacenamiento entre los tipos Char y VarChar

Valor CHAR(4) Almace
namiento
VARCHAR(4) Almace
namiento
4 bytes 1 byte
‘ab’ ‘ab ‘ 4 bytes ‘ab’ 3 bytes
‘abcd’ ‘abcd’ 4 bytes ‘abcd’
‘abcdefgh’ ‘abcd’ 4 bytes ‘abcd’ 5 bytes

 

 

Por Carlos Luis Cuenca    http://www.desarrolloweb.com/articulos/1054.php

MS ACCESS: cómo buscar registros


   Supongamos que ha creado una base de datos a partir de una de las nuevas plantillas incluidas en Microsoft Office Access 2007. Puede tratarse de una base de datos Contactos y ha importado información de contacto desde Microsoft Office Outlook 2007. En un momento determinado, va a tener tantos datos que para buscar registros específicos ya no basta con echar un vistazo a una hoja de datos.

Hay cuatro formas de buscar registros específicos:

  • Desplazamiento El desplazamiento implica moverse entre los registros, generalmente de uno en uno, en una tabla o vista.

Nota Una vista es un objeto de base de datos que muestra la información almacenada en las tablas. Los formularios, consultas e informes pueden ser vistas.

Todas las plantillas de Office Access 2007 incluyen consultas que se pueden usar inmediatamente. Asimismo, puede crear sus propias consultas para buscar registros específicos y responder a preguntas concretas.

En este artículo se explican las técnicas que puede usar para desplazarse, buscar y filtrar los registros. Se incluye asimismo un ejemplo de cómo usar una consulta para buscar registros específicos y se proporcionan vínculos a otros artículos de ayuda para obtener información más detallada sobre el uso de las consultas.

¿Qué desea hacer?



Desplazarse por los registros

Hay varias formas de desplazarse por los registros. Puede presionar la tecla TAB para moverse por los registros según el orden en que aparecen y de uno en uno. Cuando abre una tabla o vista en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.), puede usar los botones de desplazamiento parar moverse entre los registros. La mayoría de los formularios incluyen asimismo botones de desplazamiento. En las plantillas de Office Access 2007, algunos formularios disponen del cuadro Ir a que permite elegir un registro basándose en los datos de los campos de clave.

Usar los botones de desplazamiento por los registros

Los botones de desplazamiento permiten ir de un registro a otro. Dependiendo del botón en el que se haga clic, el desplazamiento se realiza al registro primero, último, siguiente, anterior o a un nuevo registro.

 

Primer registro

Registro anterior

Registro activo

Siguiente registro

Último registro

Nuevo registro (vacío)

Indicador de filtro

Cuadro Buscar

Cuando haga clic en el cuadro Registro activo, podrá escribir un número de registro y, a continuación, presionar ENTRAR para ir a ese registro. El número de registro se cuenta secuencialmente desde el inicio del formulario o de la hoja de datos. No se corresponde con ningún valor de campo.

El botón del indicador de filtro muestra si se ha aplicado algún filtro. Si no hay ningún filtro aplicado o se han borrado todos los filtros, se ve Sin filtro. Para quitar el filtro, puede hacer clic en este botón si muestra Filtrado. De manera similar, si muestra Sin filtrar, puede hacer clic en este botón para aplicar el último filtro usado.

Si escribe texto en el cuadro Buscar, se resaltará el primer valor coincidente en tiempo real a medida que vaya escribiendo cada carácter. Puede usar esta característica para buscar rápidamente un registro con valor coincidente.

Seleccionar un registro mediante el cuadro Ir a

El cuadro Ir a permite elegir un registro concreto en una lista desplegable. El botón aparece en las bases de datos creadas a partir de una plantilla de Access, normalmente en los formularios de detalles que muestran información sobre personas, como el formulario Detalles de contactos en las bases de datos basadas en la plantilla Contactos. A veces, el cuadro Ir a aparece también en otros formularios, como el formulario Proyectos y tareas de las bases de datos basadas en la plantilla Proyectos de marketing.

Si un formulario incluye el cuadro Ir a, éste se sitúa en la sección superior izquierda de ese formulario y es similar a la siguiente ilustración:

 

Usar el cuadro Ir a

  1. Haga clic en la flecha situada en el borde del cuadro.
  2. Seleccione un registro en la lista desplegable.

Nota Si conoce los primeros caracteres del registro al que se desea desplazar, escríbalos en el cuadro Ir a para que pueda buscar rápidamente ese registro.

El cuadro Ir a muestra tantos datos como sean necesarios para identificar de manera única cada registro. Cuando se selecciona un registro en la lista, Access muestra el resto de los datos de ese registro en el área principal del formulario.

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Buscar registros específicos

Puede usar la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar registros específicos. Puede buscar en un campo concreto o en una tabla o vista completa.

Nota El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar puede usarse únicamente si la tabla o vista muestra datos, incluso si no hay registros visibles por la aplicación de un filtro.

Buscar registros

  1. Abra la tabla o vista en la que desee buscar.
  2. Haga clic en el campo en el que desee buscar.
  3. En el grupo Buscar de la ficha Inicio, haga clic en Buscar o presione CTRL+F.

O bien,

Método abreviado de teclado Presione CTRL+B.

Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, con la ficha Buscar seleccionada.

  1. En el cuadro Buscar, escriba el valor que desee buscar.
  2. De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la búsqueda o para buscar en toda la tabla subyacente.
  3. De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la búsqueda más amplia posible.

La lista Coincidir representa el operador de comparación. El elemento Cualquier parte del campo equivale a “contiene” y busca el criterio de búsqueda en cualquier parte del campo objeto de la búsqueda.

  1. En la lista Buscar, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.
  2. Cuando esté resaltado el elemento buscado, haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cerrar el cuadro de diálogo.

Para obtener más información sobre cómo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, vea el artículo Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos.

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Filtrar registros

Puede aplicar un filtro para limitar los registros mostrados a los que cumplen los criterios. Al aplicar un filtro, será más fácil buscar los registros que desee. Por ejemplo, para limitar rápidamente los registros mostrados, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un campo cuyo valor desee hacer coincidir y, a continuación, seleccione una de las opciones Igual a, No es igual a, Contiene o No contiene situadas en la parte inferior del menú contextual.

Aplicar un filtro por selección

  1. Abra una tabla o un formulario.
  2. Para asegurarse de que la tabla o el formulario aún no está filtrado, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzado y, a continuación, en Borrar todos los filtros si este comando está disponible.
  3. Vaya al registro que contiene el valor que desee usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic en el campo. Para filtrar por una selección parcial, seleccione únicamente los caracteres que desee.
  4. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Selección y, a continuación, haga clic en el filtro que desee aplicar.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo y, a continuación, seleccione una de las opciones Igual a, No es igual a, Contiene o No contiene en la parte inferior del menú contextual.

  1. Para filtrar otros campos basándose en una selección, repita los anteriores pasos 3 y 4.

Para explorar otras formas de filtrar, use los comandos que aparecen en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

Para obtener más información sobre cómo aplicar un filtro, vea el artículo Filtrar: limitar el número de registros en una vista.

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Buscar registros mediante una consulta

Las técnicas que se pueden usar para buscar y filtrar los registros son muy útiles a la hora de buscar registros específicos. Sin embargo, a veces puede que desee realizar periódicamente la misma operación de búsqueda o filtro. En vez de reproducir cada vez un conjunto de procedimientos de búsqueda y filtro, puede crear una consulta.

Diferentes tipos de información se almacenan como distintas clases de datos. Por ejemplo, las fechas de cumpleaños se almacenan como datos de fecha/hora, mientras que los nombres se almacenan como datos de texto. Cuando se usa una consulta para buscar o filtrar, se usan criterios basándose en el tipo de datos que se está buscando.

A veces, no encuentra un registro que sabe que existe. Esto puede suceder si ve los registros en un formulario o una consulta que no muestre determinados registros debido al valor de un campo concreto. Por ejemplo, en la plantilla Problemas, el formulario Lista de problemas no muestra los problemas con el estado “Cerrado” porque los registros proceden de una consulta que excluye específicamente esos casos. Para ver los casos cerrados, puede buscarlos en la tabla Problemas o el formulario Detalles de problemas, usar el informe Casos cerrados, o bien, crear una consulta que muestre los casos cerrados. En el siguiente ejemplo se muestra cómo usar una consulta para buscar registros.

Supongamos que usa una base de datos creada a partir de la plantilla Problemas de Access 2007 para realizar un seguimiento de los problemas. La tabla Problemas tiene un campo denominado Estado que indica si un problema concreto está activo, se ha resuelto o está cerrado. Puede crear una consulta que muestre los problemas con el estado Cerrado siguiendo estos procedimientos:

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Problemas y, a continuación, haga clic en Cerrar.
  3. En el diseñador de consultas, haga doble clic en el asterisco (*) en la tabla Problemas. De este modo, asegura que la consulta mostrará todos los campos de los registros que devuelva.

Aparece Problemas.* en la primera columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Campo. Esto indica que deben devolverse todos los campos de la tabla Problemas.

  1. En el diseñador de consultas, haga doble clic en Estado en la tabla Problemas.

Aparece Estado en la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Campo.

  1. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar. De este modo, asegura que la consulta no mostrará el campo Estado.

Si no desactiva la casilla de verificación Mostrar situada en la columna Estado, se mostrará el campo Estado dos veces en los resultados de la consulta.

  1. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios, escriba =”Cerrado”. Éste es el criterio de búsqueda. De este modo, asegura que la consulta devolverá únicamente los registros cuyo valor de Estado sea “Cerrado”.

Nota En este ejemplo se usa un solo criterio de búsqueda. Se pueden usar varios criterios de búsqueda agregando criterios a más campos y mediante la fila o y las filas adicionales debajo de o.

La consulta ya puede ejecutarse y es similar a la siguiente ilustración:

 

  1. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Nota A menos que ya haya empezado a registrar problemas y, por lo tanto, tenga datos en la tabla Problemas y haya establecido el estado de al menos un problema en “Cerrado”, la consulta no devolverá resultados. No obstante, puede guardar la consulta y usarla en cualquier momento.

  1. Presione CTRL+S para guardar la consulta. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la consulta (por ejemplo, Problemas cerrados) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

La consulta mostrará los problemas cuyo estado sea Cerrado.

Para obtener más información sobre cómo crear consultas para que le ayuden a buscar registros, vea los artículos Crear una consulta de selección sencilla y Crear una consulta basada en varias tablas.

Para obtener más información sobre los criterios de búsqueda y de filtro, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

Corresponde a:

Access 2007

Vea también:

Buscar registros con las fechas más recientes o más antiguas

Buscar registros con valores superiores o inferiores en un grupo o campo

Buscar, ocultar o eliminar datos duplicados

Filtrar y ordenar

Final del formulario

 

MS ACCESS: Propiedades de control de derecha a izquierda


 La característica descrita en este tema de Ayuda sólo está disponible si el soporte para idiomas de derecha a izquierda (derecha a izquierda: hace referencia a la configuración de teclado, vistas de documentos, objetos de interfaz de usuario y la dirección en la que se muestra texto. El árabe y el hebreo son idiomas de derecha a izquierda.) está habilitado mediante la Configuración de idioma de Microsoft Office.

Asimismo, para habilitar (idiomas habilitados: idiomas que pueden agregarse para editar texto en los programas de Microsoft Office. Estos idiomas se utilizan además de la versión de idioma instalada del producto y proporcionan funciones adicionales para trabajar en un entorno de varios idiomas.) las características de derecha a izquierda en Microsoft Access, deberá ejecutar un sistema operativo Microsoft Windows de 32 bits con soporte de derecha a izquierda – por ejemplo, la versión en árabe de Microsoft Windows 2000.

Los valores de estas propiedades al principio se determinan cuando el control se coloca en la cuadrícula vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de un formulario o informe.

Nota Los valores asociados a estas propiedades están disponibles en formularios e informes. El comportamiento de controles de tablas y consultas es una configuración con capacidad fija bidireccional (bidireccional: describe un entorno en el que se utilizan juntos los atributos de comportamiento de derecha a izquierda y de izquierda a derecha, como sucede en el caso de que haya texto inglés y texto árabe dentro de la misma oración.): AlineaciónDeBarraDeDesplazamientoVertical = Sistema (sistema: configuración de controles y otras opciones que deriva sus valores del sistema operativo Microsoft Windows.), FormasNumerales = Sistema, IdiomaTeclado = Sistema, AlineaciónTexto = General (alineación General: formato que, normalmente, alinea el texto a la izquierda y los números a la derecha. Cuando están activas las funciones de escritura de derecha a izquierda, la alineación General se amplía para incluir el modo Texto (disponible siempre) y el modo Interfaz (disponible a veces).), OrdenLectura = Contexto (contexto: orden de lectura y configuración de alineación que se suele utilizar en controles que muestran texto. Cuando se selecciona el valor Contexto, el orden de lectura se determina por el primer carácter fuerte (no un número ni un carácter especial) que se escribe.) y la posición del punto de inserción inicial = depende de los datos. Si el control no contiene texto, la alineación, el orden de lectura (orden de lectura: orden visual en el que se muestran caracteres, palabras y grupos de palabras. El español y la mayoría de los demás idiomas europeos se muestran en el orden de izquierda a derecha, y el hebreo, árabe, persa y urdu se muestran en el orden de derecha a izquierda.) y la posición del punto de inserción inicial se determinan mediante el idioma del teclado (idioma del teclado: idioma seleccionado para insertar texto.) al especificar el control: de derecha a izquierda si el idioma del teclado es un idioma de derecha a izquierda y de izquierda a derecha (de izquierda a derecha: hace referencia a las configuraciones de teclado, las vistas de documento, los objetos de interfaz de usuario y la dirección en la que se muestra el texto. El español y la mayoría de los demás idiomas europeos son idiomas de escritura de izquierda a derecha.) en caso contrario.

PropiedadOrdenLectura (ReadingOrder)

Determina el orden de lectura del control. Puede especificar el orden de lectura de derecha a izquierda o de izquierda a derecha o hacer que el orden de lectura se determine mediante el idioma del teclado del primer texto especificado.

Propiedad IdiomaTeclado (KeyboardLanguage)

La propiedad IdiomaTeclado (KeyboardLanguage) anula el idioma del teclado que se está utilizando (incluyendo el cambio del icono de idioma del teclado activo en la barra de tareas). Esta propiedad especifica el idioma del teclado inicial cuando el control recibe el enfoque. Esta función es útil para programas de entrada de grandes cantidades de datos porque reduce los cambios de idioma del teclado al mover de un campo al otro. Después, puede seleccionar un nuevo idioma del teclado.

En la vista Formulario (vista Formulario: vista que muestra un formulario para mostrar o aceptar datos. La vista Formulario es el medio principal para agregar y modificar datos a tablas. También se puede cambiar el diseño de un formulario en esta vista.) o en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.), Access activará el idioma del teclado designado. Si la operación falla (es lo más probable, porque el idioma del teclado solicitado no está disponible en el sistema del programador o del usuario), no se cambia el idioma del teclado activo.

Propiedad AlineaciónTexto (TextAlign)

Esta propiedad determina la colocación del texto dentro de un control. Además de las alineaciones estándar de caracteres a la izquierda, derecha y el centro, las características de derecha a izquierda de Access usan el valor Alineación general para especificar la manera de alinear el texto.

Propiedad AlineaciónDeBarraDeDesplazamientoVertical (ScrollBarAlign)

Esta propiedad permite colocar las barras de desplazamiento verticales del control y los botones en la dirección (dirección: especifica el orden de lectura, la alineación y/o la apariencia visual de documentos y texto de derecha a izquierda, independientemente del idioma del teclado. La dirección describe también cómo se orientan la interfaz de usuario, los controles y otros objetos de la pantalla.) de derecha a izquierda o de izquierda a derecha. Para que la barra de desplazamiento siga el valor de la propiedad Orientación para el formulario o informe que contiene el control, haga clic en Sistema. (Una barra de desplazamiento vertical se coloca a la izquierda si la propiedad Orientación (Orientation) del formulario o informe está establecida De derecha a izquierda, y se coloca a la derecha si la propiedad Orientación (Orientation) del formulario o informe está establecida De izquierda a derecha.)

Propiedad FormasNumerales

Esta propiedad determina si se utilizarán formas occidentales (árabes) o formas específicas del lugar para mostrar valores numéricos. Por ejemplo, en varios países árabes se utilizan dos representaciones distintas de formas de dígitos: árabe e hindi. Puede elegir entre controles de texto específicamente árabes o nacionales (normalmente hindi en una configuración regional árabe), puede dejar que el sistema operativo Microsoft Windows determine las formas numerales que deben mostrarse o bien puede dejar que el contexto del idioma de un texto adyacente determine la forma numeral (sólo formas árabes e hindi).

Propiedades de derecha a izquierda admitidas por controles de diferentes tipos

 

 

ACCESS: exigir integridad referencial entre las tablas (ADP)


Nota   La información recogida en este tema sólo se aplicará a proyectos de Microsoft Access (.adp).

La integridad referencial entre tablas se exige de manera predeterminada cuando se crea una relación en el diagrama de base de datos. La exigencia de una relación garantiza que cada valor especificado en una columna de clave externa coincide con un valor existente en la columna de clave principal relacionada.

Puede cambiar las condiciones en las que se exige la integridad referencial al modificar las propiedades de la relación.

OcultarCambiar las opciones de integridad referencial de una relación nueva

  1. En la ventana Base de datos, elija Diagramas de base de datos Imagen del botón   en Objetos, haga clic en el diagrama de base de datos que desee abrir y, a continuación, elija Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  2. Cree una relación en el diagrama de base de datos.

Mostrar¿Cómo?

Si desea asociar filas de una tabla con filas de otra, cree relaciones entre las dos tablas.

MostrarCrear relaciones en un diagrama de base de datos

  1. En la ventana Base de datos, elija Diagramas de base de datos Imagen del botón   en Objetos, haga clic en el diagrama de base de datos que desee abrir y, a continuación, elija Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  2. En el diagrama de base de datos, haga clic en el selector de fila Icono de selector de fila de la columna o combinación de columnas de base de datos que desee relacionar con una columna de otra tabla.
  3. Con el puntero situado encima del selector de fila, haga clic y arrastre la tabla relacionada.
  4. Suelte el botón del mouse. Aparece el cuadro de diálogo Crear relación e intenta hacer coincidir las columnas seleccionadas con columnas que tengan el mismo nombre y tipo de datos en la tabla relacionada.
  5. En el cuadro de diálogo Crear relación, confirme que las columnas que desea relacionar aparecen en las listas Tabla de claves principales y Tabla de claves externas.
  6. Elija Aceptar para crear la relación.

En el diagrama, el lado de la clave principal de la relación está representado mediante el símbolo de una llave Icono de llave. En relaciones uno a uno, la tabla que inició la relación determina el lado de la clave principal. Por ejemplo, si crea una relación de la columna id_editores de la tabla editores con la columna id_editores de la tabla info_editores, la tabla editores estará en el lado de la clave principal de la relación.

MostrarCrear una relación con el Diseñador de tablas

  1. Elija Tablas Imagen del botón   en Objetos, haga clic en la tabla que está en el lado de la clave externa de la relación y, a continuación, en Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse en el Diseñador de tablas y elija Relaciones.
  3. Haga clic en el botón Nueva.
  4. En la lista desplegable Tabla de claves principales, seleccione la tabla que estará en el lado de la clave principal de la relación. En la cuadrícula situada debajo, especifique las columnas que constituyen a la clave principal de la tabla. En la celda de cuadrícula adyacente, situada a la izquierda de cada columna, especifique la correspondiente columna de clave externa de la tabla de claves externas.
    El Diseñador de tablas le sugerirá un nombre para la relación. Para cambiar este nombre, modifique el contenido del cuadro de texto Nombre de la relación.
  5. Elija Cerrar para crear la relación.
  1. En el cuadro de diálogo Crear relación desactive o active una o varias opciones. Para obtener más información sobre cada opción, haga clic en Ayuda.

OcultarCambiar las opciones de integridad referencial de una relación existente

  1. En la ventana Base de datos, elija Diagramas de base de datos Imagen del botón   en Objetos, haga clic en el diagrama de base de datos que desee abrir y, a continuación, elija Diseño en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  2. Seleccione la línea de relación en el diagrama de base de datos.
  3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la línea de relación y elija Propiedades.
  4. Elija la ficha Relaciones.
  5. Elija la relación en la lista Relación seleccionada.
  6. Desactive o active una o más opciones. Para obtener más información sobre cada opción, haga clic en Ayuda.

La relación se actualiza en la base de datos al guardar el diagrama o alguna de las tablas relacionadas.

ACCESS: propiedades de los cuadros de lista…


 

Propiedades que puede utilizar para crear o modificar cuadros de lista y cuadros combinados en un formulario

Cuando utilice un asistente para crear un cuadro de lista o cuadro combinado, Microsoft Access establecerá determinadas propiedades para el control (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). Se puede trabajar con estas propiedades directamente si no se necesita utilizar un asistente para crear el control, o se puede utilizar un asistente para crear el control y, posteriormente, modificar estas propiedades para que el control funcione tal como se desee. Para obtener más información sobre las propiedades que se especifican a continuación, haga clic en la propiedad incluida en la hoja de propiedades y presione la tecla F1.

En una base de datos de Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. o un proyecto de Access (proyecto de Microsoft­ Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se usa para crear aplicaciones cliente/servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como tablas o vistas.) conectado a Microsoft SQL Server 2000 o Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine, también puede utilizar estas propiedades para personalizar un campo de búsqueda (campo de búsqueda: campo utilizado en un formulario o un informe de una base de datos de Access que muestra una lista de valores recuperados de una tabla o consulta, o almacena un conjunto estático de valores.).

Propiedad Descripción
TipoDeOrigenDeLaFila   (RowSourceType) Funciona junto con la   propiedad OrigenDeLaFila. Esta propiedad se utiliza para especificar   el tipo de origen de la fila (Tabla o consulta, Tabla/Vista/ProcAlmacenado,   Lista de valores, Lista de campos o Función de Visual Basic (procedimiento Function: procedimiento que   devuelve un valor y que se puede utilizar en una expresión. Se declara una   función con la instrucción Function y se finaliza con la instrucción End   Function.)) y, a continuación, se especifica el origen de   la fila actual en la propiedad RowSource.
OrigenDeLaFila   (RowSource) Especifica el nombre de   la tabla, consulta o instrucción SQL, si TipoDeOrigenDeLaFila está   establecido a Tabla/Consulta. Especifica las entradas en la lista,   separadas por punto y coma, si TipoDeOrigenDeLaFila está establecida a   Lista Valores. Especifica el nombre de la tabla o consulta si TipoDeOrigenDeLaFila   está establecido a Lista Campos. Está en blanco si TipoDeOrigenDeLaFila   está establecido con un nombre de función.
ColumnaDependiente   (BoundColumn) En un cuadro de lista o   cuadro combinado de columnas múltiples dependientes (control dependiente: control utilizado en un formulario,   informe o página de acceso a datos para mostrar o modificar los datos de una   tabla, consulta o instrucción SQL. La propiedad OrigenDelControl   (ControlSource) del control almacena el nombre del campo del que es   dependiente.), especifica qué columna está vinculada con el   campo base especificado en la propiedad OrigenDelControl. Los datos de   esa columna serán almacenados en el campo cuando los seleccione en la lista.   Estos datos pueden ser diferentes de los datos que aparecen en la lista si se   oculta la columna.
NúmeroDeColumnas   (ColumnCount) Especifica el número de   columnas en un cuadro de lista o cuadro combinado. Puede incluir una columna   pero no mostrarla en una lista estableciendo la propiedad AnchuraDeColumnas   (ColumnWidths) en 0. Resulta útil si tiene una lista que busca   valores en una tabla o consulta. Podría incluir un campo de Id. pero oculto   en la lista. En un cuadro combinado, la primera columna visible en la lista   aparece en la porción del cuadro de texto del cuadro combinado.
AnchuraDeLasColumnas   (ColumnWidths) Especifica el ancho de   cada columna, separadas cada una de ellas por punto y coma. Introduzca 0   para ocultar una columna. Introduzca un punto y coma sin ninguna medida para   utilizar el valor predeterminado (alrededor de 1″ ó 2.5 cm, dependiendo   de la unidad de medida establecida en el Panel de Control de Windows). En un   cuadro combinado, la primera columna visible aparece en el cuadro de texto   del control. El tipo de datos de cualquier valor que escriba en el cuadro   combinado debe ser el mismo o compatible con el tipo de datos de la primera   columna visible.
EncabezadosDeColumna   (ColumnHeads) Determina si el cuadro de   lista o cuadro combinado tiene encabezados de columnas. Si el cuadro   combinado o cuadro de lista está basado en un origen de registros (origen de registros: origen de datos   subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base   de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL.   En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL   o un procedimiento almacenado.), Access utilizará los   nombres de los campos o columnas del origen de registros como encabezados de   las columnas. Si el cuadro combinado o cuadro de lista está basado en una   lista de valores fijos, Access utilizará los primeros x elementos de   datos de la lista de valores (propiedad RowSource) como encabezado de   las columnas, donde x es igual al número establecido en la propiedad NúmeroDeColumnas   (ColumnCount). Los encabezados aparecen en los cuadros combinados solamente   cuando se despliega la lista.
AnchuraDeLaLista   (ListWidth) Especifica el ancho de la   porción del cuadro de lista de un cuadro combinado.
FilasEnLista (ListRows) Especifica el número   máximo de filas que se van a mostrar en la porción del cuadro de lista de un   cuadro combinado.
LimitarALista   (LimitToList) Determina si un cuadro   combinado acepta cualquier texto introducido o solamente texto que coincida   con uno de los valores de la lista. Si desea agregar a la lista un nuevo   valor que el usuario introducirá, establezca la propiedad a No y   agregue un procedimiento   de evento (procedimiento de evento:   procedimiento que se ejecuta automáticamente en respuesta a un evento   iniciado por un usuario o código de programa o el sistema desencadena.)   a la propiedad AlNoLaLista.
AlNoEnLaLista   (OnNotInList) Ejecuta el procedimiento   de evento adjunto cuando ocurre el evento NotInList. Puede utilizar esta   propiedad para agregar de forma automática un valor nuevo a la lista. Esta   propiedad no está disponible en la ficha Buscar en la vista Diseño de   la tabla.
ExpansiónAutomática   (AutoExpand) Especifica si Access   rellena de forma automática un valor que coincida con los caracteres que se   introducen en un cuadro combinado. Esta propiedad no está disponible en la ficha   Búsqueda de la vista Diseño; Access rellena automáticamente un valor   en un campo de búsqueda. Sin embargo, puede cambiar la propiedad AutoExpand   de un cuadro combinado basado en un campo de búsqueda.
PresentarControl   (DisplayControl) Especifica el tipo de   control (cuadro combinado o cuadro de lista) que Access crea de manera   predeterminada cuando se agrega un campo de búsqueda (campo de búsqueda: campo utilizado en un   formulario o un informe de una base de datos de Access que muestra una lista   de valores recuperados de una tabla o consulta, o almacena un conjunto   estático de valores.) a un formulario. Esta propiedad está   disponible en la ficha Buscar en la vista Diseño de la tabla

Propiedades que se pueden utilizar para crear o modificar un cuadro de lista o un cuadro de lista desplegable en una página de acceso a datos

Cuando se utiliza un asistente para crear un cuadro de lista o un cuadro de lista desplegable (cuadro de lista desplegable: control de una página de acceso a datos que, cuando se hace clic en él, muestra una lista en la que puede seleccionar un valor. No puede escribir ningún valor en un cuadro de lista desplegable.) en una página de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.), Access establece determinadas propiedades para el control (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). Se puede trabajar con estas propiedades directamente si no se necesita utilizar un asistente para crear el control, o se puede utilizar un asistente para crear el control y, posteriormente, modificar estas propiedades para que el control funcione tal como se desee. Para obtener más información sobre las propiedades que se especifican a continuación, haga clic en la propiedad incluida en la hoja de propiedades y presione la tecla F1.

Propiedad Descripción
ListRowSource Nombre de un conjunto de   registros en el origen de datos que proporciona los valores y el texto para   el cuadro de lista o el cuadro de lista desplegable.
ListBoundField En cuadros de lista o de   lista desplegable dependientes, especifica qué campo es dependiente del   origen de datos base especificado en la propiedad ListRowSource. Los   datos de esa columna serán almacenados en el campo cuando los seleccione en   la lista.
ListDisplayField En cuadros de lista o de   lista desplegable dependientes, especifica el nombre de un campo en la   propiedad ListRowSource que proporciona los valores de presentación   que se corresponden con los valores de la propiedad ListBoundField.

Consultas de selección y de tabla de referencias cruzadas (MDB) – ACCESS 2003


 Las consultas de selección y de tabla de referencias cruzadas son las dos principales formas de realizar consultas en una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. para recuperar únicamente los datos que se desea.

Consultas de selección

¿Qué es una consulta de selección?

Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Se utiliza para:

 

Reunir datos de varias tablas y ordenarlos de una forma concreta.

Realizar cálculos en grupos de registros.

Crear una consulta de selección

Una consulta se crea con un asistente o, desde cero, en la vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta. En la vista Diseño, para especificar los datos con los que se desea trabajar, se agregan las tablas o consultas que contienen los datos y después se rellena la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.).

 

Las listas de campos (lista de campos: ventana que enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista Diseños de las páginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orígenes de registros y sus campos en la base de datos subyacente.) muestran los campos de las tablas o consultas que se agregan a la consulta.

Una línea de unión indica a Microsoft Access cómo se relacionan los datos de una tabla o consulta con los datos de otra tabla o consulta.

Para agregar campos a la cuadrícula de diseño, éstos se arrastran hasta las listas de campos.

Los campos, el orden y los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se agregan a la cuadrícula de diseño determinan qué se va a ver en los resultados de la consulta.

Consultas de tabla de referencias cruzadas

¿Qué es una consulta de tabla de referencias cruzadas?

Las consultas de tabla de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de tabla de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de información : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior.

 

Esta consulta de selección agrupa los totales verticalmente, por empleado y categoría. El resultado es un número mayor de registros, lo que hace que la comparación entre los totales de los distintos empleados sea más complicada.

Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra la misma información, pero la agrupa tanto vertical como horizontalmente y, por tanto, la hoja de datos es más compacta y más fácil de analizar.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Una consulta de tabla de referencias cruzadas (consulta de tabla de referencias cruzadas: consulta que calcula una suma, promedio, recuento u otro tipo de total en registros y, a continuación, agrupa el resultado en dos tipos de información: uno vertical en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro horizontal en la parte superior.) se crea con un asistente o, desde cero, en la vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta. En la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.), se especifican qué valores de campo se van a convertir en encabezados de columna, qué valores de campo se van a convertir en encabezados de fila y con qué valores de campo se va a realizar una suma, un promedio, un recuento u otro tipo de cálculo.

 

La configuración de estas filas determina cómo se muestran los datos.

Esta configuración muestra los valores del campo como encabezados de fila.

Esta configuración muestra los valores del campo como encabezados de columna.

Esta configuración muestra el orden de los totales.

 Permitir que Microsoft Access cree automáticamente una consulta de selección o una consulta de tabla de referencias cruzadas

Por lo general, Access puede crear consultas automáticamente de modo que el usuario no tenga que diseñarlas desde cero.

Si ninguno de estos métodos satisface sus necesidades, puede crear la consulta partiendo de cero en la vista Diseño de la consulta.

Corresponde a:

Access 2003

 

 

MS ACCESS 2003: Realizar cálculos en una consulta (MDB)


// Nota La información recogida en este tema sólo se aplicará a bases de datos de Microsoft Access (.mdb).

Existen muchos tipos de cálculos que se pueden llevar a cabo en una consulta. Por ejemplo, puede calcular la suma o el promedio de los valores de un campo, multiplicar los valores de dos campos o calcular la fecha de tres meses a partir de la fecha actual. Puede realizar cálculos en una consulta mediante:

Cuando se muestran los resultados de un cálculo en un campo, realmente no se almacenan en la tabla base. En su lugar, Microsoft Access ejecuta de nuevo los cálculos cada vez que ejecuta la consulta, de forma que los resultados están siempre basados en los datos más actuales de la base de datos. Por tanto, no puede actualizar de forma manual los resultados calculados.

Cálculos predefinidos que utilizan funciones de agregado

Para mostrar en un campo los resultados de un cálculo, puede utilizar el cálculo predefinido que proporciona Access o los cálculos personalizados definidos por el usuario. Utilice los cálculos predefinidos, denominados funciones de agregado (función de agregado: función, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.) o “totales”, si desea calcular las siguientes cantidades para todos los registros o para grupos de registros: suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, desviación estándar o varianza. Se elige un cálculo de totales para cada uno de los campos que desee calcular.

 

Cálculos de todos los registros

Cálculos de grupos de registros

Puede calcular algunos tipos de totales mediante el Asistente para consultas sencillas. O bien, puede calcular todos los tipos de totales mediante la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta, donde selecciona la función de agregado para el cálculo que desee llevar a cabo en un campo.

En la cuadrícula de diseño de la consulta también puede especificar los criterios que afectan a los cálculos y producen distintos resultados de consulta. Si agrega criterios, puede limitar:

  • ·Los grupos antes de realizar los cálculos sobre dichos grupos.
  • ·Los resultados después de realizar los cálculos sobre los grupos.
  • ·Los registros antes de agruparlos y antes de realizar los cálculos.

Funciones de agregado y otras opciones de la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta

Funciones de agregado

Las siguientes opciones en la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta son funciones de agregado (función de agregado: función, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.).


Seleccione
Para   encontrar el Utilice   con estos tipos de datos de campos
Suma Total de los valores de   un campo. Número, Fecha/Hora,   Moneda y AutoNumérico
Prom Promedio de los valores   de un campo. Número, Fecha/Hora,   Moneda y AutoNumérico
Mín Menor valor de un campo. Texto, Número,   Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico
Máx Mayor valor de un campo. Texto, Número,   Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico
Contar (Count) Número de valores de un   campo, sin contar los valores Null (Null: valor que puede especificarse en un campo o   usarse en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes.   En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos,   como los de clave principal, no pueden contener un valor Null.)   (vacío) Texto, Memo, Número,   Fecha/Hora, Moneda, AutoNumérico, Sí/No y Objeto OLE
DesvEst Desviación estándar de   los valores de un campo. Número, Fecha/Hora,   Moneda y AutoNumérico
Var Varianza de los valores   de un campo. Número, Fecha/Hora,   Moneda y AutoNumérico

Funciones Primero y Último

Las funciones Primero o Último se utilizan para devolver el primer o el último registro al grupo sobre el que se realizan los cálculos. Estas funciones devuelven el primer o el último registro en el orden cronológico en el que se escribieron. Ordenar los registros no tiene ningún efecto sobre estas funciones.

Opciones Agrupar por, Expresión y Donde

La tabla siguiente resume lo que hace cada opción:

Seleccione Para
Agrupar por Definir los grupos para   los que desea realizar los cálculos. Por ejemplo, para mostrar las ventas   totales por categoría, seleccione Agrupar por para el campo   NombreCategoría.
Expresión Crear un campo calculado   que incluya una función de   agregado (función de agregado:   función, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular   totales.) en su expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o   lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades   que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos,   manipular caracteres o probar datos.). Normalmente, creará   un campo calculado cuando desee utilizar múltiples funciones en una   expresión.
Donde Especificar los criterios   de un campo que no esté utilizando para definir los grupos. Si selecciona   esta opción para un campo, Access ocultará el campo en los resultados de la   consulta desactivando la casilla de verificación Mostrar.

Cálculos personalizados y campos calculados

Con un cálculo personalizado puede llevar a cabo en cada registro cálculos numéricos, de fechas y de texto mediante los datos de uno o más campos. Por ejemplo, con un cálculo personalizado puede multiplicar los valores de un campo por una determinada cantidad, encontrar la diferencia entre dos fechas almacenadas en distintos campos, combinar varios valores de un campo Texto o crear subconsultas (subconsulta: instrucción SQL SELECT que está dentro de otra consulta de selección o de acción.). Mediante las opciones de la fila Total en la cuadrícula de diseño, es posible llevar a cabo el cálculo en grupos de registros y calcular sumas, promedios, cuentas u otro tipo de totales en el campo calculado.

En el caso de cálculos personalizados, necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la cuadrícula de diseño. Para crear un campo calculado, escriba una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) en una celda en blanco Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.

 

La expresión puede estar constituida por varios cálculos tal como se muestra en el ejemplo siguiente:

Sum([UnidadesEnExistencia]+[UnidadesEnPedido])

También puede especificar los criterios por los que un campo calculado puede afectar a los resultados del cálculo.

No obstante, no es necesario mostrar los resultados de un cálculo en un campo. En su lugar, es posible utilizarlos como criterios para determinar los registros que debe seleccionar la consulta o para determinar sobre qué registros se debe llevar a cabo la acción. Por ejemplo, puede especificar la siguiente expresión en la fila Criterios para decir a la consulta que devuelva sólo los registros que en el campo FechaEntrega tengan valores comprendidos entre la fecha de hoy y tres meses a partir de la fecha de hoy.

 

Actualización de datos con cálculos

También puede utilizar un cálculo para actualizar los datos desde una consulta de actualización. Por ejemplo, puede escribir la siguiente expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) en la celda Actualizar a para incrementar todos los valores del campo PrecioUnidad en un 5 por ciento.

 

Control de valores nulos en cálculos

Las funciones de agregado (función de agregado: función, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.) no incluirán registros que contengan valores en blanco (Nulos (Null: valor que puede especificarse en un campo o usarse en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos, como los de clave principal, no pueden contener un valor Null.)) en sus cálculos. Por ejemplo, la función Cuenta (Count) devuelve la suma de todos los registros sin valores Null. Si desea encontrar el número total de registros, incluyendo los valores Null, utilice Cuenta (Count) con el carácter comodín asterisco (*).

Count(*)

Para contar los valores Nulos al utilizar las demás funciones de agregado, use la función Nz, que convierte los valores Nulos en ceros para que se incluyan en un cálculo.

FreightPercentage: Sum(Nz([Freight], 0)) / Sum(Nz([Subtotal]), 0) * 100

Cuando se utiliza un operador (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) aritmético (+, -, *, /) en una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones pueden realizar cálculos, manipular caracteres o probar datos.) y el valor de uno de los campos de la expresión es Nulo, el resultado de toda la expresión es Nulo. Si varios registros de uno de los campos utilizados en la expresión pudieran tener un valor Nulo, se puede convertir el valor Nulo en cero mediante la función Nz, como se muestra en el ejemplo siguiente:

Nz([UnitsInStock], 0) + Nz([UnitsOnOrder], 0

 

 

Access 2003

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/realizar-calculos-en-una-consulta-mdb-HP005188027.aspx

 

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MS ACCESS: Sumar datos mediante una consulta


En este artículo se explica cómo usar un tipo de función denominado función de agregado para sumar los datos de un conjunto de resultados de consulta. Se explica asimismo brevemente cómo usar otras funciones de agregado, como CUENTA y PROMEDIO para contar o calcular el promedio de los valores de un conjunto de resultados. Además, se explica cómo usar la fila Total, una nueva característica de Microsoft Office Access 2007 que se usa para sumar datos sin que haya que modificarse el diseño de las consultas.

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/sumar-datos-mediante-una-consulta-HA010096310.aspx

¿Qué desea hacer?


Obtener información sobre las formas de sumar datos

Preparar datos de ejemplo

Sumar datos mediante una fila Total

Calcular totales de grupo mediante una consulta de totales

Sumar los datos de varios grupos mediante una consulta de tabla de referencias cruzadas

Referencia a las funciones de agregado


Obtener información sobre las formas de sumar datos

Se puede sumar una columna de números de una consulta mediante un tipo de función denominado función de agregado. Las funciones de agregado realizan un cálculo en una columna de datos y devuelven un solo valor. Access incluye varias funciones de agregado, como son Suma, Cuenta, Promedio (para calcular promedios), Mín y Máx. Los datos se suman agregando la función Suma a la consulta; se realiza un recuento de los datos usando la función Cuenta, etc.

Además, Office Access 2007 permite agregar de varias maneras la función Suma y otras funciones de agregado a una consulta. Se puede:

Abrir la consulta en la vista Hoja de datos y agregar una fila Total. La nueva característica Fila Total incluida en Office Access 2007 permite usar una función de agregado en una o varias columnas del conjunto de resultados de una consulta sin tener que cambiar el diseño de la consulta.

Crear una consulta de totales. Una consulta de totales calcula subtotales en grupos de registros; una fila Total calcula totales generales de una o varias columnas (campos) de datos. Por ejemplo, para calcular subtotales de todas las ventas por ciudad o por trimestre, se usa una consulta de totales para agrupar los registros por la categoría deseada y, a continuación, sumar las cifras de ventas.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas. Una consulta de tabla de referencias cruzadas es un tipo especial de consulta que muestra los resultados en una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Las consultas de tabla de referencias cruzadas resumen los valores y, a continuación, los agrupan por dos conjuntos de hechos: uno en la parte lateral (encabezados de fila) y otro en la parte superior (encabezados de columna). Por ejemplo, se puede usar una consulta de tabla de referencias cruzadas para mostrar los totales de ventas de cada ciudad a lo largo de los últimos tres años, tal y como se muestra en la siguiente tabla:

Ciudad 2003 2004 2005
París 254.556 372.455 467.892
Sydney 478.021 372.987 276.399
Yakarta 572.997 684.374 792.571

Nota En las secciones referentes a los procedimientos incluidas en este documento se hace hincapié en el uso de la función Suma, pero recuerde que se pueden usar otras funciones de agregado en las filas Total y las consultas. Para obtener más información sobre el uso de las demás funciones de agregado, vea la sección Referencia a las funciones de agregado más adelante en este artículo.

Para obtener más información sobre cómo usar las demás funciones de agregado, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

En las siguientes secciones se explica cómo agregar una fila Total, cómo usar una consulta de totales para sumar los datos de varios grupos y cómo usar una consulta de tabla de referencias cruzadas que calcula subtotales de datos de varios grupos y a lo largo de varios intervalos de tiempo. Cuando proceda, recuerde que un gran número de funciones de agregado funcionan únicamente con los datos de los campos configurados con un tipo de datos específico. Por ejemplo, la función SUMA funciona únicamente con los campos configurados con el tipo de datos Número, Decimal o Moneda. Para obtener más información sobre los tipos de datos que requiere cada función, vea la sección Referencia a las funciones de agregado, que aparece más adelante en este artículo.

Para obtener información general sobre los tipos de datos, vea el artículo Modificar o cambiar el tipo de datos definido para un campo.

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Preparar datos de ejemplo

Las secciones Cómo de este artículo proporcionan tablas de datos de ejemplo. En los pasos Cómo se utilizan las tablas de ejemplo para ayudar a entender cómo funcionan las funciones de agregado. Si lo prefiere, puede agregar opcionalmente las tablas de ejemplo a una base de datos nueva o existente.

Access proporciona varias formas de agregar estas tablas de ejemplo a una base de datos. Puede escribir los datos manualmente, copiar cada tabla en una programa de hojas de cálculo como Microsoft Office Excel 2007 e importarlas luego a hojas de cálculo de Access, o pegar los datos en un editor de texto como Bloc de notas e importar los datos desde los archivos de texto resultantes.

En los pasos de esta sección se explica cómo escribir los datos manualmente en una hoja de datos en blanco y cómo copiar las tablas de ejemplo en un programa de hojas de cálculo e importarlas luego a Access 2007. Para obtener más información sobre la creación y la importación de datos de texto, vea el artículo Importar o vincular a los datos de un archivo de texto.

En los pasos Cómo de este artículo se usan las tablas siguientes. Utilice estas tablas para crear datos de ejemplo:

La tabla Categorías:

Categoría
Muñecos
Juegos   y puzzles
Arte   y marquetería
Videojuegos
DVD   y películas
Maquetas   y aficiones
Deportes

La tabla Productos:

Nombre   de producto Precio Categoría
Muñeco   de acción – Programador 12,95   $ Muñecos
Diversión   con C# (Un juego de mesa para toda la familia) 15,85   $ Juegos   y puzzles
Diagrama   de base de datos relacional 22,50   $ Arte   y marquetería
El   chip mágico (500 piezas) 32,65   $ Juegos   y puzzles
¡Access!   ¡El juego! 22,95   $ Juegos   y puzzles
Aficionados   a la informática y criaturas míticas 78,50   $ Videojuegos
Ejercicios   para aficionados a la informática 14,88   $ DVD   y películas
Disco   volador 36,75   $ Deportes
Unidad   externa de disquete de 5,25″ (escala 1:4) 65,00   $ Maquetas   y aficiones
Muñeco   – Burócrata 78,88   $ Muñecos
Penumbra 53,33   $ Videojuegos
Construya   su propio teclado 77,95   $ Maquetas   y aficiones

La tabla Pedidos:

Fecha   de pedido Fecha   de envío Ciudad   de envío Gastos   de envío
14.11.2005 15.11.2005 Yakarta 55,00   $
14.11.2005 15.11.2005 Sydney 76,00   $
16.11.2005 17.11.2005 Sydney 87,00   $
17.11.2005 18.11.2005 Yakarta 43,00   $
17.11.2005 18.11.2005 París 105,00   $
17.11.2005 18.11.2005 Stuttgart 112,00   $
18.11.2005 19.11.2005 Viena 215,00   $
19.11.2005 20.11.2005 Miami 525,00   $
20.11.2005 21.11.2005 Viena 198,00   $
20.11.2005 21.11.2005 París 187,00   $
21.11.2005 22.11.2005 Sydney 81,00   $
23.11.2005 24.11.2005 Yakarta 92,00   $

La tabla Detalles de pedidos:

Id.   de pedido Nombre   de producto Id.   de producto Precio   de la unidad Cantidad Descuento
1 Construya   su propio teclado 12 77,95   $ 9 5%
1 Muñeco   – Burócrata 2 78,88   $ 4 7,5%
2 Ejercicios   para aficionados a la informática 7 14,88   $ 6 4%
2 El   chip mágico 4 32,65   $ 8 0
2 Aficionados   a la informática y criaturas míticas 6 78,50   $ 4 0
3 ¡Access!   ¡El juego! 5 22,95   $ 5 15%
4 Muñeco   de acción – Programador 1 12,95   $ 2 6%
4 Disco   volador 8 36,75   $ 8 4%
5 Unidad   externa de disquete de 5,25″ (escala 1:4) 9 65,00   $ 4 10%
6 Diagrama   de base de datos relacional 3 22,50   $ 12 6,5%
7 Penumbra 11 53,33   $ 6 8%
7 Diagrama   de base de datos relacional 3 22,50   $ 4 9%

Nota Recuerde que, en una base de datos típica, la tabla Detalles de pedidos contendrá únicamente un campo Id. de producto, y no un campo Nombre de producto. En esta tabla de ejemplo se usa un campo Nombre de producto para que los datos sean más fáciles de leer.

Escribir los datos de ejemplo manualmente

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.

Nota No necesita seguir este paso si abre una nueva base de datos en blanco pero deberá hacerlo siempre que agregue una tabla a la base de datos.

Haga doble clic en la primera celda de la fila del encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de ejemplo.

De forma predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila del encabezado con el texto Agregar nuevo campo, como:

Use las teclas de flecha para desplazarse a la siguiente celda en blanco del encabezado y escriba el nombre del segundo campo (también puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta que termine de escribir todos los nombres de campo.

Escriba los datos en la tabla de ejemplo.

Al ir escribiendo los datos, Access deduce un tipo de datos para cada campo. Si no tiene experiencia en bases de datos relacionales, debe configurar un tipo de datos específico, como Número, Texto o Fecha/Hora, para cada uno de los campos de las tablas. Configurar el tipo de datos ayuda a tener una entrada de datos precisa y también a evitar errores, como usar un número de teléfono en un cálculo. Para estas tablas de ejemplo, debería dejar que Access deduzca el tipo de datos.

Una vez terminado de escribir los datos, haga clic en Guardar.

Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Use el nombre de cada tabla de ejemplo porque las consultas de las secciones Cómo utilizan estos nombres.

Repita estos pasos hasta que cree cada una de las tablas de ejemplo listadas en el inicio de esta sección.

Si no desea escribir los datos manualmente, siga estos pasos para copiar los datos a un archivo de hoja de cálculo e importe luego los datos de este archivo a Access.

Crear las hojas de cálculo de ejemplo

Inicie el programa de hojas de cálculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, éste crea un nuevo libro en blanco de forma predeterminada.

Copie la primera tabla de ejemplo proporcionada anteriormente y péguela en la primera hoja de cálculo, empezando por la primera celda.

Con la técnica proporcionada por el programa de hojas de cálculo, cambie el nombre a la hoja de cálculo. Asígnele el mismo nombre que el de la tabla de ejemplo. Es decir, si la tabla de ejemplo se llama Categorías, déle el mismo nombre a la hoja de cálculo.

Repita los pasos 2 y 3: copie cada tabla de ejemplo en una hoja de cálculo en blanco y cambie el nombre de la hoja de cálculo.

Nota Es posible que necesite agregar hojas de cálculo al archivo de hoja de cálculo. Para obtener más información sobre cómo realizar esta tarea, vea la ayuda del programa de hojas de cálculo.

Guarde el libro en una ubicación apropiada del equipo o de la red y continúe con los siguientes pasos.

Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de cálculo

En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Excel.

O bien,

Haga clic en Más y seleccione un programa de hojas de cálculo de la lista.

Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos – Hoja de cálculo de Nombre del programa.

Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo.

De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (la hoja de cálculo Clientes si ha seguido los pasos descritos en la anterior sección), y los datos de la hoja de cálculo aparecen en la sección inferior de la página del asistente. Haga clic en Siguiente.

En la siguiente página del asistente, haga clic en Primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en Siguiente.

De manera opcional, en la siguiente página, use los cuadros de texto y listas que aparecen bajo Opciones de campo para cambiar los nombres de los campos y los tipos de datos u omitir campos de la operación de importación. En caso contrario, haga clic en Siguiente.

Mantenga seleccionada la opción Permitir a Access agregar la clave principal y haga clic en Siguiente.

De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Acepte el nombre o especifique otro y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Repita los pasos 1 a 7 hasta que haya creado una tabla de cada hoja de cálculo del libro.

Cambie el nombre de los campos de clave principal

Nota Cuando importó las hojas de cálculo, Access agregó automáticamente una columna de clave principal a cada tabla y, de forma predeterminada, Access denominó esa columna “Id.” y la estableció en el tipo de datos Autonumérico. En esta sección se explica cómo cambiar el nombre de cada campo de clave principal. Esto ayuda a identificar claramente todos los campos de una consulta.

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en cada una de las tablas creadas en los anteriores pasos y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

Para cada tabla, busque el campo de clave principal. De forma predeterminada, Access denomina cada campo Id..

En la columna Nombre del campo de cada campo de clave principal, agregue el nombre de la tabla.

Por ejemplo, cambie el nombre del campo Id. de la tabla Categorías a “Id. de categoría” y el nombre del campo de la tabla Pedidos a “Id. de pedido”. En cuanto a la tabla Detalles de pedidos, cambie el nombre del campo a “Id. de detalle”. Para la tabla Productos, cambie el nombre del campo a “Id. de producto”.

Guarde los cambios.

Cada vez que las tablas de ejemplo aparecen en este artículo, incluyen el campo de clave principal y el nombre del campo cambia según lo descrito en los anteriores pasos.

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Sumar datos mediante una fila Total

Para agregar una fila Total a una consulta, abra la consulta en la vista Hoja de datos, agregue la fila y, a continuación, seleccione la función de agregado que desee usar, como Suma, Mín, Máx o Promedio. En esta sección se explica cómo crear una consulta de selección básica y agregar una fila Total. No es necesario usar las tablas de ejemplo descritas en la anterior sección.

Crear una consulta de selección básica

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tablas, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del diseñador de consultas.

Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.

Puede incluir campos que contienen datos descriptivos, como nombres y descripciones, pero debe incluir un campo que contenga datos numéricos o monetarios.

Cada campo aparece en una celda de la cuadrícula de diseño.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta.

El conjunto de resultados de la consulta aparece en la vista Hoja de datos.

De manera opcional, cambie a la vista Diseño y ajuste la consulta. Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Diseño. A continuación, podrá ajustar la consulta agregando o quitando campos de tabla. Para quitar un campo, seleccione la columna en la cuadrícula de diseño y presione SUPRIMIR.

Guarde la consulta.

Agregar una fila Total

Asegúrese de que la consulta está abierta en la vista Hoja de datos. Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Hoja de datos.

O bien,

En el panel de exploración, haga doble clic en la consulta. De este modo, se ejecuta la consulta y se cargan los resultados en una hoja de datos.

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales.

Aparecerá una nueva fila Total en la hoja de datos.

En la fila Total, haga clic en la celda del campo que desee sumar y seleccione Suma en la lista.

Ocultar una fila Total

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales.

Para obtener más información sobre cómo usar una fila Total, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

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Calcular totales generales mediante una consulta

Un total general es la suma de todos los valores de una columna. Se pueden calcular varios tipos de total general, como son:

Un total general simple que suma los valores de una sola columna. Por ejemplo, se pueden calcular los costos de envío totales.

Un total general calculado que suma los valores de más de una columna. Por ejemplo, se puede calcular el total de ventas multiplicando el costo de varios productos por el número de elementos pedidos y, a continuación, calcular el total de los valores resultantes.

Un total general que excluye varios registros. Por ejemplo, se puede calcular el total de ventas únicamente del pasado viernes.

En las siguientes secciones se explica cómo crear cada tipo de total general usando las tablas Pedidos y Detalles de pedidos.

La tabla Pedidos

Id.   de pedido Fecha   de pedido Fecha   de envío Ciudad   de envío Gastos   de envío
1 14.11.2005 15.11.2005 Yakarta 55,00   $
2 14.11.2005 15.11.2005 Sydney 76,00   $
3 16.11.2005 17.11.2005 Sydney 87,00   $
4 17.11.2005 18.11.2005 Yakarta 43,00   $
5 17.11.2005 18.11.2005 París 105,00   $
6 17.11.2005 18.11.2005 Stuttgart 112,00   $
7 18.11.2005 19.11.2005 Viena 215,00   $
8 19.11.2005 20.11.2005 Miami 525,00   $
9 20.11.2005 21.11.2005 Viena 198,00   $
10 20.11.2005 21.11.2005 París 187,00   $
11 21.11.2005 22.11.2005 Sydney 81,00   $
12 23.11.2005 24.11.2005 Yakarta 92,00   $

La tabla Detalles de pedidos

Id.   de detalle Id.   de pedido Nombre   de producto Id.   de producto Precio   de la unidad Cantidad Descuento
1 1 Construya   su propio teclado 12 77,95   $ 9 0,05
2 1 Muñeco   – Burócrata 2 78,88   $ 4 0,075
3 2 Ejercicios   para aficionados a la informática 7 14,88   $ 6 0,04
4 2 El   chip mágico 4 32,65   $ 8 0,00
5 2 Aficionados   a la informática y criaturas míticas 6 78,50   $ 4 0,00
6 3 ¡Access!   ¡El juego! 5 22,95   $ 5 0,15
7 4 Muñeco   de acción – Programador 1 12,95   $ 2 0,06
8 4 Disco   volador 8 36,75   $ 8 0,04
9 5 Unidad   externa de disquete de 5,25″ (escala 1:4) 9 65,00   $ 4 0,10
10 6 Diagrama   de base de datos relacional 3 22,50   $ 12 0,065
11 7 Penumbra 11 53,33   $ 6 0,08
12 7 Diagrama   de base de datos relacional 3 22,50   $ 4 0,09

Calcular un total general simple

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desee usar en la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Si usa los datos de ejemplo, haga doble clic en la tabla Pedidos.

La tabla aparece en una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.

Haga doble clic en el campo que desee sumar. Asegúrese de que el campo está establecido en el tipo de datos Número o Moneda. Si intenta sumar los valores de campos no numéricos, como un campo de texto, Access mostrará el mensaje de error No coinciden los tipos de datos en la expresión de criterios cuando intente ejecutar la consulta.

Si usa los datos de ejemplo, haga doble clic en la columna Gastos de envío.

Nota Puede agregar más campos numéricos a la cuadrícula si desea calcular totales generales para esos campos. Una consulta de totales puede calcular totales generales de más de una columna.

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Totales.

La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la celda de la columna Gastos de envío.

Cambie el valor de la celda en la fila Total a Suma.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Sugerencia Observe que Access agrega “SumaDe” al principio del nombre del campo que va a sumar. Para cambiar el encabezado de columna a un nombre más significativo, como Total de envíos, cambie a la vista Diseño y haga clic en la fila Campo de la columna Gastos de envío en la cuadrícula de diseño. Sitúe el cursor junto a Gastos de envío y escriba Total de envíos, seguido de un signo de punto y coma: Total de envíos: Gastos de envío.

De manera opcional, guarde la consulta y ciérrela.

Calcular un total general que excluye algunos registros

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos y, a continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

Agregue el campo Fecha de pedido de la tabla Pedidos a la primera columna en la cuadrícula de diseño de la consulta.

En la fila Criterios de la primera columna, escriba Fecha()”- 1. Esta expresión excluye los registros correspondientes a la fecha actual del total calculado.

A continuación, cree la columna que calcule la cantidad de ventas de cada transacción. Escriba la siguiente expresión en la fila Campo de la segunda columna en la cuadrícula:

Valor de total de ventas: (1-[Detalles de pedidos].[Descuento]/100)*([Detalles de pedidos].[Precio de la unidad]*[Detalles de pedidos].[Cantidad])

Asegúrese de que la expresión hace referencia a campos establecidos en el tipo de datos Número o Moneda. Si la expresión hace referencia a campos establecidos en otros tipos de datos, Access mostrará el mensaje No coinciden los tipos de datos en la expresión de criterios cuando intente ejecutar la consulta.

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Totales.

La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la primera y la segunda columna.

En la segunda columna, cambie el valor en la celda de la fila Total a Suma. La función Suma agrega las cifras de ventas individuales.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Guarde la consulta con el nombre Ventas diarias.

Nota La próxima vez que abra la consulta en la vista Diseño, puede que observe un pequeño cambio en los valores especificados en las filas Campo y Total de la columna Valor de total de ventas. La expresión aparece dentro de la función Suma y en la fila Total se muestra Expresión en vez de Suma.

Por ejemplo, si usa los datos de ejemplo y crea la consulta (tal y como se muestra en los anteriores pasos), verá:

Valor de total de ventas: Suma((1-[Detalles de pedidos].Descuento/100)*([Detalles de pedidos].Precio de la unidad*[Detalles de pedidos].Cantidad))

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Calcular totales de grupo mediante una consulta de totales

En esta sección se explica cómo crear una consulta de totales que calcule subtotales de grupos de datos. Cuando proceda, recuerde que, de forma predeterminada, una consulta de totales puede incluir únicamente el campo o los campos que contienen los datos de grupo, como un campo de “categorías”, y el campo que contiene los datos que se desean sumar, como un campo de “ventas”. Las consultas de totales no pueden incluir otros campos que describan los elementos de una categoría. Si desea ver esos datos descriptivos, puede crear una segunda consulta de selección que combine los campos de la consulta de totales con los campos de datos adicionales.

En esta sección se explica cómo crear una consulta de totales y una consulta de selección necesarias para identificar el total de ventas de cada producto. En los pasos descritos a continuación se supone el uso de estas tablas de ejemplo:

La tabla Productos

Id.   de producto Nombre   de producto Precio Categoría
1 Muñeco   de acción – Programador 12,95   $ Muñecos
2 Diversión   con C# (Un juego de mesa para toda la familia) 15,85   $ Juegos   y puzzles
3 Diagrama   de base de datos relacional 22,50   $ Arte   y marquetería
4 El   chip mágico (500 piezas) 32,65   $ Arte   y marquetería
5 ¡Access!   ¡El juego! 22,95   $ Juegos   y puzzles
6 Aficionados   a la informática y criaturas míticas 78,50   $ Videojuegos
7 Ejercicios   para aficionados a la informática 14,88   $ DVD   y películas
8 Disco   volador 36,75   $ Deportes
9 Unidad   externa de disquete de 5,25″ (escala 1:4) 65,00   $ Maquetas   y aficiones
10 Muñeco   – Burócrata 78,88   $ Muñecos
11 Penumbra 53,33   $ Videojuegos
12 Construya   su propio teclado 77,95   $ Maquetas   y aficiones

La tabla Detalles de pedidos

Id.   de detalle Id.   de pedido Nombre   de producto Id.   de producto Precio   de la unidad Cantidad Descuento
1 1 Construya   su propio teclado 12 77,95   $ 9 5%
2 1 Muñeco   – Burócrata 2 78,88   $ 4 7,5%
3 2 Ejercicios   para aficionados a la informática 7 14,88   $ 6 4%
4 2 El   chip mágico 4 32,65   $ 8 0
5 2 Aficionados   a la informática y criaturas míticas 6 78,50   $ 4 0
6 3 ¡Access!   ¡El juego! 5 22,95   $ 5 15%
7 4 Muñeco   de acción – Programador 1 12,95   $ 2 6%
8 4 Disco   volador 8 36,75   $ 8 4%
9 5 Unidad   externa de disquete de 5,25″ (escala 1:4) 9 65,00   $ 4 10%
10 6 Diagrama   de base de datos relacional 3 22,50   $ 12 6,5%
11 7 Penumbra 11 53,33   $ 6 8%
12 7 Diagrama   de base de datos relacional 3 22,50   $ 4 9%

En los siguientes pasos, se supone que hay una relación uno a varios entre los campos Id. de producto de la tabla Detalles de pedidos, y que la tabla Pedidos reside en el lado “uno” de la relación.

Crear la consulta de totales

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas con las que desee trabajar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar cuando termine de agregar las tablas.

O bien,

Haga doble clic en las tablas que desee usar y, a continuación, haga clic en Cerrar. Cada tabla aparece como una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.

Si usa las tablas de ejemplo que figuran más arriba, agregue las tablas Productos y Detalles de pedidos.

Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.

En general, se agregan sólo el campo de grupo y el campo de valor a la consulta. No obstante, se puede usar un cálculo en vez de un campo de valor. En los siguientes pasos se explica cómo hacerlo.

Agregue el campo Categoría de la tabla Productos a la cuadrícula de diseño.

Cree la columna que calcule la cantidad de ventas de cada transacción escribiendo la siguiente expresión en la segunda columna de la cuadrícula:

Valor de total de ventas: (1-[Detalles de pedidos].[Descuento]/100)*([Detalles de pedidos].[Precio de la unidad]*[Detalles de pedidos].[Cantidad])

Asegúrese de que los campos a los que hace referencia en la expresión están establecidos en el tipo de datos Número o Moneda. Si hace referencia a campos de otros tipos de datos, Access mostrará el mensaje de error No coinciden los tipos de datos en la expresión de criterios cuando intente cambiar a la vista Hoja de datos.

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Totales.

La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y, en esa fila, Agrupar por aparece en la primera y la segunda columna.

En la segunda columna, cambie el valor de la fila Total a Suma. La función Suma agrega las cifras de ventas individuales.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Mantenga la consulta abierta para usarla en la siguiente sección.

Usar criterios con una consulta de totales

La consulta creada en la anterior sección incluye todos los registros de las tablas subyacentes. No excluye ningún pedido cuando calcula los totales y muestra los totales de todas las categorías.

Si necesita excluir algunos registros, puede agregar criterios a la consulta. Por ejemplo, puede omitir las transacciones con un valor menor que 100 $ o calcular totales de sólo algunas de las categorías de producto. En esta sección se explica cómo usar tres tipos de criterios:

Criterios que omiten determinados grupos cuando se calculan los totales. Por ejemplo, va a calcular totales sólo de las categorías Videojuegos, Arte y marquetería y Deportes.

Criterios que ocultan determinados totales después de que se hayan calculado. Por ejemplo, puede mostrar únicamente los totales mayores que 150.000 $.

Criterios que excluyen registros individuales de los totales. Por ejemplo, puede excluir transacciones de ventas individuales cuando el valor (Precio de la unidad * Cantidad) es menor que 100 $.

En los siguientes pasos se explica cómo agregar los criterios uno por uno y ver el efecto que tienen en los resultados de la consulta.

Agregar criterios a la consulta

Abra la consulta de la anterior sección en la vista Diseño. Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Diseño.

O bien,

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta y haga clic en Vista Diseño.

En la fila Criterios de la columna Id. de categoría, escriba =Muñecos O Deportes O Arte y marquetería.

Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

Vuelva a la vista Diseño y, en la fila Criterios de la columna Valor de total de ventas, escriba >100.

Ejecute la consulta para ver los resultados y, a continuación, vuelva a la vista Diseño.

Agregue los criterios para excluir las transacciones de ventas individuales menores que 100 $. Para ello, deberá agregar otra columna.

Nota No puede especificar el tercer criterio en la columna Valor de total de ventas. Cualquier criterio que especifique en esta columna se aplica al valor total y no a los valores individuales.

Copie la expresión de la segunda a la tercera columna.

En la fila Total de la nueva columna, seleccione Ubicación y, en la fila Criterios, escriba >20.

Ejecute la consulta para ver los resultados y, a continuación, guarde la consulta.

Nota La próxima vez que abra la consulta en la vista Diseño, puede que observe pequeños cambios en la cuadrícula de diseño. En la segunda columna, la expresión en la fila Campo aparecerá dentro de la función Suma y el valor en la fila Total mostrará Expresión en vez de Suma.

Valor de total de ventas: Suma((1-[Detalles de pedidos].Descuento/100)*([Detalles de pedidos].Precio de la unidad*[Detalles de pedidos].Cantidad))

Verá también una cuarta columna, que es una copia de la segunda columna. Sin embargo, los criterios especificados en la segunda columna aparecerán como parte de la nueva columna.

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Sumar datos de varios grupos mediante una consulta de tabla de referencias cruzadas

Una consulta de tabla de referencias cruzadas es un tipo especial de consulta que muestra los resultados en una cuadrícula similar a una hoja de cálculo de Excel. Las consultas de tabla de referencias cruzadas resumen los valores y, a continuación, los agrupan por dos conjuntos de hechos: uno en la parte lateral (un conjunto de encabezados de fila) y otro en la parte superior (un conjunto de encabezados de columna). En esta ilustración se muestra parte del conjunto de resultados de la consulta de tabla de referencias cruzadas de ejemplo:

Cuando proceda, recuerde que una consulta de tabla de referencias cruzadas no siempre rellena todos los campos del conjunto de resultados porque las tablas usadas en la consulta no siempre contienen valores para cada punto de datos posible.

Cuando se crea una consulta de tabla de referencias cruzadas, se incluyen normalmente datos de más de una tabla y se incluyen siempre tres tipos de datos: los datos usados como encabezados de fila, los datos usados como encabezados de columna y los valores que se desean sumar o calcular de alguna otra forma.

Para los pasos descritos en esta sección se supone el uso de las siguientes tablas:

La tabla Pedidos

Fecha   de pedido Fecha   de envío Ciudad   de envío Gastos   de envío
14.11.2005 15.11.2005 Yakarta 55,00   $
14.11.2005 15.11.2005 Sydney 76,00   $
16.11.2005 17.11.2005 Sydney 87,00   $
17.11.2005 18.11.2005 Yakarta 43,00   $
17.11.2005 18.11.2005 París 105,00   $
17.11.2005 18.11.2005 Stuttgart 112,00   $
18.11.2005 19.11.2005 Viena 215,00   $
19.11.2005 20.11.2005 Miami 525,00   $
20.11.2005 21.11.2005 Viena 198,00   $
20.11.2005 21.11.2005 París 187,00   $
21.11.2005 22.11.2005 Sydney 81,00   $
23.11.2005 24.11.2005 Yakarta 92,00   $

La tabla Detalles de pedidos

Id.   de pedido Nombre   de producto Id.   de producto Precio   de la unidad Cantidad Descuento
1 Construya   su propio teclado 12 77,95   $ 9 5%
1 Muñeco   – Burócrata 2 78,88   $ 4 7,5%
2 Ejercicios   para aficionados a la informática 7 14,88   $ 6 4%
2 El   chip mágico 4 32,65   $ 8 0
2 Aficionados   a la informática y criaturas míticas 6 78,50   $ 4 0
3 ¡Access!   ¡El juego! 5 22,95   $ 5 15%
4 Muñeco   de acción – Programador 1 12,95   $ 2 6%
4 Disco   volador 8 36,75   $ 8 4%
5 Unidad   externa de disquete de 5,25″ (escala 1:4) 9 65,00   $ 4 10%
6 Diagrama   de base de datos relacional 3 22,50   $ 12 6,5%
7 Penumbra 11 53,33   $ 6 8%
7 Diagrama   de base de datos relacional 3 22,50   $ 4 9%

En los siguientes pasos se explica cómo crear una consulta de tabla de referencias cruzadas que agrupe el total de ventas por ciudad. La consulta usa dos expresiones para devolver una fecha con formato y un total de ventas.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

En el cuadro de diálogo Mostrar tablas, haga doble clic en las tablas que desee usar en la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Cada tabla aparece como una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.

Si usa las tablas de ejemplo, haga doble clic en la tabla Pedidos y en la tabla Detalles de pedidos.

Haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta.

Cada nombre de campo aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño.

Si usa las tablas de ejemplo, agregue los campos Ciudad de envío y Fecha de envío de la tabla Pedidos.

En la siguiente celda en blanco de la fila Campo, copie y pegue o escriba esta expresión: Total de ventas: Suma(CMoneda([Detalles de pedidos].[Precio de la unidad]*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100).

En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.

La fila Total y la fila Tabla de referencias cruzadas aparecen en la cuadrícula de diseño.

Haga clic en la celda de la fila Total del campo Ciudad y seleccione Agrupar por. Haga lo mismo para el campo Fecha de envío. Cambie el valor de la celda Total del campo Total de ventas a Expresión.

En la fila Tabla de referencias cruzadas, establezca la celda del campo Ciudad en Encabezado de fila, establezca el campo Fecha de envío en Encabezado de columna y establezca el campo Total de ventas en Valor.

En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Los resultados de la consulta aparecen en la vista Hoja de datos.

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Referencia a las funciones de agregado

En esta tabla se recogen y se describen las funciones de agregado incluidas en Access que se pueden usar en la fila Total y en las consultas. Recuerde que Access incluye más funciones de agregado para las consultas que para la fila Total. Además, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente de Access conectado a una base de datos de Microsoft SQL Server), se puede usar el conjunto más amplio de funciones de agregado de SQL Server.

Función Descripción Se   usa con los tipos de datos
Promedio Calcula   el valor medio de una columna. La columna debe contener datos numéricos, de   moneda o de fecha y hora. La función pasa por alto los valores nulos. Número,   Moneda, Fecha/Hora
Cuenta Cuenta   el número de elementos en una columna. Todos   los tipos de datos excepto datos escalares extensibles complejos, como una   columna de listas multivalor.Para   obtener más información sobre las listas multivalor, vea los artículos Guía de   campos multivalor y Agregar o   cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valores.
Máximo Devuelve   el elemento de mayor valor. En el caso de los datos de texto, el mayor valor   es el último valor alfabético y Access no distingue mayúsculas de minúsculas.   La función pasa por alto los valores nulos. Número,   Moneda, Fecha/Hora
Mínimo Devuelve   el elemento de menor valor. En el caso de los datos de texto, el menor valor   es el primer valor alfabético y Access no distingue mayúsculas de minúsculas.   La función pasa por alto los valores nulos. Número,   Moneda, Fecha/Hora
Desviación   estándar Mide   el grado de dispersión de los valores respecto a un valor promedio (una   media).Para   obtener más información sobre cómo usar esta función, vea el artículo Mostrar   totales de columna en una hoja de datos. Número,   Moneda
Suma Suma   los elementos de una columna. Funciona únicamente con datos numéricos y   monetarios. Número,   Moneda
Varianza Mide   la varianza estadística de todos los valores de la columna. Esta función se   puede usar únicamente con datos numéricos y monetarios. Si la tabla contiene   menos de dos filas, Access devuelve un valor nulo.Para   obtener más información sobre las funciones de varianza, vea el artículo Mostrar   totales de columna en una hoja de datos. Número,   Moneda

Access 2007

Vea también:

Combinar tablas y consultas

Contar datos mediante una consulta

Crear una consulta basada en varias tablas

Crear una consulta de selección sencilla

Facilitar la lectura de datos de resumen mediante una consulta de tabla de referencias cruzadas

© 2012 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.

MS ACCESS: consulta de parámetros


En este artículo se aplica sólo a una base de datos de Microsoft Access (.mdb).

Expandir todo | Contraer todo//

Resumen

// Puede usar criterios en una consulta en Microsoft Access para restringir el conjunto de registros que devuelve la consulta. Para consultar registros diferentes cada vez que se ejecuta una consulta determinada, es conveniente la consulta le pida que especifique los criterios, por ejemplo, “una fecha inicial” a “una fecha para”. Una consulta que pida criterios se denomina una consulta de parámetros. En este artículo se muestra cómo crear consultas de parámetros en Microsoft Access.

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Más información

// Una consulta de parámetros muestra su propio cuadro de diálogo que le pide información. Puede diseñar una consulta pida un dato de la información, por ejemplo, un número de pieza, o para más de una pieza de información, por ejemplo, dos fechas. A continuación, Microsoft Access recupera todos los registros que contienen ese número de pieza o todos los registros comprendidos entre esas dos fechas.

También puede utilizar las consultas de parámetros como base para formularios e informes. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de diálogo pidiendo el mes que desea que cubra el informe. Especifique un mes y, a continuación, Access imprime el informe correspondiente.

También puede hacer lo siguiente con consultas de parámetros, formularios e informes:

Crear un cuadro de diálogo o formulario personalizado que solicite de una consulta parámetros (en lugar de mediante el cuadro de diálogo de la consulta de parámetros) y, a continuación, mostrar los resultados en una hoja de datos. Esto se conoce como consulta por formulario.

Imprimir los criterios que se introduce en una consulta de parámetros para un informe en el encabezado del informe, para que pueda determinar desde el informe de los valores que se utilizaron para crearlo.

Precaución: Si sigue los pasos descritos en este ejemplo, modificar la base de datos de ejemplo Neptuno.mdb. Desea una copia del archivo Neptuno.mdb y siga estos pasos en una copia de la base de datos.

Cómo crear una consulta con un parámetro

// Inicie Microsoft Access y, a continuación, abra la base de datos de ejemplo Neptuno.mdb.

En el menú Ver , haga clic en Objetos de base de datosy, a continuación, haga clic en consultas.

Haga clic en la consulta facturas y, a continuación, haga clic en diseño.

Escriba la siguiente expresión en la celda criterios para el campo PaísDestinatario. La expresión debe ser entre corchetes ([]).

[ver facturas para el país]

En el menú consulta , haga clic en Ejecutar. Cuando se le pida, escriba Reino Unidoy, a continuación, haga clic en Aceptar para ver los resultados de la consulta.

Tenga en cuenta que la consulta devuelve registros para que el país de envío es igual a UK.

Cierre la consulta sin guardar los cambios.

Cómo crear una consulta con dos o más parámetros

// Inicie Microsoft Access y, a continuación, abra la base de datos de ejemplo Neptuno.mdb.

En el menú Ver , haga clic en Objetos de base de datosy, a continuación, haga clic en consultas.

Haga clic en la consulta facturas y, a continuación, haga clic en diseño.

Escriba la línea siguiente en la celda criterios para el campo FechaPedido:

entre [Escriba la fecha de comienzo] Y [Escriba la fecha final]

En el menú consulta , haga clic en Ejecutar. Cuando se le pida la fecha de comienzo, escriba 1/1/1995y, a continuación, haga clic en Aceptar. Cuando se le pida la fecha final, escriba 31/1/1995y, a continuación, haga clic en Aceptar para ver los resultados de la consulta.

Tenga en cuenta que la consulta devuelve los registros cuya fecha de pedido es en enero de 1995.

Cierre la consulta sin guardar los cambios.

Cómo crear parámetros que utilizan caracteres comodín

// En el ejemplo siguiente se muestra cómo crear parámetros que utiliza el operador LIKE y el símbolo de comodín (*) .

Inicie Microsoft Access y, a continuación, abra la base de datos de ejemplo Neptuno.mdb.

En el menú Ver , haga clic en Objetos de base de datosy, a continuación, haga clic en consultas.

Haga clic en la consulta facturas y, a continuación, haga clic en diseño.

Escriba la línea siguiente en la celda criterios para el campo NombreProducto.

LIKE “*” & [Escriba productos que contengan la frase] & “*”

En el menú consulta , haga clic en Ejecutar. Cuando se le pida, escriba Salsay, a continuación, haga clic en Aceptar para ver los resultados de la consulta.

Tenga en cuenta que la consulta devuelve registros del producto en cuyo nombre contiene la palabra “salsa”.

Cierre la consulta sin guardar los cambios.

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Referencias

// Para obtener más información sobre cómo crear consultas, haga clic en Ayuda de Microsoft Access en el menú Ayuda , escriba crear una consulta en el Ayudante de Office o el Asistente para Ayuda y, a continuación, haga clic en Buscar para ver los temas relacionados.
Para obtener información adicional acerca del uso de formularios o cuadros de diálogo personalizados para las consultas de parámetros, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

95931

(http://support.microsoft.com/kb/95931/EN-US/)

ACC: Cómo utilizar la técnica de consulta por formulario (QBF)

Para obtener información adicional acerca de cómo crear consultas de selección, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

304444

(http://support.microsoft.com/kb/304444/EN-US/)

ACC97: Cómo crear una consulta de selección en Microsoft Access

Para obtener información adicional acerca de cómo crear consultas de referencias cruzadas, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

304446

(http://support.microsoft.com/kb/304446/EN-US/)

ACC97: Cómo crear una consulta de referencias cruzadas en Microsoft Access

Para obtener información adicional acerca de cómo convertir una consulta de selección en una consulta de acción, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

304448

(http://support.microsoft.com/kb/304448/EN-US/)

ACC97: Cómo convertir una consulta de selección en una consulta de acción

Para obtener información adicional acerca de cómo modificar las propiedades de consulta, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:

304451

(http://support.microsoft.com/kb/304451/EN-US/)

ACC97: Cómo modificar las propiedades de la consulta en

Optimización de consultas en MS ACCESS


// 0;
if(hasTopSearch) {
$(wayfinder).bind(“modalityselect”, function(evt, modalityData, srcEvt) {
srcEvt.preventDefault();
if (modalityData.type !== “SelfHelp”) {
removeGpsSearchFromSearchOptions(“?”);
} else {
var productNode = wayfinder.getCurrentProduct();
var productName = productNode ? productNode.get(“name”) : “”;
if (productName !== “” && productNode.get(“props”).productId) {
var siteName = suggestionFormat.replace(new RegExp(‘\\{0\\}’, ‘gm’), productName);
AddGpsSearchToSearchOptions(siteName, ‘?’);
} else {
removeGpsSearchFromSearchOptions(“?”);
}
}
}).bind(“productselect”, function(evt, productNode, srcEvt) {
var productName = productNode.get(“name”);
var siteName = suggestionFormat.replace(new RegExp(‘\\{0\\}’, ‘gm’), productName);
if (this.getCurrentModality().type === “SelfHelp” && productNode.get(“props”).productId) {
AddGpsSearchToSearchOptions(siteName, ‘?’);
} else {
removeGpsSearchFromSearchOptions(“?”);
}
});
}
window._wayfinder = wayfinder;
$(function() {
wayfinder.enable();
});
})();
// ]]>Optimización de consultas: Trucos y consejos

Id. de artículo: 550423 – Ver los productos a los que se aplica este artículo

Resumen

// El hecho de aumentar el rendimiento de una aplicación con cualquier software queda relegada a simplemente aumentar las capacidades del hardware de la máquina donde se ejecuta dicha aplicación. Existen una serie de puntos no relacionados de manera directa con el hardware si no que están relacionados con el software.

Más información

// Un punto crítico en el rendimiento de las aplicaciones esta muy relacionado con un buen diseño de las tablas y consultas que ésta contiene. Otro punto a tener en cuenta es una selección adecuada de los tipos de datos lo que conllevará a ocupar menos espacio y un rendimiento mayor debido al ahorro de tiempo en realizar conversiones entre los diferentes tipos de datos.

MANEJO ADECUADO DE LOS ÍNDICES

El uso de los índices en una aplicación tiene una doble vertiente, lo cual en ciertas situaciones puede ser provechosa mientras que en otras situaciones puede no serlo tanto.

Se debe tener en cuenta que cuando se crea un índice se esta introduciendo una cantidad de información la cual será útil a la hora de que el motor de la base de datos lea la información de las tablas de la base de datos; pero esa información se tendrá que actualizar cuando la información en las tablas se modifique o actualice, para que en posteriores lecturas el acceso sea el adecuado.

Con ello tenemos que tener en cuenta que en aquellas aplicaciones donde sólo se van a realizar consultas, sistemas de ayuda a la decisión, es mejor tener la base de datos muy indexada mientras que en aplicaciones las cuales requieren actualizaciones de cantidades importantes de información sistemas transaccionales sería conveniente no tener la base de datos muy indexada.

CAMPOS INDEXADOS EN CRITERIOS DE CONSULTAS

En las consultas a menudo se suelen incluir los campos los cuales son clave primaria en las tablas. Estos campos están indexados por ser clave primaria, pero sería interesante investigar aquellos campos los cuales se incluyen en muchas consultas,ya que esos campos son candidatos a ser indexados.

USO DE LA TECNOLOGÍA RUSHMORE PARA CRITERIOS MÚLTIPLES

Microsoft Access 2.0 toma prestada de Microsoft Fox Pro un subconjunto de la tecnología Rushmore de optimización de consultas,

La tecnología Rushmore es un simple mecanismo que aumenta el rendimiento de las consultas que contienen 2 criterios formados por lo que se denomina expresiones simples optimizable.

Una expresiones simples optimizable es una expresión que toma la siguiente forma:

campo indexado operador expresión

Por ejemplo [Fecha de Pedido] = #3/31/95# es una expresión optimizable debido a que :

Fecha de Pedido es un campo indexado

= es un operador el cual esta incluido en la siguiente lista

=, >=, <=, <, >, <>, BETWEEN(Entre) , IN (En) y LIKE (Como)

Mientras Microsoft Access puede optimizar consultas que contengan expresiones de este tipo, Rushmore permite optimizar expresiones de este tipo que estén combinadas con los criterios lógicos AND(y), OR (o), por ejemplo:

[Fecha de Pedido] = #3/31/96# and [País] = ‘USA’

Con tal de que un índice se haya añadido al campo País, Rushmore será capaz de optimizar ambas expresiones obteniendo un rendimiento de la consulta bastante considerable. Para mas información acerca de la tecnología Rushmore buscar en la ayuda “Rushmore”

JOINS CON CAMPOS INDEXADOS

En consultas en las cuales se hayan incluido dos tablas, se tiene que estar seguro de que los campos por los cuales estamos realizando al unión entre ambas tablas, están indexados.

Cuando unimos dos tablas en Microsoft Access debe buscar por aquellos registros los cuales tengan el mismo valor en el campo que une ambas tablas. Para Microsoft Access será mucho mas eficiente buscar en los índices para localizar los registros que cumplen el criterio que tener que buscar en ambas tablas y localizar los registros.

USAR ÍNDICES DE MÚLTIPLES CAMPOS CUANDO SEA NECESARIO

Indices de múltiples campos, es decir, índices que están compuestos por mas de un campo, pueden ser útiles en consultas que realizan joins en los cuales se aplican criterios en todos los campos del índice.

Sólo en algunas circunstancias, Microsoft Access será capaz de optimizar consultas las cuales contengan criterios que se aplican sobre parte de los campos del índice. Para entender los índices compuestos, hay que saber que los índices son creados en el orden en que aparecen en el cuadro de diálogo en el diseño de una tabla. Para usarlos de una manera efectiva se deben crear consultas ( o joins ) que afecten o a todos los campos o a una parte, empezando por el primer campo del índice que aparece en el mencionado cuadro de diálogo.

Por ejemplo, en la base de datos Neptuno, la tabla Detalles de Pedido, tiene una clave primaria la cual esta compuesta de 2 campos, Id de pedido y Id de producto.

Si se realiza una consulta en la cual se seleccionan registros basándose solamente en el segundo campo de la clave primaria, Id de producto, no se obtendrán muy buenos resultados debido a que Microsoft Access se tendrá que buscar en todos los valores de Id de Pedido en el índice para poder evaluar el Id de Producto. Así, sería mucho mas óptimo añadir un índice adicional sobre el campo Id de Producto.

De esa manera Microsoft Access evitaría tener que leer todos los valores de Id de Pedido en el índice que compone la clave primaria, que al ser un índice compuesto de dos campos implica una lectura sobre uno de los campos que no nos ayuda en nada.

CREANDO CONSULTAS MÁS EFICIENTES

Una vez se ha determinado como se van a usar los datos, y ajustado el diseño de la base de datos, es hora de centrarse en las consultas. A continuación se expondrán una serie de recomendaciones para obtener el máximo rendimiento de las consultas de Microsoft Access.

NO USAR CAMPOS CALCULADOS EN CONSULTAS ANIDADAS

Microsoft Access da la capacidad de realizar consultas anidadas, es decir, crear consultas en base a otras consultas, cuando se están creando consultas anidadas se tiene que tener cuidado en evitar los campos calculados en el nivel mas bajo de anidamiento. Los campos calculados puede reducir el rendimiento de una manera significativa, en general es mejor situar los campos calculados en el nivel mas alto de anidamiento.

USO DEL OPERADOR GROUP BY DE MANERA EFICIENTE

Cuando usamos funciones de agrupamiento se tiene que tener una serie de consideraciones a la hora de usarlas para evitar la penalización en el rendimiento.

Cuando estemos usando el operador Group By en un campo que se usa de enlace en un join, es conveniente agrupar en el lado del join que funcione como tabla principal. Si estamos creando una consulta en la base de datos Neptuno en la tablas Pedidos y Detalles de Pedidos y sumamos todos los pedidos por Id de Pedido, habría que agrupar por Id Pedido en la tabla Pedidos ( donde están los campo Precio Unidad y Cantidad ) mejor que en la tabla Detalles de Pedidos.

Si la consulta que estamos construyendo incluye una tabla la cual tiene campos que no se necesitan para obtener la suma total, sería aconsejable realizar el agrupamiento de los campos de esa tabla de manera independiente y posteriormente agruparlos a la primera tabla.

Un ejemplo, si consideramos una consulta la cual une Detalles de Pedido y Productos y la obtención del total de pedidos por producto listados con el nombre del producto, una manera eficiente sería crear dos consultas la primera de ellas obtendría el total de pedidos por id de producto y la segunda consulta englobaría a esta primera con la tabla de productos para recoger el nombre de producto.

Finalmente : Como regla general, evitar el uso del operador Group By sobre campos a menos que sean necesarios para obtener el resultado final. Si no fuera así, el rendimiento se vería afectado.

APLICAR CRITERIOS SOBRE UNO DE LOS LADOS DEL JOIN

En algunos casos el aplicar criterios en una consulta a un campo implicado en un join puede incrementar el rendimiento. Esto es debido a que el criterio de restricción es evaluado antes de realizar un testeo de los valores de ambos lados del join para ver si verifican el criterio. Esta regla no se puede generalizar y tendríamos que verificar con el Monitor de Rendimientos de Consulta para verificar lo comentado.

CONSULTAS COMPILADAS ANTES DE ENTREGAR LA APLICACIÓN.

Aunque no existe la opción de compilar consultas, Microsoft Access almacena las consultas en modo compilado después de que estas han sido ejecutadas. Compilar una consulta envuelve almacenar en un formato interno la consulta así como el plan de acceso. La siguiente vez que la consulta es ejecutada Microsoft Access usa esa información almacenada en lugar de optimizar de nuevo la consulta lo cual levaría algún tiempo.

Cuando se crea una consulta esta no es inicialmente compilada, para forzar a Microsoft Access esta se debe ejecutar al menos una vez, y esta permanecerá compilada hasta que se modifique y almacene de nuevo. Es una buena medida el ejecutar todas las consultas antes de distribuir la aplicación esto asegura que la primera que se ejecute la consulta se usara esa información.

OTRAS CONSIDERACIONES

No cargar las librerías de asistentes esto reducirá el uso de memoria por Microsoft Access y el tiempo de carga.

Cerrar programas los cuales estén residentes en memoria, programas los cuales no se utilicen normalmente, estos programas se cargan normalmente en el Autoexec.bat y Config.sys.

Asegurarnos que el fichero de intercambio es lo suficientemente grande y tiene el atributo de permanente en lugar de temporal.

Periódicamente ejecutar algunas utilidades para defragmentar el disco, esto evita que un fichero tenga su información en clusters no contiguos, si no se hace eso cuando se necesite acceder a disco el tiempo de lectura y escritura se vera incrementado debido a que la información no esta físicamente adyacente.

Usar acceso de 32 bits en Windows 3.11 y versiones posteriores.

Incrementar la memoria Ram en la maquina.

Establecer en el fichero Config.sys al menos a 40 el parámetro Buffers.

Abrir la base de datos en modo exclusivo y cuando se están usando bases de datos las cuales no van a ser usadas por otros usuario, y además estas están en un servidor, sería mejor copiarlas a nuestro disco local y trabajar en local con ellas.

Si se esta usando algún tipo de imagen como tapiz para el fondo de nuestra pantalla, será mejor reemplazarlo por un color sólido, esto puede llegar a ahorrar unos 256K de RAM cuando estamos una configuración VGA Standard.

Propiedades

// Id. de artículo: 550423 – Última revisión: jueves, 08 de mayo de 1997 – Versión: 1.0

La información de este artículo se refiere a:

Microsoft Access 2.0 Standard Edition

Palabras   clave: access   consejos consulta optimizar trucos KB550423

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MS ACCESS: Crear una regla de validación para validar los datos de un campo


En este artículo se explica cómo agregar reglas de validación a una base de datos. Las reglas de validación restringen lo que los usuarios pueden escribir en un campo determinado y, además, ayudan a asegurar que los usuarios de la base de datos especifican el tipo o la cantidad de datos correctos.

¿Qué desea hacer?



Obtener información sobre las reglas de validación

Una regla de validación limita o controla lo que los usuarios pueden escribir en un campo de tabla o un control (como un cuadro de texto) de un formulario. Microsoft Office Access 2007 permite validar los datos de diversas maneras y, a menudo, se usan varias de esas técnicas para definir una regla de validación. Las reglas de validación se pueden considerar como un conjunto de capas y se pueden usar algunas o todas esas capas para asegurar que los usuarios escriben correctamente los datos.

  • Tipos de datos En general, los tipos de datos representan la primera capa de validación. Cuando se diseña una tabla de base de datos, se define un tipo de datos para cada campo de la tabla y ese tipo de datos restringe lo que los usuarios pueden escribir. Por ejemplo, los campos de tipo Fecha/Hora aceptan únicamente fechas y horas, un campo de tipo Moneda acepta únicamente datos monetarios, etc.
  • Tamaños de campo Los tamaños de campo son otra capa de validación. Por ejemplo, si se crea un campo que almacene nombres, se puede configurarlo de modo que acepte un máximo de 20 caracteres. De este modo, se puede evitar que usuarios malintencionados peguen grandes cantidades de texto incoherente en el campo, o bien, que un usuario sin experiencia escriba por error un nombre y un apellido en un campo diseñado para que sólo pueda contener un nombre.
  • Propiedades de tabla Las propiedades de tabla proporcionan tipos de validación muy específicos. Por ejemplo, se puede establecer la propiedad Requerido en y, como resultado, obligar a los usuarios a escribir un valor en un campo.

Se puede usar asimismo la propiedad Regla de validación para requerir que se escriban valores específicos, y la propiedad Texto de validación para informar a los usuarios de los errores. Por ejemplo, si se escribe la regla >100 Y <1000 en la propiedad Regla de validación, se obliga a los usuarios a especificar valores comprendidos entre 100 y 1.000. La regla [FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los usuarios a escribir una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio. Si se escribe el texto “Especifique valores comprendidos entre 100 y 1.000″ o “Especifique una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio” en la propiedad Texto de validación, se indica a los usuarios que han cometido un error y se indica cómo corregirlo.

Para saber los pasos necesarios para agregar una regla de validación a un campo de tabla, vea la sección Validar datos al escribirlos en los campos de una tabla, más adelante en este artículo.

  • Máscaras de entrada Se puede usar una máscara de entrada para validar los datos obligando a los usuarios a escribir los valores de una manera determinada. Por ejemplo, una máscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las fechas en un formato europeo, como 14.04.2007.

Puede usar algunas o todas estas técnicas para validar los datos. Algunas de estas características, como los tipos de datos, forman parte de la base de datos de forma predeterminada, pero otras técnicas, como las propiedades de campo, las reglas de validación y las máscaras de entrada, las puede usar a su discreción.

En este artículo se explica cómo usar las propiedades Texto de validación y Regla de validación en los campos de tabla, consultas y controles de formulario. En este artículo no se abordan las demás herramientas de validación, como son los tipos de datos, los tamaños de campo y las máscaras de entrada.

Para obtener más información sobre los tipos de datos y los tamaños de campo, vea los artículos Modificar o cambiar el tipo de datos definido para un campo. Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Crear una máscara de entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado.

Tipos de reglas de validación

Se pueden crear dos tipos básicos de reglas de validación:

  • Reglas de validación de campo Use una regla de validación de campo para comprobar el valor especificado en un campo al salir del campo. Por ejemplo, supongamos que tiene un campo de fecha y especifica >=#01/01/2007# en la propiedad Regla de validación de ese campo. La regla obliga a los usuarios a escribir fechas que coincidan o sean posteriores al 1 de enero de 2007. Si especifica una fecha anterior a 2007 e intenta ir a otro campo, Access evitará que salga del campo hasta que solucione el problema.
  • Reglas de validación de registro (o tabla) Use una regla de validación de registro para controlar cuándo puede guardar un registro (una fila de una tabla). A diferencia de las reglas de validación de campo, las reglas de validación de registro hacen referencia a otros campos de la misma tabla. Las reglas de validación de registro sirven para comprobar los valores de un campo con respecto a los valores de otro campo. Por ejemplo, supongamos que su compañía le obliga a enviar los productos en un plazo de 30 días y, si no lo hace, deberá reembolsar al cliente parte del precio de compra. Podrá definir una regla de validación de registro como [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 para evitar que alguien especifique una fecha de envío (el valor del campo FechaObligatoria) demasiado lejana.

Si la sintaxis de las reglas de validación parece críptica, en las tablas de la sección Lo que se puede incluir en una regla de validación se explica la sintaxis y se muestran algunas reglas de validación de ejemplo.

Dónde usar las reglas de validación

Se pueden definir reglas de validación para las tablas y los controles de formularios. Cuando se definen reglas para tablas, esas reglas se aplican cuando se importan los datos. Para agregar reglas de validación a una tabla, se abre la tabla en la vista Diseño y se configuran varias propiedades de la tabla. Para agregar reglas de validación a un formulario, se abre el formulario en la vista Diseño y se agregan las reglas a las propiedades de los controles individuales.

Los pasos descritos en la sección Validar datos al escribirlos en los campos de una tabla explican cómo se agregan las reglas de validación a las propiedades de los campos de una tabla. Los pasos descritos en la sección Validar datos al incluirlos en un formulario, que aparece más adelante en este artículo, explican cómo se agregan las reglas a las propiedades de los controles individuales.

Lo que se puede incluir en una regla de validación

Las reglas de validación pueden contener expresiones, es decir, funciones que devuelven un solo valor. Las expresiones se pueden usar para realizar cálculos, manipular caracteres o comprobar datos. Cuando se crean reglas de validación, se usan las expresiones principalmente para comprobar datos. Por ejemplo, una expresión puede comprobar si existe un valor de una serie de valores, como “Tokio” O “Moscú” O “París” O “Helsinki”. Las expresiones también pueden realizar operaciones matemáticas. Por ejemplo, la expresión <100 obliga a los usuarios a especificar valores menores que 100. La expresión ([FechaPedido] – [FechaEnvío]) calcula el número de días transcurridos entre la fecha en que se hizo el pedido y la fecha de envío.

En este artículo no se abordan las expresiones ni las funciones. Para obtener más información sobre las expresiones, vea el artículo Crear una expresión. Para obtener más información sobre las funciones, vea los artículos en Microsoft Office Online.

Para obtener ejemplos de cómo se pueden usar las expresiones para validar datos, vea la sección Validar los datos de un registro.

Los pasos descritos en las siguientes secciones explican cómo se validan los datos de tablas, formularios, consultas y operaciones de importación.

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Validar datos al escribirlos en los campos de una tabla

Los pasos descritos en esta sección explican cómo crear reglas de validación para campos y registros, y explican cómo probar una nueva regla de validación con datos existentes.

Se pueden especificar reglas de validación para todos los tipos de datos, salvo Autonumérico, Objeto OLE, Datos adjuntos y campos de tipo Número definidos como Id. de réplica.

Validar los datos de un campo

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  2. En la columna Nombre del campo, seleccione el campo que desee cambiar.
  3. En la sección inferior del diseñador de consultas, en la ficha General, seleccione el cuadro de la propiedad Regla de validación y, a continuación, escriba la regla de validación.

O bien,

Haga clic en la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en a continuación para iniciar el Generador de expresiones y crear una expresión.

Para obtener más información sobre el uso del Generador de expresiones, vea el artículo Crear una expresión.

Escriba una regla que se aplique únicamente al campo. Por ejemplo, puede escribir >0 para obligar a los usuarios a especificar valores positivos. Recuerde que las reglas de validación de un campo no hacen referencia a otros campos de la tabla. Si la regla hace referencia a otros campos, se trata de una regla de validación de registro.

  1. Seleccione el cuadro de propiedad Texto de validación y escriba un mensaje de validación.

Este mensaje depende de la regla de validación. Escriba un mensaje breve e intente explicar el error que ha cometido el usuario. Para continuar con el ejemplo del paso anterior, podría usar Escriba sólo números positivos como texto de validación.

  1. Guarde el trabajo.

Nota Para obtener más ejemplos de la validación de campos, vea la sección Referencia de validación, más adelante en este artículo.

Validar los datos de un registro

  1. Repita los pasos 1 y 2 de la anterior sección para abrir una tabla en la vista Diseño.
  2. En la ficha General, escriba una regla de validación de registro en el cuadro de propiedad Regla de validación.

O bien,

Haga clic en a continuación para iniciar el Generador de expresiones y crear una expresión.

Para obtener más información sobre el uso del Generador de expresiones, vea el artículo Crear una expresión.

Una regla de validación de registro hace referencia a varios campos de tabla. Por ejemplo, la regla [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 hace referencia a dos campos de tabla, FechaObligatoria y FechaPedido, y asegura que los usuarios especifiquen fechas de envío que no sean posteriores a un plazo de 30 días a partir de la fecha del pedido. Para obtener más ejemplos de la validación de registro, vea la sección Referencia de validación.

  1. Guarde los cambios.

Probar las reglas de validación

  1. Abra la tabla que contiene la regla de validación en la vista Diseño.
  2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haga clic en Probar reglas de validación.
  3. Haga clic en para cerrar el mensaje de alerta e iniciar la prueba.
  4. Si se pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en .
  5. Puede que aparezcan varios mensajes de alerta a medida que proceda. Lea las instrucciones de cada mensaje y, a continuación, haga clic en o No, según proceda, para realizar o detener la prueba.

Probar las reglas de validación mediante una consulta

Nota Puede probar las reglas de validación escribiendo una consulta que compruebe si hay registros que no cumplen la regla de validación. Los resultados de esa consulta muestran exactamente los registros que no cumplen los requisitos de validación. Por ejemplo, si establece la propiedad Requerido en o en No es Nulo, comprobará los campos cuyo valor no sea nulo.

  1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

 

Access abre una nueva consulta en la vista Diseño y muestra el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione las tablas que desee usar en la consulta, haga clic en Agregar para agregarlas a la consulta y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del diseñador de consultas.

  1. En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee incluir en la consulta.

O bien,

Arrastre los campos de la tabla y colóquelos en una celda en blanco de la fila Campo situada en la parte inferior de la cuadrícula de diseño.

Asegúrese de agregar el campo que contiene la regla de validación.

  1. En la celda Criterios del campo que contiene la regla de validación, escriba lo contrario de esa regla.

Por ejemplo, si usa ENTRE 100 Y 1000, escriba <100 O >1000.

  1. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

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Validar datos al escribirlos en un formulario

La manera más fácil y más rápida de aplicar una regla de validación a un formulario es agregar primero la regla al campo de tabla subyacente y, a continuación, usar las herramientas de creación de formulario automatizada incluidas en Access para crear un formulario. Por ejemplo, en la ficha Crear, en el grupo Formularios, puede optar por la creación de un formulario simple, un formulario dividido, un formulario de varios elementos, etc. Cuando usa una de estas herramientas, los controles del formulario heredan las propiedades de tabla subyacentes, inclusive las reglas de validación y el texto de validación.

Asimismo, puede aplicar una regla de validación a un control de formulario abriendo el formulario en la vista Diseño y agregando una regla a la propiedad Regla de validación y el texto del mensaje a la propiedad Texto de validación del control. Se pueden agregar reglas de validación a algunos controles de formulario, no a todos. La manera más fácil de determinar si se puede agregar una regla de validación a un control es abrir el formulario en la vista Diseño y seguir los pasos descritos en esta sección.

Recuerde que un control puede tener otra regla de validación que el campo de tabla al que está enlazado. Cuando existe un conflicto entre las reglas de validación, la regla definida para el campo de tabla tiene prioridad. Asimismo, recuerde que las reglas de controles y campos de tabla pueden cancelarse mutuamente y, por lo tanto, impedir que se introduzcan datos. Por ejemplo, supongamos que aplica la siguiente regla a un campo de fecha de una tabla:

<#01/01/2007#

Y, a continuación, aplica esta regla al control de formulario enlazado al campo de tabla:

>=#01/01/2007#

El campo de tabla requiere ahora valores anteriores al año 2007, pero el control de formulario le obliga a especificar fechas posteriores a ese año, por lo que no puede especificar ningún dato. Si lo intenta en estas condiciones, Access le indicará que especifique fechas anteriores y posteriores a las definidas por las reglas de validación en conflicto, por lo que se encontrará en un callejón sin salida.

En los siguientes pasos se explica cómo agregar reglas de validación a los controles, cómo bloquear los controles y, por consiguiente, evitar que los usuarios cambien los datos.

Crear una regla de validación

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  2. Haga clic con el botón secundario en el control que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades para abrir la hoja de propiedades del control.
  3. Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, escriba la regla de validación en el cuadro de propiedad Regla de validación.

O bien,

Haga clic en a continuación para iniciar el Generador de expresiones y crear una expresión.

Para obtener más información sobre el uso del Generador de expresiones, vea el artículo Crear una expresión.

  1. Escriba un mensaje en el cuadro de propiedad Texto de validación.
  2. Guarde los cambios.

Bloquear un control

  1. Siga los pasos 1 y 2 descritos en la sección anterior para abrir la hoja de propiedades del control que desee bloquear.
  2. Haga clic en la ficha Todas, busque los cuadros de propiedad Activado y Bloqueado y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
  • Para deshabilitar el control (de modo que aparezca atenuado y no esté disponible para tener el foco), establezca el valor de la propiedad Activado en No.
  • Para que se puedan leer los datos del control pero los usuarios no puedan cambiarlos, establezca la propiedad Bloqueado en . Si establece la propiedad Activado en No y la propiedad Bloqueado en , el control no aparecerá atenuado pero no podrá tener el foco.

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Validar datos durante las operaciones de importación

Cuando se agregan reglas de validación a una tabla y, a continuación, se importan datos a esa tabla, Access aplica las reglas de validación a los datos importados. La misma regla se aplica cuando se vincula a datos.

Para obtener más información sobre la importación o la vinculación a datos, vea los siguientes artículos:

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Referencia a las reglas de validación

En las siguientes tablas se muestra información de referencia sobre las reglas de validación, inclusive la sintaxis usada por las reglas más comunes, vínculos a información sobre el uso de los caracteres comodín en las reglas y ejemplos que se pueden adaptar para usarlos con datos propios.

Ejemplos de reglas de validación

La siguiente tabla incluye ejemplos de reglas de validación de campo y de registro, además de texto de validación explicativo. Estos ejemplos se pueden adaptar a los datos propios.

Regla   de validación Texto   de validación
<>0 Especifique un valor que   no sea cero.
>=0 El   valor debe ser igual o mayor que cero.

O bien,

Especifique   un número positivo.

0 o   >100 El   valor debe ser igual que cero o mayor que 100.
ENTRE 0   Y 1 Especifique   un valor con un signo de porcentaje. (Se usa con los campos que almacenan los   valores numéricos como porcentajes).
<#01/01/2007# Especifique   una fecha anterior a 2007.
>=#01/01/2007#   Y <#01/01/2008# La   fecha debe ser del año 2007.
<Fecha() La   fecha de nacimiento no puede ser una fecha futura.
CompCadena(Mayús([Apellidos]),
[Apellidos],0) = 0
Los   datos del campo Apellidos deben escribirse en mayúsculas.
>=Int(Ahora()) Especifique   la fecha de hoy.
H O M Escriba   H para hombre o M para mujer.
COMO   “[A-Z]*@[A-Z].com” O “[A-Z]*@[A-Z].net” O   “[A-Z]*@[A-Z].org” Escriba   una dirección de correo electrónico válida que termine en .com, .net u .org.
[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 Escriba   una fecha obligatoria que no sea posterior a un plazo de 30 días a partir de   la fecha de pedido.
[FechaFin]>=[FechaInicio] Escriba   una fecha de finalización que sea igual o posterior a la fecha de inicio.

Sintaxis de las reglas de validación comunes

Las expresiones en las reglas de validación no tienen ninguna sintaxis especial. En esta sección se explica la sintaxis de algunos de los tipos más comunes de reglas de validación. Recuerde que las expresiones y funciones pueden llegar a ser muy complejas, por lo que no se abordan de manera exhaustiva en este artículo.

Para obtener más información sobre las expresiones, vea el artículo Crear una expresión. Para obtener información sobre las funciones, vea el artículo Funciones (organizadas por categoría).

Tenga en cuenta estas reglas cuando cree expresiones:

  • Escriba los nombres de los campos de tabla entre corchetes; por ejemplo: [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30.
  • Escriba las fechas entre signos de almohadilla (#); por ejemplo: <#01/01/2007#.
  • Escriba los valores de texto entre comillas dobles; por ejemplo: EN (“Tokio”,”París”,”Moscú”). Además, observe que los elementos van separados con una coma y las listas aparecen entre paréntesis.

Además de estas reglas, en la siguiente tabla se muestran los operadores aritméticos comunes y ejemplos de cómo usarlos.

Operador Función Ejemplo
NO Comprueba si hay valores   opuestos. Se puede usar delante de cualquier operador de comparación, salvo   NO ES NULO. NO > 10 (es lo mismo que <=10).
EN Comprueba si hay valores   iguales a los elementos de una lista. El valor de comparación debe ser una lista   de valores separados por comas que aparece entre paréntesis. EN   (“Tokio”,”París”,”Moscú”)
ENTRE Comprueba si hay un   intervalo de valores. Deben haber dos valores de comparación (un valor alto y   un valor bajo) y esos valores deben ir separados por el separador Y. ENTRE 100 Y 1000 (es lo mismo que >=100   Y <=1000)
COMO Busca cadenas modelo   coincidentes en los campos de tipo Texto y Memo. COMO “Geo*”
NO ES NULO Obliga a los usuarios a   escribir valores en el campo. Equivale a establecer el valor de la propiedad   de campo Requerido en . Sin embargo, cuando se habilita la   propiedad Requerido y un usuario no especifica un valor, Access   muestra un mensaje de error poco descriptivo. En general, el uso de las bases   de datos resulta más fácil si se utiliza NO ES NULO y se escribe un mensaje   descriptivo en la propiedad Texto de validación. NO ES NULO
Y Especifica que todos los   datos que se especifiquen deben ser verdaderos o estar dentro de los límites   especificados. >=   #01/01/2007# Y <=#06/03/2008#

Nota Se puede usar Y también para combinar reglas de validación. Por   ejemplo: NO “Reino Unido” Y COMO “R*”.

O Especifica   que uno o varios datos pueden ser verdaderos. enero O   febrero
< Menor   que.
<= Menor o   igual que.
> Mayor   que.
>= Mayor o   igual que.
= Igual   que.
<> Distinto   de.

Usar caracteres comodín en las reglas de validación

Puede usar en las reglas de validación cualquiera de los caracteres comodín proporcionados por Access. Recuerde que Access admite dos juegos de caracteres comodín porque admite dos estándares de Lenguaje de consulta estructurado (SQL), que es el lenguaje que se usa para crear y administrar las bases de datos: ANSI-89 y ANSI-92. Cada uno de esos estándares usa un juego de caracteres comodín distinto.

De forma predeterminada, todos los archivos .accdb y .mdb usan el estándar ANSI-89; sin embargo, los proyectos de Access usan el estándar ANSI-92. Si no conoce Access, en un proyecto de Access, las tablas de la base de datos residen en un equipo en el que se ejecuta Microsoft SQL Server, mientras que los formularios, informes y otros objetos residen en otros equipos. Si lo desea, puede cambiar el estándar ANSI para los archivos .accdb y .mdb a ANSI-92.

Para obtener más información sobre el uso de los caracteres comodín y los estándares ANSI para SQL, vea el artículo Información de referencia sobre los caracteres comodín en Access.

 

 

MS ACCESS: incrustar o vincular un objeto en un formulario (OLE)


Resumen

// Este artículo describe cómo incrustar o vincular un objeto en un campo de objeto OLE en un formulario utilizando las propiedades de marco de objeto de Microsoft Access versión 2.0 mediante programación.

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Más información

// Puede establecer el propiedad Action del marco de objeto en tiempo de ejecución para realizar un número de operaciones en un marco de objeto. Estas operaciones incluyen la capacidad de incrustar y vincular objetos en un marco de objeto, así como otras operaciones que se puede obtener acceso a la funcionalidad OLE.

Hay otras propiedades de marco de objeto que se establezca como requisitos previos para establecer la propiedad Action. Las propiedades que deben establecerse están determinadas por el tipo de objeto OLE que está trabajando y el tipo de acción, mediante la propiedad de la acción que desea realizar.

Nota: Las constantes para utilizan la acción de propiedad se definen en la constante.Archivo TXT, que se incluye con Microsoft Access. Para utilizar las constantes en el código, debe declarar usted mismo o copiarlos de la constante.TXT de archivo y pegarlas en la sección Declaraciones del módulo básico de acceso.

Vincular un objeto OLE

// Para vincular un objeto en un marco de objeto en un formulario, establecer las propiedades siguientes:

  • OLETypeAllowed: Se establece en OLE_LINKED para indicar que el campo OLE contiene un objeto vinculado.
  • SourceDoc: Se establece en la ruta de acceso y el nombre del archivo que se vincularán.
  • ElementoOrigen: Indica los datos en el documento de origen. Podría tratarse de una celda o rango de celdas en una hoja de cálculo de Microsoft Excel o un marcador en un documento Microsoft Word para Windows. Esta propiedad es opcional.

Una vez establecidas estas propiedades, puede establecer la propiedad Action a OLE_CREATE_LINK para vincular el objeto en el marco de objeto.

Ejemplo de código siguiente muestra cómo enlazar mediante programación un rango de celdas de una hoja de cálculo de Microsoft Excel a un campo de objeto OLE denominado totales de ventas depende de un marco de objeto con el mismo nombre en un formulario:

‘ Specify what kind of object can appear in the field.

[Sales Totals].OLETypeAllowed = OLE_LINKED

‘ Specify the file to be linked.

[Sales Totals].SourceDoc = “C:\EXCEL\SALES.XLS”

‘ Specify the (optional) cell range to link to.

[Sales Totals].SourceItem = “R1C1:R5C5″

‘ Create the linked object.

[Sales Totals].Action = OLE_CREATE_LINK

Incrustar un objeto OLE

// Para incrustar un objeto en un marco de objeto en un formulario, establecer las propiedades siguientes:

  • OLETypeAllowed: Se establece en OLE_EMBEDDED para indicar que el campo OLE contiene un objeto incrustado.
  • SourceDoc: Se establece en la ruta de acceso y el nombre del archivo que contiene la información para incrustar.

Una vez establecidas estas propiedades, puede establecer la propiedad Action a OLE_CREATE_EMBED para crear un objeto incrustado con una copia de la información en el archivo de documento de origen.

Ejemplo de código siguiente muestra cómo incrustar un documento de Word para Windows en un campo de objeto OLE denominado enlazado a un marco de objeto con el mismo nombre en un formulario de documentos de Word:

‘ Specify what kind of object can appear in the field.

[Word Documents].OLETypeAllowed = OLE_EMBEDDED

‘ Specify the file containing the information to embed.

[Word Documents].SourceDoc = “C:\WINWORD\JONES.DOC”

‘ Create the embedded object.

[Word Documents].Action = OLE_CREATE_EMBED

Crear un objeto incrustado vacío

// Para crear un objeto incrustado en un marco de objeto, primero hay que establecer las propiedades siguientes:

  • Clase: Establecer el tipo de objeto que desea crear. Una hoja de cálculo de Microsoft Excel, utilice Excel.Sheet. Para un documento de Word para Windows, utilice Word.Document.
  • OLETypeAllowed: Se establece en OLE_EMBEDDED para indicar que el campo OLE contiene un objeto incrustado.

Una vez establecidas estas propiedades, puede establecer la propiedad Action a OLE_CREATE_EMBED para crear un objeto incrustado vacío del tipo especificado en la propiedad de clase. A continuación, establezca la propiedad Action para invocar la aplicación de dicho objeto.

Ejemplo de código siguiente muestra cómo crear mediante programación nuevos documentos de Word para Windows en un campo de objeto OLE denominado enlazado a un marco de objeto con el mismo nombre en un formulario de documentos de Word:

‘ Specify what kind of object can appear in the field.

[Word Documents].Class = “Word.Document”

‘ Specify what kind of object can appear in the field.

[Word Documents].OLETypeAllowed = OLE_EMBEDDED

‘ Create the embedded object.

[Word Documents].Action = OLE_CREATE_EMBED

‘ Invoke Word for Windows to edit the empty embedded object.

[Word Documents].Action = OLE_ACTIVATE

Introducción al uso de OLE en Access


 

// 0;
if(hasTopSearch) {
$(wayfinder).bind(“modalityselect”, function(evt, modalityData, srcEvt) {
srcEvt.preventDefault();
if (modalityData.type !== “SelfHelp”) {
removeGpsSearchFromSearchOptions(“?”);
} else {
var productNode = wayfinder.getCurrentProduct();
var productName = productNode ? productNode.get(“name”) : “”;
if (productName !== “” && productNode.get(“props”).productId) {
var siteName = suggestionFormat.replace(new RegExp(‘\\{0\\}’, ‘gm’), productName);
AddGpsSearchToSearchOptions(siteName, ‘?’);
} else {
removeGpsSearchFromSearchOptions(“?”);
}
}
}).bind(“productselect”, function(evt, productNode, srcEvt) {
var productName = productNode.get(“name”);
var siteName = suggestionFormat.replace(new RegExp(‘\\{0\\}’, ‘gm’), productName);
if (this.getCurrentModality().type === “SelfHelp” && productNode.get(“props”).productId) {
AddGpsSearchToSearchOptions(siteName, ‘?’);
} else {
removeGpsSearchFromSearchOptions(“?”);
}
});
}
window._wayfinder = wayfinder;
$(function() {
wayfinder.enable();
});
})();
// ]]>Introducción al uso de OLE en Access 7.0

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// Este artículo se publicó anteriormente con el número E10432

Expandir todo | Contraer todo//

Resumen

// Este artículo incluye información general sobre el uso de OLE en   Access 7.0.

Más   información

// La tecnología Ole es una funcionalidad a tener en cuenta si se están   desarrollando soluciones con Microsoft Access.

Una primera aproximación nos podría llevar a la siguiente pregunta:

¿Por   qué OLE es importante para desarrollar aplicaciones con Microsoft Access?

OLE   lo podemos definir como un conjunto de servicios software que integrarán   información de diferentes aplicaciones basadas en Windows.

Los servicios OLE para aplicaciones Desktop incluyen:

Incrustar   y Vincular objetos.

Edición   Visual o en el sitio.

Operaciones   de soltar y arrastrar.

Automatización   de aplicaciones cruzadas.

Controles   OLE.

OLE   ayuda a los desarrolladores y usuarios de igual manera, rompiendo las   barreras que hay entre las aplicaciones y haciendo disponible la   funcionalidad, la cual previamente requería un esfuerzo de tiempo en   codificación y mantenimiento de programas.

La siguiente lista nos muestra las características de OLE que son soportadas   en Microsoft Access:

Almacenamiento   de objetos OLE.

Operaciones   de arrastrar y soltar.

Controles   OLE.

Cliente   OLE.

Servidor   OLE.

ALMACENANDO OBJETOS OLE

Para proporcionar a los usuarios la funcionalidad de almacenar cualquier tipo   de datos, un desarrollador puede añadir un campo cuyo tipo de datos es de   tipo Objeto OLE. Un objeto puede ser incrustado en una tabla.

Los objetos enlazados son aquellos que residen fuera de Microsoft Access y   pueden ser actualizados de manera independientemente a la base de datos. Este   tipo de objetos son gestionados no por la base de datos sino por la   aplicación a la cual están vinculados.

Los objetos embebidos, por el contrario, pueden residir completamente en la   base de datos y son gestionados por la propia base de datos. En general, los   objetos enlazados están mejor diseñados para aquellos tipos de datos que   cambian muy a menudo. Además, por otro lado, los objetos incrustados son para   aquellas situaciones en las cuales hay que tener muy en cuenta la   portabilidad.

Un usuario de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones puede incrustar   documentos creados en otras aplicaciones en un campo OLE. Después de que han   sido incrustados, haciendo doble-clic en él, siempre y cuando objeto permite   que éstos sean editados usando la aplicación de la cual son originarios.

Por defecto, los objetos son editados “en el sitio “, es decir, en   otras palabras, Microsoft Access permanece visible y lo que cambia son los   menús y las barras de herramientas, mostrándose aquellas que pertenecen al   entorno en el que el objeto se creó.

Por el contrario, los objetos vinculados son editados en una ventana por   separado y, dependiendo de las necesidades que se tengan, se puede mostrar un   icono o una copia de la imagen.

Microsoft Access proporciona una variedad de modos basado en las propiedades,   de forma que el desarrollador pueda controlar el comportamiento de los   objetos OLE en un formulario

Una cuestión importante sobre los objetos OLE y los formularios de Microsoft   Access para Windows 95 es a cerca de las imágenes. Muchos desarrolladores   usaban anteriormente objetos OLE como imágenes en los formularios. Ahora   existe un nuevo tipo de dato en Microsoft Access para Windows 95, denominado   Imagen. Una Imagen es útil para mostrar gráficos o imágenes los cuales no se   van a modificar. Los objetos OLE son modificables por definición.

OPERACIONES DE ARRASTRAR Y SOLTAR

“Arrastrar y soltar” se presenta como una muy intuitiva   funcionalidad para usuarios de entornos gráficos.

“Cortar y Pegar”, podría ser familiar para aquellos otros usuarios,   pero todo el mundo sabe que para mover algo, se selecciona y se arrastra   donde se quiera llevar.

La capacidad de Edición con “arrastrar y soltar”, es una gran   posibilidad en las aplicaciones de Office. Existen varios modos de edición   dentro de lo que hemos denominado “arrastrar y soltar”: desde la   simple copia y pegado de información sin ningún tipo de formato, hasta pegar   información compleja con formato, el acceso directo y muchas más   características.

La características de edición de arrastrar y soltar no se implementa   normalmente en las soluciones desarrolladas por los usuarios; pero los   desarrolladores deben ser conscientes de las posibilidades que OLE   proporciona a través de Microsoft Access. Aquí tenemos unos pequeños   ejemplos:

Arrastrar   una selección: Por ejemplo, arrastrar un subconjunto de campos de Access a   Word. Por defecto, Word copia los datos de Access a Word usando un formato de   tabla en lugar de copiar los datos sin ningún tipo de formato.

Arrastrar   una lista de una hoja de Excel a una ventana de base de datos de Microsoft   Access, automáticamente cuando Access detecta que le llegan esos datos   comienza a realizar una importación de los datos a una tabla de Microsoft   Access.

Arrastrar   un objeto de Microsoft Access al escritorio de Windows 95, esta operación   automáticamente nos crea un acceso directo, de manera que cuando se realiza   doble-clic sobre dicho acceso directo se abrirá Access abriendo el objeto que   habíamos mencionado antes, un informe, una tabla etc. Los desarrolladores   pueden implementar esta capacidad para dar a los usuarios la opción de poder   tener puntos de entradas para sus aplicaciones sin tener que estar trabajando   con el interfaz de Microsoft Access.

CONTROLES OLE

Una de las características OLE más importantes de Microsoft Access para   Windows 95 son los denominados controles OLE o controles personalizados.

Los controles OLE de 32 bits son componentes reutilizables, los cuales son   suministrados por Microsoft y terceras compañías. Dichos controles pueden   hacer tu aplicación mucho más interesante y atractiva. La principal   característica de esta funcionalidad es que el coste de mantenimiento para estos   objetos es nulo.

Además, existen otros beneficios adicionales:

Los   controles OLE están testeados y depurados cuando estos están disponibles para   su uso.

Los   desarrolladores pueden obtener una amplia variedad de controles procedentes   de diferentes vendedores.

Están   realizados de acuerdo a la tecnología de 32 bits, por lo que su rendimiento   es mayor.

Los   controles OLE son programados como las propiedades de las hojas de datos, con   eventos, y métodos, poseen el mismo concepto de control que otros controles   en Microsoft Access.

Pueden   ser compartidos entre diferentes entornos de desarrollo como por ejemplo   Visual Basic, Microsoft Access, etc.

Existen   una amplia variedad de controles OLE. Microsoft Access proporciona el control   Calendar el cual permite a los usuarios ver y seleccionar fechas de manera   gráfica. A su vez Microsoft Access Developert Toolkit, proporciona 12   controles OLE adicionales, entre ellos esta Data Outline Control, Barra de   Herramientas, Barra de estado y algunos más. Todos estos controles se pueden   distribuir como parte de la aplicación desarrollada por el usuario.

Existe un gran numero de controles OLE procedentes de terceras compañías los   cuales permiten interactuar con dispositivos externos (controles multimedia).

Actualmente se puede encontrar una lista de vendedores de controles OLE   específicos para Microsoft Access en la siguiente dirección de Internet:

http://www.microsoft.com/accessdev/

(http://www.microsoft.com/accessdev/)

Intente este ejemplo :

Para   probar un control OLE, sigamos los pasos siguientes. Se creará un nuevo   formulario basado en una tabla, la cual contiene un campo de tipo fecha.   Estando en modo diseño en el formulario, se debe arrastrar el campo de tipo   fecha de la lista de campos al formulario, para crear un cuadro de texto en   el mencionado formulario. A continuación, se va a añadir el control Calendar   a nuestra caja de herramientas. Para ello, se hará clic sobre el botón   derecho del ratón y posteriormente se seleccionará el menú personalizar.   Seleccionaremos en Categorías Controles Personalizados y posteriormente   arrastraremos el control Calendar a nuestra barra de herramientas.

A continuación, se pulsará, pero no se arrastrará, el control Calendar en la   barra de herramienta; posteriormente, se pulsará y arrastrará al formulario,   el campo de tipo fecha de la lista de campos.

El   control Calendar se creará en el formulario, pero ligado al campo de tipo   fecha de manera que podemos actualizar el campo en la tabla de dos maneras o   a través del cuadro de texto o a través del control Calendar. Se puede ir un   poco más allá, y se puede ver a través del examinador de objetos las   propiedades y métodos que proporciona el control Calendar, para ello se tiene   que ejecutar el menú Examinador de Objetos, desde el modulo de un formulario.

CLIENTE DE AUTOMATIZACIÓN OLE

La posibilidad de Microsoft Access de controlar de manera remota otra   aplicación de Windows a través de Automatización OLE no es nueva. Para   Microsoft Access 95, Microsoft Access funcionaba como cliente de   Automatización OLE en la versión previa de Access.

Dos nuevas características en Microsoft Access 95, son el examinador de   Objetos, descrito anteriormente y el uso de Visual Basic para aplicaciones   como lenguaje para controlar remotamente.

En el siguiente ejemplo de código, veremos cómo se abre una plantilla de   Microsoft Word y se recogen datos de una tabla de Microsoft Access y los   sitúa en un documento.

 

Dim oWord as Object

 

Public Sub   Product_Sheet(frm As Form)

 

Dim   product As String, quote As String, Country As String, _

Family As String

 

‘Instanciamos el objeto de, oWord, como   un objeto de WordBasic

 

Set oWord =   CreateObject(“Word.Basic”)

 

‘Ahora oWord existe,   podemos manipularlo usando VBA

 

With oWord

 

.appmaximize

.filenew “c:\program files\access 95 developer demo\ps.dot”

.viewpage

 

End With

 

‘With/End With es una nueva construcción para Microsoft Access

’95!

 

‘Ponemos algunos data de un formulario   abierto

 

Product =   frm![Bean Name]

Quote   = frm!Description

Country   = frm!Country

Family  = frm!Family

 

‘Sitúa los datos en el   documento Word y lo visualiza

 

With oWord

 

.EditGoto   “Product_Title”

.Insert product

.EditGoto “Product”

.Insert product

.EditGoto “Product2″

.Insert product

.EditGoto “Quote”

.Insert quote

.EditGoto “Country”

.Insert Country

.EditGoto “Family”

.Insert Family

.FilePrintPreview

 

End With

 

End Sub

 

Esta   técnica se puede usar para controlar cualquier aplicación que pueda funcionar   como Servidora OLE de Automatización. En el ejemplo de arriba, los datos   procedentes de Microsoft Access son formateados en Microsoft Word. Esta   técnica también se puede usar para acceder al análisis y las capacidades de   Gráficos de Microsoft Excel, la gestión de proyectos de Microsoft Project,   presentaciones en Microsoft Power Point y en cualquier otra aplicación.

Se puede encontrar información adicional acercar de Automatización OLE,   incluyendo importantes técnicas para optimizar estas situaciones. Pueden   hallarse en artículos como “A Primer on Early Binding” y “Your   Unofficial Guide to Using OLE Automation con Microsoft Office y Microsoft   BackOffice”. Ambos artículos pueden ser hallados en el servidor Web de   Microsoft en:

http://www.microsoft.com/accessdev/

(http://www.microsoft.com/accessdev/)

SERVIDORES DE AUTOMATIZACIÓN OLE

En Microsoft Access 95, existe una nueva característica que permitirá   trabajar como Servidor de Automatización OLE. En otras palabras, Access puede   funcionar como objeto de un programa que está trabajando como cliente de   Automatización OLE. Debido a ésta característica Microsoft Access muestra su   funcionalidad a los clientes de automatización OLE. Una típica situación   podría ser tener a Visual Basic o Microsoft Excel usando automatización OLE   para poder trabajar con los informes en Microsoft Access.

El ejemplo que viene a continuación muestra esta característica desde   Microsoft Excel.

La primera subrutina obtiene una lista de los informes almacenados en una   base de datos de Microsoft Access, y sitúa dicha lista en un array. La   segunda subrutina sirve para imprimir el informe seleccionado por el usuario.

 

Dim objAccess As Object

 

Sub   GetAccessReportList()

 

‘Nota: Para usar el   enlace temprano, como hacemos aquí, tenemos

‘        que tener una referencia en nuestro proyecto, seleccionando

‘        Herramientas / Referencias

 

‘Asumimos que Microsoft Access está   abierto

 

Set   objAccess = GetObject(, “Access.Application.7″)

 

Dim rpt   As Document

Dim   rptCollection As Documents

Dim   rgReports() As String

Dim   iReports As Integer

 

Set   rptCollection = _

objAccess.dbengine(0)(0).containers(“Reports”).Documents

 

‘Establecemos el tamaño   del array basándonos en el numero de

‘informes en la colección.

 

ReDim rgReports(rptCollection.Count)

 

iReports = 0

 

For Each   rpt In rptCollection

 

iReports = iReports + 1

‘Put   the report name in the array

rgReports(iReports) =   rpt.Name

 

Next

 

‘Primero limpiamos la lista, para no   repetir la misma lista.

 

Sheets(“EIS   Report Selector”).ListBoxes.RemoveAllItems

 

‘Añadimos los elementos a   la list box procedentes del array

For iReports   = 1 To rptCollection.Count

 

Sheets(“EIS Report Selector”).ListBoxes(1).AddItem _

rgReports(iReports)

 

Next

 

End Sub

 

Sub   PrintReport()

‘Esta subrutina imprime   el informe

 

objAccess.DoCmd.OpenReport

objAccess.DBEngine(0)(0).Containers(“Reports”)._

Documents(Sheets(1).ListBoxes(1).ListIndex   – 1).Name, 0

 

AppActivate   “Microsoft Access”

 

End Sub

 

Al   usar el examinador de objetos para Microsoft Access desde un Cliente de   Automatización OLE, como Microsoft Excel, se podrá encontrar que Microsoft   Access proporciona 3 librerías para trabajar con ellas: Microsoft Access,   Visual Basic para Aplicaciones y DAO. Esto implica que se puede programar con   objetos contra el motor de base de datos de Microsoft Access. Debido a esto   podemos tener en nuestra aplicación código OLE que nos permita trabajar con   los objetos más apropiados, proporcionados por los servidores de   automatización OLE. Esto nos evitará tener que cargar aplicaciones enteras   cuya funcionalidad la podemos tener con el código anteriormente mencionado.

CONCLUSIÓN

Microsoft Access se apoya mucho de su potencia como plataforma para   desarrollar soluciones para el uso avanzado de tecnología OLE, incluyendo   almacenamiento OLE, operaciones de arrastra y soltar, controles OLE y   Automatización OLE. El uso de OLE de manera eficiente permite a los   desarrolladores obtener completas y elegantes soluciones con un coste   relativamente bajo en desarrollo y mantenimiento.

PRECAUCIÓN: CUALQUIER UTILIZACIÓN POR SU PARTE DEL CÓDIGO O MACRO INCLUIDO EN   ESTE ARTÍCULO SE HARÁ A SU CUENTA Y RIESGO. Microsoft facilita este código o   macro “tal cual” sin garantía de ningún tipo, ya sea explícita o   implícita, incluyendo expresamente en tal exención de responsabilidad y, a   efectos meramente enunciativos y no limitativos, las garantías legales   mercantiles implícitas y/o la adecuación a un propósito o finalidad en   particular.

Propiedades

// Id. de artículo: 550431 – Última revisión: miércoles, 05 de   noviembre de 1997 – Versión: 1.0

La   información de este artículo se refiere a:

Microsoft   Access 95 Standard Edition

Palabras     clave: access     información ole KB550431

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  • ';

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    MS ACCESS: Crear informes sencillos


    http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-informes-sencillos-HA001230739.aspx

    Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los más sencillos a los más complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qué tablas o consultas residen.

    Después de elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informe utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una característica de Access que le guía por una serie de preguntas y, a continuación, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.

    ¿Qué desea hacer?


    Elegir un origen de registros

    Crear un informe mediante la herramienta de informes

    Crear un informe mediante el Asistente para informes

    Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco

    Obtener información sobre las secciones del informe

    Obtener información sobre los controles

    Ajustar el informe en la vista Presentación

    Ajustar el informe en la vista Diseño

    Agregar controles al informe

    Guardar el trabajo

    Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico


    Elegir un origen de registros

    Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, así como de la información almacenada en el diseño del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes también se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en más de una tabla, le será más conveniente utilizar una o más consultas como origen de registros. Puede que dichas consultas ya existan en la base de datos, o bien, puede ser necesario crear consultas específicas que cubran las necesidades del informe. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán obtener acceso a más información sobre las consultas.

    Crear un informe mediante la herramienta de informes

    La herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero resulta muy útil para ver rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la vista Diseño para que se adapte mejor a sus propósitos.

    En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.

    En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe.

    Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.

    Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

    Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access mostrará los datos más recientes del origen de registros.

    Crear un informe mediante el Asistente para informes

    Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre la creación de relaciones.

    En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes.

    Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.

    En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles. Para obtener más información acerca de cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

    Nota Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para informes. Al contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuación, haga clic en Siguiente o en Finalizar para continuar.

    Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas

    Utilice el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaños.

    En el panel de exploración, abra la tabla o consulta que pasará a ser el origen de registros para las etiquetas haciendo doble clic en ella.

    En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.

    Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquetas. En la última, haga clic en Finalizar.

    Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como aparecerán cuando se imprima. Puede utilizar el control deslizante en la barra de estado de Access para ampliar sus detalles. Para ver más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

    Nota Vista preliminar es la única vista que se puede usar para ver varias columnas; las demás vistas muestran los datos en una sola columna.

    Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco

    Si no está interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes, puede utilizar la herramienta Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rápida de crear un informe, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos en él. El siguiente procedimiento muestra cómo utilizar la herramienta Informe en blanco:

    En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Informe en blanco.

    Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos (lista de campos: ventana que enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista Diseños de las páginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orígenes de registros y sus campos en la base de datos subyacente.) se muestra a la derecha de la ventana de Access.

    En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que está más junto a la tabla o tablas que contienen los campos que desea ver en el informe.

    Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo.

    Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título, números de páginas o la fecha y hora del informe.

    Para obtener más información sobre cómo agregar características al informe, siga los vínculos de la sección Vea también.

    Obtener información sobre las secciones del informe

    En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. Puede ver las secciones del informe en la vista Diseño. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

    Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se utiliza para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum (Suma) en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

    Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.

    Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por productos, el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función Suma en el encabezado de grupo, la cantidad resultante de la suma corresponde al grupo actual.

    Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

    Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir información de resumen para un grupo.

    Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.

    Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

    Nota En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando se imprime el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del último pie de grupo o la última línea de detalle en la última página.

    Obtener información sobre los controles

    Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar con información que enriquece la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes.

    Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores contenidos en los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. El tipo más común de control dependiente es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podría obtener esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados.

    Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos (un campo o expresión) son controles independientes. Puede utilizar los controles independientes para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un informe es un control independiente.

    Control calculado Los controles cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo son controles calculados. El valor que desea que aparezca en el control se especifica definiendo una expresión como el origen de los datos del control. Una expresión es una combinación de operadores (como por ejemplo = y + ), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio unidad por un valor constante (0,75).

    = [Precio unidad] * 0,75

    Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, o bien, de un control incluido en el informe.

    En la sección Vea también encontrará vínculos donde podrá obtener más información sobre las expresiones.

    Cuando cree un informe, posiblemente lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes, especialmente si son la mayoría de los controles del informe. Después puede agregar los controles independientes y calculados que completen el diseño utilizando las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño.

    Los controles se enlazan con un campo especificando el campo del cual toma los datos el control. el campo del cual toma los datos el control. Puede crear un control enlazado con el campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el informe. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

    Como alternativa, puede enlazar un campo con un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro del valor OrigenDelControl de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características del control, como su nombre, su origen de datos y su formato.

    Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un control por dos motivos:

    Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como título predeterminado el nombre del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no es necesario escribir manualmente el título.

    Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MáscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar seguro de que estas propiedades del campo seguirán siendo las mismas cuando cree un control dependiente de dicho campo.

    Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, ajuste la propiedad OrigenDelControl al nombre del campo. Para obtener información detallada sobre la propiedad OrigenDelControl, busque “OrigenDelControl” en la Ayuda.

    Ajustar el informe en la vista Presentación

    Después de crear un informe, puede ajustar su diseño con precisión trabajando en la vista Presentación. Con los datos del informe como guía, puede ajustar el ancho de las columnas, reorganizar las columnas y agregar niveles de grupo y totales. Puede colocar nuevos campos en el diseño del informe y establecer las propiedades para el informe y sus controles.

    Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación .

    Access muestra el informe en la vista Presentación.

    Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe así como de sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

    Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al informe. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes:

    En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos existentes.

    Presione ALT+F8.

    Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

    Ajustar el informe en la vista Diseño          

    Puede ajustar el diseño del informe con precisión trabajando en la vista Diseño. Puede agregar nuevos controles y campos al informe agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le permite tener acceso a un mayor número de propiedades que puede establecer para personalizar el informe.

    Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño .

    Access muestra el informe en la vista Diseño.

    La hoja Propiedades se utiliza para modificar las propiedades del informe en sí y los controles y secciones que contiene. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

    El panel Lista de campos se emplea para agregar al diseño del informe campos de la tabla o la consulta subyacentes. Para mostrar el panel Lista de campos, lleve a cabo una de las siguientes acciones:

    En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos existentes.

    Presione ALT+F8.

    Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

    Agregar campos del panel Lista de campos

    Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección del informe donde desee mostrarlo.

    Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desea. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el informe.

    Al colocar los campos en una sección del informe, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno de esos campos e incluye automáticamente un control de etiqueta junto a cada uno de ellos.

    Agregar controles al informe

    Algunos controles se crean automáticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se crea al agregar al informe un campo desde el panel Lista de campos. Se pueden crear otros controles en la vista Diseño mediante las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño tab.

    Averiguar el nombre de una herramienta

    Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta.

    Access muestra el nombre de la herramienta.

    Crear un control utilizando las herramientas del grupo Controles

    Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una casilla de verificación, haga clic en la herramienta Casilla de verificación .

    Haga clic en la cuadrícula del informe donde desea colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y arrástrela en la cuadrícula de diseño para crear un control que tenga el tamaño deseado.

    Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo con la ayuda del procedimiento siguiente:

    Haga clic en el control para seleccionarlo.

    Sitúe el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas .

    Arrastre el control a la ubicación deseada.

    Este procedimiento crea un control “independiente”. Si el tipo de control puede mostrar datos (un cuadro de texto o casilla de verificación, por ejemplo), es necesario especificar un nombre de campo o una expresión en la propiedad OrigenDelControl para el control antes de mostrar ningún dato. Vea la sección Obtener información sobre los controles de este tema para obtener más información.

    Muestre la hoja de propiedades.

    Para mostrar la hoja de propiedades en la Vista Diseño, realice una de las siguientes acciones:

    En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

    Presione F4.

    Volver al principio

    Guarde el trabajo

    Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo siempre que lo necesite. El diseño del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

    Guarde el diseño del informe

    Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

    También puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

    Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar.

    Guarde el diseño del informe con un nombre distinto

    Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

    En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en, seleccione Informe en el cuadro Como y haga clic en Aceptar.

    Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico

    Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo una y otra vez. El diseño del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

    Ver el informe

    Existen varias formas para ver el informe. El método que elija dependerá de lo que desea hacer con el informe y de los datos:

    Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparezcan en el informe antes de imprimirlo, o si desea copiar los datos del informe al Portapapeles, utilice la vista Informe.

    Si desea poder cambiar el diseño del informe mientras ve los datos, utilice la vista Presentación.

    Si simplemente desea ver el aspecto del informe cuando se vaya a imprimir, utilice la Vista preliminar.

    Nota Si el formato del informe cuenta con varias columnas, podrá ver sólo el diseño de columna en la Vista preliminar. La Vista Presentación y la de informe muestran el informe como una única columna.

    Ver el informe en la vista Informe

    La vista Informe es la vista predetermina que se utiliza cuando se hace doble clic en un informe en el panel de exploración. Si el informe no está abierto, haga doble clic sobre él en el panel de exploración para verlo en la vista Informe.

    Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Informes

    Trabajar con los datos en la vista Informe

    En la Vista Informes, puede seleccionar texto y copiarlo en el Portapapeles. Para seleccionar filas completas, haga clic y arrastre en el margen derecho las fichas que desea seleccionar. A continuación puede copiar estas filas en el Portapapeles siguiendo uno de estos procedimientos:

    En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Copiar.

    Haga clic con el botón secundario en las filas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Copiar.

    Método abreviado de teclado Presione CTRL+C.

    Mostrar sólo las filas que desee usando filtros

    Se pueden aplicar filtros directamente al informe sin dejar la vista Informe. Por ejemplo, si se tiene la columna “País/región” y se desea ver sólo aquellas filas donde está “Canadá”, siga el procedimiento siguiente:

    Busque la palabra “Canadá” en el informe y haga clic con el botón secundario sobre ella.

    Haga clic en Igual a “Canadá”.

    Access creará y aplicará el filtro.

    Crear un filtro más detallado

    Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo que desee filtrar.

    Haga clic en Filtros comunes.

    Haga clic en la condición del filtro deseada.

    Especifique los criterios.

    Activar y desactivar un filtro

    Puede alternar entre mostrar contenido filtrado y no filtrado haciendo clic en Alternar filtro en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio. De esta manera no se elimina el filtro: simplemente se activa y se desactiva.

    Quitar un filtro

    Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo cuyo filtro desea quitar.

    Haga clic en Quitar filtro.

    Una vez que se haya eliminado un filtro, no se podrá volver a activar usando el comando Alternar filtro. Tendrá que volver a crear el filtro.

    Nota Si aplica un filtro a un informe y luego guarda y cierra el informe, el filtro también se guarda. Sin embargo, cuando vuelva a abrir el informe, Access no aplicará el filtro. Para volver a aplicar el filtro, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.

    Obtener una vista previa del informe utilizando Vista preliminar

    Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista preliminar en el menú contextual.

    Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las páginas de un informe secuencialmente, o para ir directamente a cualquiera de ellas.

    Haga clic para mostrar la primera página.

    Haga clic para mostrar la página anterior.

    Haga clic para mostrar la página siguiente.

    Haga clic para mostrar la última página.

    Escriba el número de página en este cuadro y presione ENTRAR para ir a una página concreta.


    En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o alejarla para ver la disposición de los datos en la página. Con el cursor dentro del informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, haga clic de nuevo. También puede utilizar el control del zoom en la barra de estado de Access para acercar o alejar la imagen.

    Para cerrar la Vista preliminar, realice una de estas acciones:

    En la ficha Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar.

    Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y elija Vista Presentación o Vista Diseño en el menú contextual.

    Sugerencia Una vez obtenida la vista previa del informe, puede exportar los resultados a Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 o a cualquier otro programa de Office. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar datos, haga clic en el botón del formato que desea y siga las instrucciones.

    Imprimir el informe

    Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que esté abierto o cerrado. Antes de imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la configuración de página, como márgenes u orientación. Access guarda la configuración de página junto con el informe, de modo que sólo es preciso establecerla una vez. Sin embargo, podrá modificarla posteriormente si cambian sus necesidades de impresión.

    Cambiar la configuración de página

    Abra el informe en Vista preliminar. Puede cambiar la configuración de la página en cualquier vista, pero Vista preliminar es mejor porque puede ver inmediatamente el efecto de cualquier cambio realizado.

    En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseño de página, haga clic en Vertical o en Horizontal para definir la orientación de la página; en Tamaño para establecer el tamaño del papel; en Márgenes para ajustar los márgenes, etc.

    Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploración para ver varias páginas y asegurarse de que no se ha creado ningún problema de formato en las páginas siguientes.

    Enviar el informe a una impresora

    Abra el informe en cualquier vista o selecciónelo en el panel de exploración.

    Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir.

    Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.

    Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias.

    Haga clic en Aceptar.

    Volver al principio

    Enviar el informe por correo electrónico

    Puede enviar su informe a los destinatarios como mensaje de correo electrónico en lugar de imprimir una copia de papel.

    En el panel de exploración, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, en Correo electrónico .

    En el cuadro de diálogo Enviar objeto como, dentro de la lista Seleccionar el formato de resultados, haga clic en el formato de archivo que desee utilizar.

    Rellene los demás cuadros de diálogo que aparezcan.

    En el programa de correo electrónico, escriba los detalles del mensaje y envíelo.

    Corresponde a:

    Access 2007

    Vea también:

    Crear e imprimir etiquetas postales

    Crear un informe agrupado o un informe de resumen

    Crear una consulta de selección sencilla

    Crear una expresión

    Crear y utilizar subinformes

    Crear, modificar o eliminar una relación

    Demostración: Alinear automáticamente los controles de un informe

    Ver más

    Final del formulario

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    Microsoft: agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal (Access 2007)


    Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. En este artículo se ofrece una descripción de la finalidad de las claves principales y se explica cómo agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.

    En este artículo



    ¿Qué es una clave principal?

    Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

    Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

    Clave principal

    Clave externa

    A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.

    Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

    Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.

    Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

    Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de “Id.” y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

    Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es “fáctico”, es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información “fáctica” podría cambiar.


    Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habrá dos Id. de producto iguales.


    En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

    Agregar una clave principal autonumérica

    Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño.

    1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
    2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
    3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
    4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
    5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.
    6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.
    7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.

    Definir la clave principal

    Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

    Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.

    1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
    2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
    3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
    4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

    Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

    Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

    1. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

    Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

    Quitar la clave principal

    Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.

    Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.

    1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
    2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
    3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación.

    Eliminar una relación de tabla

    1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas.
    2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.
    1. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.
    2. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR.
    3. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.
    1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
    2. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

    Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

    Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.

    1. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

    El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

    Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige , se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

    Cambiar la clave principal

    Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:

    1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave principal.
    2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave principal.

    Para obtener más información

    Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y la selección de una clave principal adecuada, vea los artículos siguientes: Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear tablas en una base de datos.

    No

    No es lo que esperaba

    Corresponde a:

    Access 2007

    Vea también:

    Agregar o cambiar una columna de búsqueda

    Conceptos básicos del diseño de una base de datos

    Crear o modificar tablas o índices mediante una consulta de definición de datos

    Crear tablas en una base de datos

    Crear, modificar o eliminar una relación

    Demostración: Configurar la relación entre dos tablas

     

     

    © 2012 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.

    //

    MS ACCESS: definir Clave Principal Compuesta


    http://social.msdn.microsoft.com/Forums/es/sqlserveres/thread/364c4d2b-c813-4c84-8b2e-2b265795fd74

    Se utiliza la cláusula CONSTRAINT en las instrucciones ALTER TABLE y CREATE TABLE para crear o eliminar índices. Existen dos sintaxis para esta cláusula dependiendo si desea Crear ó Eliminar un índice de un único campo o si se trata de un campo multiíndice.

     

    Para los índices de campos únicos:

    CONSTRAINT nombre {PRIMARY KEY | UNIQUE | REFERENCES tabla externa

    [(campo externo1, campo externo2)]}

     

    Para los índices de campos múltiples:

    CONSTRAINT nombre {PRIMARY KEY (primario1[, primario2 [,...]]) |

    UNIQUE (único1[, único2 [, ...]]) |

    FOREIGN KEY (ref1[, ref2 [,...]]) REFERENCES tabla externa

    [(campo externo1 ,campo externo2 [,...])]}

     

    En donde:

     

    nombre:  Es el nombre del índice que se va a crear.

    primarioN Es el nombre del campo o de los campos que forman el índice primario.

    únicoN: Es el nombre del campo o de los campos que forman el índice de clave única.

    refN: Es el nombre del campo o de los campos que forman el índice externo (hacen referencia a campos de otra tabla).

    tabla externa: Es el nombre de la tabla que contiene el campo o los campos referenciados en refN

    campos externos: Es el nombre del campo o de los campos de la tabla externa especificados por ref1, ref2,… , refN

     

     

    Si se desea crear un índice para un campo cuando se esta utilizando las instrucciones ALTER TABLE o CREATE TABLE la cláusula CONTRAINT debe aparecer inmediatamente después de la especificación del campo indexado.

     

    Si se desea crear un índice con múltiples campos cuando se está utilizando las instrucciones ALTER TABLE o CREATE TABLE la cláusula CONSTRAINT debe aparecer fuera de la cláusula de creación de tabla.

     

    Notas, para aclarar:

     

    UNIQUE: Genera un índice de clave única. Lo que implica que los registros de la tabla no pueden contener el mismo valor en los campos indexados.

    PRIMARY KEY: Genera un índice primario el campo o los campos especificados. Todos los campos de la clave principal deben ser únicos y no nulos, cada tabla sólo puede contener una única clave principal.

    FOREIGN KEY: Genera un índice externo (toma como valor del índice campos contenidos en otras tablas). Si la clave principal de la tabla externa consta de más de un campo, se debe utilizar una definición de índice de múltiples campos, listando todos los campos de referencia, el nombre de la tabla externa, y los nombres de los campos referenciados en la tabla externa en el mismo orden que los campos de referencia listados. Si los campos referenciados son la clave principal de la tabla externa, no tiene que especificar los campos referenciados, predeterminado por valor, el motor Jet se comporta como si la clave principal de la tabla externa estuviera formada por los campos referenciados.

     

    ——————————————————————————–

    Norman M. Pardell

    ||Microsoft Certified IT Professional|| Database Administrator. Database Developer. SQL Server 2008

     

    MS ACCESS: agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal


    http://office.microsoft.com/es-es/access-help/agregar-establecer-cambiar-o-quitar-la-clave-principal-HA010014099.aspx

    Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. En este artículo se ofrece una descripción de la finalidad de las claves principales y se explica cómo agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.

    En este artículo



    ¿Qué es una clave principal?

    Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

    Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

    Clave principal
    Clave externa

    A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.

    Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

    Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.

    Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

    Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de “Id.” y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

    Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es “fáctico”, es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información “fáctica” podría cambiar.


    Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habrá dos Id. de producto iguales.


    En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina clave compuesta.

    Agregar una clave principal autonumérica

    Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño.

    1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
    2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
    3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
    4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
    5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.
    6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.
    7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.

    Definir la clave principal

    Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

    Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.

    1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
    2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
    3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
    4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

    Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

    Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

    1. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

    Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal

    Quitar la clave principal

    Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.

    Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.

    1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
    2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
    3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación.

    Eliminar una relación de tabla

    1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas.
    2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.
    1. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.
    2. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR.
    3. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.
    1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.
    2. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

    Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

    Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.

    1. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

    El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

    Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige , se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

    Cambiar la clave principal

    Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:

    1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave principal.
    2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave principal.

    Para obtener más información

    Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y la selección de una clave principal adecuada, vea los artículos siguientes: Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear tablas en una base de datos.

    Corresponde a:

    Access 2007

    Vea también:

    Agregar o cambiar una columna de búsqueda

    Conceptos básicos del diseño de una base de datos

    Crear o modificar tablas o índices mediante una consulta de definición de datos

    Crear tablas en una base de datos

    Crear, modificar o eliminar una relación

    Demostración: Configurar la relación entre dos tablas

    © 2012 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.

    MS ACCESS 2007: Obtener información sobre las consultas de creación de tablas


    http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/crear-una-consulta-de-creacion-de-tabla-HA010108505.aspx

    Crear una consulta de creación de tabla

    En este artículo se explica cómo crear y ejecutar una consulta de creación de tabla. Este tipo de consulta se usa cuando hay que copiar los datos a una tabla o almacenar los datos.

    Para cambiar o actualizar parte de los datos de un conjunto existente de registros, como uno o varios campos, se puede usar una consulta de actualización. Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Crear una consulta de actualización.

    Para agregar registros (filas) a una tabla existente, use una consulta de datos anexados. Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados.

    ¿Qué desea hacer?



    Obtener información sobre las consultas de creación de tabla

    Una consulta de creación de tabla recupera datos de una o varias tablas y, a continuación, carga el conjunto de resultados en una nueva tabla. Esa nueva tabla puede residir en la base de datos abierta o puede crearse en otra base de datos.

    En general, se usan consultas de creación de tabla para copiar o almacenar datos. Por ejemplo, supongamos que tiene una o varias tablas con datos de ventas antiguos y va a usar esos datos en informes. Las cifras de ventas no pueden cambiar ya que las transacciones tienen una antigüedad de al menos un día, y la ejecución constante de una consulta para recuperar los datos puede tardar bastante tiempo, especialmente si se ejecuta una consulta compleja con un almacén de datos de gran tamaño. Al cargar los datos en una tabla independiente y usar esa tabla como origen de datos, se puede acelerar las operaciones, reducir la carga de trabajo y almacenar cómodamente los datos. Cuando proceda, recuerde que los datos de la nueva tabla no son más que una instantánea: no tienen conexión ni relación con sus tablas de origen.

    El proceso de creación de una consulta de creación de tabla se compone de los siguientes pasos:

    • Habilite la base de datos si no está firmada o si no reside en una ubicación de confianza. En caso contrario, no podrá ejecutar consultas de acción (consultas de datos anexados, consultas de actualización y consultas de creación de tabla).
    • En la vista Diseño de la consulta, cree una consulta de selección y, a continuación, modifique esa consulta hasta que devuelva los registros que desee. Puede seleccionar datos de más de una tabla y, en términos reales, puede desnormalizar los datos. Por ejemplo, puede incluir los datos de cliente, transportista y proveedor en una sola tabla, lo cual no se hace en una base de datos de producción con tablas correctamente normalizadas. Asimismo, puede usar criterios en la consulta para personalizar o restringir más el conjunto de resultados.

    Para obtener más información sobre cómo normalizar los datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

    • Convierta la consulta de selección en una consulta de creación de tabla, elija una ubicación para la nueva tabla y, a continuación, ejecute la consulta para crear la tabla.

    No confunda una consulta de creación de tabla con una consulta de actualización o de datos anexados. Una consulta de actualización se usa para agregar o cambiar los datos de campos individuales. Una consulta de datos anexados se usa para agregar registros (filas) a un conjunto de registros existente de una tabla existente.

    Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Crear una consulta de actualización. Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados.

    Crear una consulta de creación de tabla

    Para crear una consulta de creación de tabla, cree primero una consulta de selección y, a continuación, conviértala en una consulta de creación de tabla. La consulta de selección puede usar campos calculados y expresiones para ayudar a devolver los datos que necesite. En los siguientes pasos se explica cómo crear y convertir la consulta. Si ya tiene una consulta de selección que se ajuste a sus necesidades, vaya a los pasos descritos para convertir la consulta de selección y ejecutar la consulta de creación de tabla.

    Habilitar la base de datos

    Nota Siga estos pasos únicamente si la base de datos no reside en una ubicación de confianza o no está firmada. Access muestra la barra de mensajes cuando se abre una base de datos que no sea de confianza o no esté firmada.

    1. En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.
    2. En el cuadro de diálogo Confiar en Office, haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Si no ve la Barra de mensajes

    • En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.

    Crear la consulta de selección

    Nota Si ya dispone de una consulta de selección que genere los datos que necesite, vaya a los siguientes pasos.

    1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.
    1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de las que desee recuperar datos. Cada tabla aparece como una ventana en la sección superior del diseñador de consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de agregar tablas.
    2. En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta. Cada campo aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño. Esta figura muestra la cuadrícula de diseño con varios campos de tabla agregados.
    1. De manera opcional, agregue expresiones a la fila Campo.
    2. De manera opcional, agregue criterios a la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.
    3. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en una hoja de datos.
    4. De manera opcional, cambie los campos, expresiones o criterios y vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desee incluir en la nueva tabla.

    Convertir la consulta de selección

    1. Abra la consulta de selección en la vista Diseño, o bien, cambie a la vista Diseño. Access permite hacerlo de varias maneras:
    • Si la consulta está abierta en una hoja de datos, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de documentos de la consulta y haga clic en Vista Diseño.
    • Si la consulta está cerrada, en el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
    1. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear tabla.

    Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.

    1. En el cuadro Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.

    O bien,

    Haga clic en la flecha desplegable y seleccione un nombre de tabla existente.

    1. Siga uno de estos procedimientos:
    • Colocar la nueva tabla en la base de datos activa
    1. Si aún no está seleccionada la opción Base de datos activa, haga clic en ella y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    2. Haga clic en Ejecutar y, a continuación, haga clic en para confirmar la operación.

    Nota Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en y, a continuación, haga de nuevo clic en para crear la nueva tabla.

    • Colocar la nueva tabla en otra base de datos
    1. Haga clic en Otra base de datos.
    2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de archivo de la otra base de datos.

    O bien,

    Haga clic en Examinar, use el cuadro de diálogo Crear tabla para buscar la otra base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    1. Haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Crear tabla.
    2. Haga clic en Ejecutar y, a continuación, haga clic en para confirmar la operación.

    Nota Si está reemplazando una tabla existente, Access elimina primero esa tabla y le pide que confirme su eliminación. Haga clic en y, a continuación, haga de nuevo clic en para crear la nueva tabla.

    Obtener más información sobre los criterios y las expresiones de consulta

    En este artículo se hace referencia a criterios y expresiones de consulta. Un criterio de consulta es una regla que identifica los registros que el usuario desea incluir en una consulta. Los criterios de consulta se usan cuando no se desea ver todos los registros en un conjunto determinado de datos. Por ejemplo, el criterio >25 Y <50 devuelve valores mayores que 25 y menores que 50. El criterio “Chicago” O “París” O “Moscú” devuelve únicamente los registros correspondientes a esas ciudades.

    Para obtener más información sobre cómo usar los criterios, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

    Una expresión es una combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que se evalúan como un solo valor. Se usa una expresión cuando se requieren datos que no residen directamente en una tabla. Por ejemplo, la expresión [PrecioUnidad]*[Cantidad] multiplica el valor del campo PrecioUnidad por el valor del campo Cantidad. Las expresiones se pueden usar de formas muy diversas. El proceso de creación y el uso de las expresiones pueden llegar a ser bastante complejos.

    Para obtener más información sobre cómo crear y usar las expresiones, vea el artículo Crear una expresión

    Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

    De forma predeterminada, cuando se abre una base de datos que no reside en una ubicación de confianza, o bien, cuando se opta por no confiar en la base de datos, Access impide la ejecución de todas las consultas de acción, es decir, las consultas de datos anexados, consultas de actualización, consultas de eliminación y consultas de creación de tabla.

    Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:

    El modo deshabilitado ha bloqueado esta acción o evento

    Si ve ese mensaje, siga este procedimiento:

    Habilitar el contenido bloqueado

    • En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Confiar en Office.

    • Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    • Vuelva a ejecutar la consulta.

    Si no ve la Barra de mensajes

    • Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos, y en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.

    Para obtener más información sobre el modo Deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artículo Proteger una base de datos de Access 2007.

    Corresponde a:

    Access 2007

    Vea también:

    Ejemplos de expresiones

    © 2012 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.

     

    Combinar tablas y consultas en MS ACCESS 2007


     http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/combinar-tablas-y-consultas-HA010096320.aspx

    Cuando se incluyen varias tablas en una consulta, se usan combinaciones que ayudan a obtener los resultados deseados. Una combinación ayuda a que la consulta devuelva únicamente los registros deseados de cada tabla, basándose en cómo esas tablas están relacionadas con otras tablas en la consulta. En este artículo se proporciona información conceptual sobre las combinaciones, se abordan los distintos tipos de combinación y se muestra cómo usarlas.

    En este artículo



    Introducción

    Las bases de datos relacionales se componen, en el nivel más básico, de tablas que guardan relaciones lógicas entre ellas. Las relaciones se usan para conectar las tablas en los campos que tienen en común. Una relación viene representada en una consulta por medio de una combinación.

    Cuando se agregan tablas a una consulta, Microsoft Office Access 2007 crea combinaciones basadas en las relaciones que se han definido entre las tablas. Se pueden crear manualmente combinaciones en las consultas, incluso si no representan relaciones ya definidas. Si se usan otras consultas (en vez de las tablas o además de ellas) como origen de los datos de una consulta, se pueden crear combinaciones entre las consultas de origen y también entre esas consultas y todas las tablas que se usen como origen de datos.

    Las combinaciones se comportan de manera similar a los criterios de consulta ya que establecen reglas que deben cumplir los datos que se van a incluir en las operaciones de consulta. A diferencia de los criterios, las combinaciones especifican asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de combinación se combinen en el conjunto de registros para formar una sola fila.

    Hay cuatro tipos básicos de combinación: combinaciones internas, combinaciones externas, combinaciones cruzadas y combinaciones de desigualdad. En este artículo se aborda cada tipo de combinación que se puede usar, por qué se usa cada uno de los tipos y cómo se crean las combinaciones.

    Combinaciones internas

    Las combinaciones internas son el tipo de combinación más común. Indican a una consulta que las filas de una de las tablas combinadas corresponden a las filas de otra tabla, basándose en los datos incluidos en los campos combinados. Cuando se ejecuta una consulta con una combinación interna, se incluirán en las operaciones de consulta únicamente las filas en las que haya un valor común en ambas tablas combinadas.

    ¿Por qué se usa una combinación interna?

    Se usa una combinación interna cuando se desea que se devuelvan únicamente las filas de ambas tablas de la combinación que coinciden en el campo combinado.

    ¿Cómo se usa una combinación interna?

    En la mayoría de los casos, no hay que hacer nada para poder usar una combinación interna. Si se han creado relaciones entre las tablas en la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ficha de objeto en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.), Access crea automáticamente las combinaciones internas cuando se agregan tablas relacionadas en la vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta. Si se aplica la integridad referencial (integridad referencial: reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se agregan, actualizan o eliminan registros.), Access muestra asimismo “1″ sobre la línea de combinación para indicar la tabla del lado “uno” de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) así como el símbolo de infinito () para indicar la tabla del lado “varios”.

    Aunque no se hayan creado relaciones, Access crea automáticamente combinaciones internas si se agregan dos tablas a una consulta y cada una de esas tablas tiene un campo con un tipo de datos igual o compatible y uno de los campos combinados es una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.). Los símbolos de “uno” y “varios” no se muestran en este caso porque no se aplica la integridad referencial.

    Si se agregan consultas a una consulta y no se crean relaciones entre esas consultas, Access no crea automáticamente combinaciones internas entre esas consultas o entre las consultas y las tablas. En general, es el usuario quien tiene que crearlas. Para crear una combinación interna, se arrastra un campo de un origen de datos a un campo de otro origen de datos. Access muestra una línea entre los dos campos para indicar que se ha creado una combinación.

    Sintaxis SQL para una combinación interna

    Las combinaciones internas se especifican en SQL en la cláusula FROM, tal y como se muestra a continuación:

    FROM tabla1 INNER JOIN tabla2 ON tabla1.campo1operadordecomparación tabla2.campo2

    La operación INNER JOIN consta de las siguientes partes:

    Parte Descripción
    tabla1, tabla2 Nombres de las tablas   cuyos registros se combinan.
    campo1, campo2 Nombres de los campos que   se combinan. Si no son numéricos, los campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo de datos: característica de un campo   que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son:   Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant   (predeterminado).) y contener la misma clase de datos, pero   no tienen que tener el mismo nombre.
    operadordecomparación Cualquier operador de   comparación relacional: “=”, “<”, “>”,   “<=”, “>=” o “<>”.

    Para obtener más información sobre la sintaxis de las combinaciones internas, vea el tema Operación INNER JOIN.


    Combinaciones externas

    Las combinaciones externas indican a una consulta que, si bien algunas de las filas en ambos lados de la combinación coinciden exactamente, la consulta debe incluir todas las filas de una tabla así como las filas de la otra tabla que comparten un valor común en ambos lados de la combinación.

    Las combinaciones externas pueden ser combinaciones izquierdas o combinaciones derechas. En una combinación izquierda, la consulta incluye todas las filas de la primera tabla de la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las filas de la otra tabla donde el campo de combinación contiene valores comunes de ambas tablas. En una combinación derecha, la consulta incluye todas las filas de la segunda tabla de la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las filas de la otra tabla donde el campo de combinación contiene valores comunes de ambas tablas.

    Nota Se puede saber fácilmente qué tabla es la de la izquierda o la de la derecha en una combinación; para ello basta con hacer doble clic en la combinación y consultar el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. También puede cambiar a la vista SQL y examinar la cláusula FROM.

    Dado que algunas de las filas en un lado de una combinación externa no tendrán filas correspondientes en la otra tabla, algunos de los campos devueltos en los resultados de la consulta de esa otra tabla estarán vacíos cuando no coinciden las filas.

    ¿Por qué se usa una combinación externa?

    Se usa una combinación externa cuando se desea que los resultados incluyan todas las filas de una de las tablas de la combinación y se desea que la consulta devuelva sólo las filas de la otra tabla que coinciden con la primera tabla del campo de combinación.

    ¿Cómo se usa una combinación externa?

    Las combinaciones externas se crean modificando las combinaciones internas.

    Convertir una combinación interna en una combinación externa

    1. En la vista Diseño de la consulta, haga doble clic en la combinación que desee cambiar.

    Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

    1. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, observe las opciones situadas junto a la opción 2 y la opción 3.
    2. Haga clic en la opción que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    3. Access muestra la combinación así como una flecha que va desde el origen de datos donde estarán incluidas todas las filas hasta el origen de datos donde estarán incluidas sólo las filas que cumplan la condición de combinación.

    Sintaxis SQL para una combinación externa

    Las combinaciones externas se especifican en SQL en la cláusula FROM, tal y como se muestra a continuación:

    FROM tabla1 [ LEFT | RIGHT ] JOIN tabla2
    ON tabla1.campo1operadordecomparación tabla2.campo2

    Las operaciones LEFT JOIN y RIGHT JOIN constan de las siguientes partes:

    Parte Descripción
    tabla1, tabla2 Nombres de las tablas   cuyos registros se combinan.
    campo1, campo2 Nombres de los campos que   se combinan. Estos campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo de datos: característica de un campo   que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son:   Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant   (predeterminado).) y contener la misma clase de datos, pero   no tienen que tener el mismo nombre.
    operadordecomparación Cualquier operador de   comparación relacional: “=”, “<”, “>”,   “<=”, “>=” o “<>”.

    Para obtener más información sobre la sintaxis de las combinaciones externas, vea el tema Operaciones LEFT JOIN, RIGHT JOIN.


    Combinaciones cruzadas

    Las combinaciones cruzadas se diferencian de las combinaciones internas y externas en que no se representan explícitamente en Office Access 2007. En una combinación cruzada, cada fila de una tabla se combina con cada fila de otra tabla, generando lo que se denomina un producto cruzado o producto cartesiano. Cada vez que se ejecuta una consulta con tablas que no están explícitamente combinadas, se genera un producto cruzado. Las combinaciones cruzadas suelen ser involuntarias, aunque hay casos en los que pueden resultar útiles.

    ¿Por qué se usa una combinación cruzada?

    Se usa una combinación cruzada cuando se desea comprobar todas las combinaciones posibles de las filas de dos tablas o consultas. Por ejemplo, supongamos que su negocio tiene un año fantástico y está considerando la posibilidad de ofrecer descuentos a sus clientes. Podrá crear una consulta que sume las compras de cada cliente, crear una pequeña tabla con los posibles porcentajes de descuento y combinar las dos en otra consulta que lleve a cabo una combinación cruzada. El resultado será una consulta que muestre un conjunto de descuentos hipotéticos para cada cliente.

    ¿Cómo se usa una combinación cruzada?

    Se genera una combinación cruzada cada vez que se incluyen tablas o consultas en una consulta y no se crea al menos una combinación explícita para cada tabla o consulta. Access combina todas las filas de cada tabla o consulta que no está explícitamente combinada con ninguna otra tabla o consulta con cada dos filas de los resultados. Contemplemos el caso de los descuentos del párrafo anterior. Supongamos que tiene 91 clientes y desea examinar cinco posibles porcentajes de descuento. La combinación cruzada genera 455 filas (el resultado de multiplicar 91 por 5).

    Tal y como se puede imaginar, las combinaciones cruzadas involuntarias pueden crear un número considerable de filas en los resultados de consulta. Es más, estos resultados suelen no tener sentido porque, si en realidad la intención no es combinar cada fila con cada dos filas, la mayoría de las filas combinadas que aparecen en los resultados no tendrán ningún sentido. En último lugar, las consultas que usan combinaciones cruzadas involuntarias pueden tardar mucho tiempo en ejecutarse.

    Combinación cruzada involuntaria en la vista Diseño de la consulta.

    Los campos rodeados de un círculo deben estar combinados.

    Producto cruzado devuelto por la combinación cruzada involuntaria arriba representada.

    Observe el número considerable de registros.

    Resultados después de crearse la combinación correcta.

    Observe que el número de registros es mucho menor.

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    Combinaciones de desigualdad

    Las combinaciones no tienen que basarse necesariamente en la equivalencia de los campos combinados. Una combinación puede basarse en cualquier operador de comparación, como mayor que (>), menor que (<) o no es igual a (<>). Las combinaciones que no se basan en la equivalencia se denominan combinaciones de desigualdad.

    ¿Por qué se usa una combinación de desigualdad?

    Si se desea combinar las filas de dos orígenes de datos basándose en los valores de campo que no son iguales, se usa una combinación de desigualdad. Normalmente, las combinaciones de desigualdad se basan en los operadores de comparación mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), o bien, menor o igual que (<=). Las combinaciones de desigualdad que se basan en el operador no es igual a (<>) pueden devolver casi tantas filas como las combinaciones cruzadas, por lo que los resultados pueden ser difíciles de interpretar.

    ¿Cómo se usa una combinación de desigualdad?

    Las combinaciones de desigualdad no se admiten en la vista Diseño. Si desea usarlas, deberá hacerlo en la vista SQL. Sin embargo, se puede crear una combinación en la vista Diseño, cambiar a la vista SQL, buscar el operador de comparación igual a (=) y cambiarlo al operador que desee usar. Después, sólo podrá abrir la consulta en la vista Diseño si cambia primero el operador de comparación al operador igual a (=) en la vista SQL.

    Quitar una combinación

    Si crea una combinación por equivocación, por ejemplo, entre dos campos con tipos de datos distintos, podrá eliminarla. Para eliminar una combinación:

    1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la combinación que desee quitar.
    2. Presione SUPR.

    O bien,

    • En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón secundario en la combinación que desee quitar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

    Corresponde a:

    Access 2007

    Vea también:

    Conceptos básicos del diseño de una base de datos

    Crear, modificar o eliminar una relación

    Guía de relaciones de tablas

    Introducción a las consultas

    Operación INNER JOIN

    Operaciones LEFT JOIN, RIGHT JOIN

    © 2012 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.

    //  

    MS ACCESS: Crear un formulario


    // http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx

    Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

    Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a crear formularios con rapidez, así como nuevos tipos de formulario y nuevas características que mejoran el uso de las bases de datos.

    Nota En este artículo se supone que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o varias tablas) y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos. Para obtener más información sobre las tablas y consultas, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

    ¿Qué desea hacer?


    Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

    Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

    Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos

    Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

    Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

    Obtener información sobre los controles

    Obtener información sobre los diseños de controles

    Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño

    Ajustar un formulario en la vista Presentación

    Ajustar un formulario en la vista Diseño

    Agregar controles a un formulario

    Guardar el trabajo


    Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

    Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

    Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

    En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

    En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

    Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.

    Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.

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    Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

    Un formulario dividido es una característica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

    Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas acciones).

    Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, a continuación, usar la parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro.

    Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

    En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.

    En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido.

    Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.

    Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un formulario dividido, vea el artículo Crear un formulario dividido.

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    Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos

    Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero es más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos.

    En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

    En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios.

    Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.

    Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles. Para obtener más información sobre la personalización de los formularios, vea las secciones Ajustar un formulario en la vista Presentación, Ajustar un formulario en la vista Diseño y Agregar controles a un formulario.

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    Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

    Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creación de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más información sobre la creación de relaciones, vea los vínculos en la sección Vea también de este artículo.

    En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios .

    Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios.

    Nota Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.

    En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

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    Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

    Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos.

    En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.

    Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

    En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.

    Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

    Nota El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar en función de qué parte del formulario esté seleccionada actualmente. Si no puede agregar un campo al formulario, seleccione una parte distinta del formulario y pruebe a agregar el campo de nuevo. Para obtener más información sobre cómo trabajar con el panel Lista de campos, vea el artículo Agregar un campo a un formulario o informe.

    Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora.

    Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseño . A continuación, podrá usar las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.

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    Obtener información sobre los controles

    Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con información que mejora la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. El control más común es el cuadro de texto, pero también hay otros controles como etiquetas, casillas de verificación y controles de subformulario y subinforme.

    Los controles pueden ser controles dependientes, independientes y calculados:

    Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores procedentes de los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podría obtener esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados.

    Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos (como un campo o una expresión) son controles independientes. Los controles independientes se usan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un formulario es un control independiente.

    Control calculado Un control cuyo origen de datos es una expresión en vez de un campo se denomina control calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se define una expresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores (por ejemplo, = y +), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio por unidad por un valor constante (0,75).

    = [Precio unidad] * 0,75

    Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un formulario, o bien, los datos de otro control incluido en el formulario.

    Para obtener más información sobre las expresiones, vea los vínculos de la sección Vea también.

    Cuando se crea un formulario, probablemente sea más eficaz agregar y organizar primero todos los controles dependientes, especialmente si representan la mayoría de los controles en el formulario. Después se pueden agregar los controles independientes y calculados que completen el diseño mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño en la vista Diseño.

    Un control se enlaza a un campo identificando el campo del que proceden los datos del control. Se puede crear un control enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario. En el panel Lista de campos, se muestran los campos de la tabla o consulta subyacente del formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, presione ALT+F8, o bien, en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campo existente. Cuando se hace doble clic en un campo del panel Lista de campos, Access agrega al formulario el tipo de control apropiado para ese campo.

    Asimismo, se puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro Origen del control de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características del control, como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para abrir la hoja de propiedades, presione F4.

    El panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente, por dos motivos:

    Access rellena automáticamente la etiqueta asociada del control con el nombre del campo (o el título definido para ese campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no hay que escribir la etiqueta del control.

    Access establece automáticamente muchas de las propiedades del control en los valores apropiados de acuerdo con las propiedades del campo en la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato, Lugares decimales y Máscara de entrada).

    Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo a un campo, establezca la propiedad Origen del control del control en el nombre del campo. Para obtener información detallada sobre la propiedad Origen del control, presione F1 mientras que el cursor se encuentra en la lista desplegable de la propiedad.

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    Descripción de los diseños de controles

    Los diseños de controles son guías que permiten alinear los controles horizontal y verticalmente para proporcionar un aspecto uniforme. Puede considerar que un diseño de controles es como una tabla donde cada celda contiene un control. Los siguientes procedimientos le indican cómo se pueden agregar, eliminar o reorganizar los controles en los diseños de controles.

    Los diseños de controles pueden ser de dos tipos: tabulares y apilados.

    En los diseños de controles tabulares, los controles están organizados en filas y columnas, al igual que en una hoja de cálculo, con etiquetas en la parte superior. Los diseños de controles tabulares siempre se expanden en dos secciones de un formulario; en cualquier sección que haya controles, las etiquetas estarán en la sección de arriba.

    En los diseños apilados, los controles se organizan verticalmente, al igual que se puede ver en un formulario en papel, con una etiqueta a la izquierda de cada control. Los diseños apilados están siempre incluidos en una sección de formulario simple.

    Puede contar con varios diseños de controles de distintos tipos en un formulario. Por ejemplo, puede tener un diseño tabular para crear una fila de datos para cada registro y uno o varios diseños apilados debajo donde se incluyan más datos del mismo registro.

    Crear un nuevo diseño de control

    Access crea automáticamente diseños de controles apilados en cualquiera de las siguientes circunstancias:

    Un formulario nuevo se puede crear haciendo clic en Formulario en el grupo Formularios de la ficha Crear.

    Un formulario nuevo se puede crear haciendo clic en Formulario en blanco en el grupo Formularios de la ficha Crear y, a continuación, arrastrando un campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

    En un formulario existente, puede crear un nuevo diseño de controles siguiendo este procedimiento:

    Seleccione un control que desee agregar al diseño.

    Si desea agregar otros controles al mismo diseño, mantenga presionada la tecla MAYÚS y proceda a seleccionarlos.

    Siga uno de estos procedimientos:

    En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en Tabular o en Apilado .

    Haga clic con el botón secundario en los controles seleccionados, elija Diseño y haga clic en Tabular o Apilado .

    Access crea el diseño de controles y le agrega los controles seleccionados.

    Cambiar un diseño de controles del formato tabular al apilado y viceversa

    Para cambiar un diseño entero de un tipo de diseño a otro:

    Seleccione el diseño de controles haciendo clic en el selector de diseño naranja situado en la esquina superior izquierda del diseño. Se seleccionarán todas las celdas del diseño.

    Siga uno de estos procedimientos:

    En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, elija el tipo de diseño que desee (Tabular o Apilado ).

    Haga clic con el botón secundario en el diseño de controles, elija Diseño y, a continuación, haga clic en el tipo de diseño que prefiera.

    Access reorganiza los controles en el tipo de diseño que usted prefiera.

    Dividir un diseño de controles en varios diseños

    Puede dividir un diseño de controles en varios diseños siguiendo este procedimiento:

    Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en los controles que desee mover hasta el nuevo diseño de controles.

    Siga uno de estos procedimientos:

    En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en el tipo de diseño que desee para el nuevo diseño (Tabular o Apilado ).

    Haga clic con el botón secundario en los controles seleccionados, elija Diseño y, a continuación, haga clic en el tipo de diseño que prefiera para el nuevo diseño.

    Access crea el nuevo diseño de controles y le agrega los controles seleccionados.

    Organizar los controles en un diseño de controles

    Puede mover un control dentro de un diseño de controles arrastrándolo hasta la ubicación que desee. Al arrastrar el campo, una barra horizontal o vertical indica dónde se colocará el campo al soltar el botón del mouse.

    Puede mover un control de un diseño de controles a otro del mismo tipo. Por ejemplo, puede arrastrar un control desde un diseño apilado a otro, pero no podrá arrastrarlo hasta uno tabular.

    Agregar controles a un diseño de controles

    Para agregar un nuevo campo desde el panel Lista de campos a un diseño de controles existente

    Arrastre el campo desde el panel Lista de campos hasta el diseño. Una barra horizontal o vertical indica dónde se colocará el campo al soltar el botón del mouse.

    Para agregar controles existentes a un diseño de controles existente

    Seleccione el primer control que desee agregar al diseño de controles.

    Si desea agregar otros controles al mismo diseño, mantenga presionada la tecla MAYÚS y proceda a seleccionarlos. Si lo desea, puede seleccionar controles que estén en otros diseños de controles.

    Siga uno de estos procedimientos:

    Si el formulario está abierto en la vista Diseño, arrastre los campos seleccionados hasta el diseño. Una barra horizontal o vertical indicará dónde se colocará el campo al soltar el botón del mouse.

    Si el formulario está abierto en la vista Diseño:

    En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en el tipo de diseño al que está agregando los controles. Si está agregando controles a un diseño tabular, haga clic en Tabular . Si está agregando controles a un diseño apilado, haga clic en Apilado .

    Access crea el nuevo diseño y le agrega los controles seleccionados.

    Arrastre el nuevo diseño hasta el diseño existente. Una barra horizontal o vertical indicará dónde se colocará el campo al soltar el botón del mouse.

    Eliminar controles de un diseño de controles

    Eliminar un control de un diseño de controles permite colocarlo en cualquier parte del formulario sin que ello repercuta en la posición de los demás controles.

    Seleccione el control que desee eliminar del diseño. Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione los controles que desee eliminar. Para seleccionar todos los controles del diseño, haga clic en el cuadro del selector del diseño situado en la parte superior izquierda del diseño.

    Siga uno de estos procedimientos:

    En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en Eliminar .

    Haga clic con el botón secundario en uno de los controles seleccionados, elija Diseño y, después, haga clic en Eliminar .

    Access elimina los controles seleccionados del diseño.

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    Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño

    Vista Presentación La vista Presentación es la vista más intuitiva que se usa para modificar los formularios. Se puede usar para llevar a cabo casi todos los cambios en Office Access 2007. En la vista Presentación, el formulario se está ejecutando, por lo que los datos se pueden ver de manera muy similar a como aparecen en la vista Formulario. Sin embargo, en la vista Presentación, también se pueden realizar cambios en el diseño de formulario. Dado que se ven los datos durante la modificación de los formularios, se trata de una vista muy útil para configurar el tamaño de los controles o llevar a cabo casi todas las tareas que afecten a la apariencia y al uso del formulario.

    Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentación y que requieren pasar a la vista Diseño. En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que hay que cambiar a la vista Diseño para llevar a cabo un cambio determinado.

    Vista Diseño La vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura de un formulario. Se pueden ver las secciones Encabezado, Detalle y Pie de página de un formulario. Cuando se muestra en la vista Diseño, el formulario no se está ejecutando en realidad, por lo que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios de diseño; sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar más fácilmente en la vista Diseño que en la vista Presentación. Se puede:

    Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como etiquetas, imágenes, líneas y rectángulos.

    Editar los orígenes de los controles de cuadro de texto en los propios cuadros de texto sin usar la hoja de propiedades.

    Cambiar el tamaño de las secciones de los formularios como, por ejemplo, la sección Encabezado del formulario o la sección de detalle.

    Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentación (como Vista predeterminada o Permitir vista Formulario).

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    Ajustar un formulario en la vista Presentación

    Una vez creado el formulario, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Presentación. Usando los datos reales del formulario como punto de referencia, se pueden reorganizar los controles y ajustar su tamaño. Se pueden colocar controles nuevos en el formulario y configurar las propiedades del formulario y de sus controles.

    Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del formulario en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación .

    Access muestra el formulario en la vista Presentación.

    Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

    Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño de formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes.

    En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos existentes.

    Presione ALT+F8.

    A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

    Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del formulario donde desee incluirlo.

    Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

    Volver al principio

    Ajustar un formulario en la vista Diseño

    Se puede ajustar asimismo el diseño de un formulario en la vista Diseño. Se pueden agregar nuevos controles y campos al formulario agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades incluye un gran número de propiedades que se pueden configurar para personalizar el formulario.

    Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del formulario en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño ..

    Access muestra el formulario en la vista Diseño.

    Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

    Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes:

    En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos existentes.

    Presione ALT+F8.

    A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

    Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del formulario donde desee incluirlo.

    Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

    Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del formulario donde desee incluirlo.

    Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

    Volver al principio

    Agregar controles a un formulario

    Algunos controles se crean automáticamente, como el control dependiente que se crea cuando se agrega al formulario un campo del panel Lista de campos. En la vista Diseño, se pueden crear muchos otros controles mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.

    Nota Muchas de las herramientas del grupo Controles son accesibles únicamente mientras esté abierto el formulario en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del formulario en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño .

    Determinar el nombre de una herramienta

    Sitúe el puntero del mouse sobre la herramienta.

    Access muestra el nombre de la herramienta.

    Utilizar asistentes para controles

    Puede usar los asistentes para que le ayuden a crear botones de comando, cuadros de lista, subformularios, cuadros combinados y grupos de opciones. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si no está seleccionada la opción Utilizar asistentes para controles, haga clic en ella para seleccionarla.

    Si prefiere crear controles sin la ayuda del asistente, haga clic en Utilizar asistentes para controles de modo que no esté seleccionada esta opción.

    Crear un control mediante las herramientas del grupo Controles

    Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una casilla de verificación, haga clic en la herramienta Casilla de verificación.

    En la cuadrícula de diseño del formulario, haga clic en el lugar donde desee colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y, a continuación, arrastre el puntero del mouse en la cuadrícula de diseño del formulario para crear un control con el tamaño deseado.

    Si seleccionó Utilizar asistentes para controles y el control que está colocando tiene asociado un asistente, este asistente se iniciará y le guiará para configurar el control.

    Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo de la siguiente manera:

    Haga clic en el control para seleccionarlo.

    Sitúe el puntero del mouse sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas .

    Haga clic y arrastre el control hasta la ubicación deseada.

    Si usa un Asistente para controles, puede que el asistente contenga pasos para ayudarle a enlazar el control a un campo. En caso contrario, mediante este procedimiento se crea un control independiente. Si el control es del tipo que puede mostrar datos (por ejemplo, un cuadro de texto o una casilla de verificación), es preciso especificar un nombre de campo o una expresión en el cuadro de la propiedad Origen del control para que se muestren los datos. Para ver las propiedades de un control, seleccione el control y, a continuación, presione F4. Para obtener más información, vea la sección Obtener información sobre los controles.

    Guardar el trabajo

    Tras guardar el diseño de un formulario, se puede guardar el formulario tantas veces como se desea. El diseño permanece intacto, pero los datos actuales se ven cada vez que se muestra el formulario. Si cambian sus necesidades, puede modificar el diseño o crear un nuevo formulario basado en el original.

    Guardar el diseño del formulario

    Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

    Asimismo, puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido, o bien, presionar CTRL+G.

    Si el formulario no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del formulario y haga clic en Aceptar.

    Guardar el diseño del formulario con otro nombre

    Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

    En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar formulario en, seleccione Formulario en la lista Como y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Corresponde a:

    Access 2007

    Vea también:

    Agregar un campo a un formulario o informe

    Crear tablas en una base de datos

    Crear un formulario dividido

    Crear un formulario que contiene un subformulario (formulario de uno a varios)

    Crear una consulta de selección sencilla

    Crear una expresión

    Demostración: Alinear automáticamente los controles de un informe

    Ver más

    © 2012 Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.

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    alpha five for rapid web app development‏


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    Microsoft: Relaciones entre tablas en un modelo de datos


    http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/relaciones-entre-tablas-en-un-modelo-de-datos-HA102836654.aspx

    // Agregue mayor eficacia al análisis de datos creando relaciones entre los datos de tablas diferentes. Una relación es una conexión entre dos tablas de datos, basada en una columna de cada tabla. Para ver por qué son útiles las relaciones, imagine que realiza el seguimiento de los datos de los pedidos de los clientes de su negocio. Podría realizar el seguimiento de todos los datos en una sola tabla que tiene una estructura como la siguiente:

    CustomerID Name EMail DiscountRate OrderID OrderDate Product Quantity
    1 Ashton chris.ashton@contoso.com .05 256 2010-01-07 Compact   Digital 11
    1 Ashton chris.ashton@contoso.com .05 255 2010-01-03 SLR   Camera 15
    2 Jaworski michal.jaworski@contoso.com .10 254 2010-01-03 Budget   Movie-Maker 27

    Este enfoque puede funcionar, pero implica almacenar muchos datos redundantes, como la dirección de correo electrónico del cliente para cada pedido. El almacenamiento es barato, pero si la dirección de correo cambia, tiene que asegurarse de que actualiza cada fila para ese cliente. Una solución a este problema es dividir los datos en varias tablas y definir relaciones entre esas tablas. Este es el enfoque usado en las bases de datos relacionales como SQL Server. Por ejemplo, una base de datos que importe podría representar los datos de los pedidos usando tres tablas relacionadas:

    Customers

    [CustomerID] Name Email
    1 Ashton chris.ashton@contoso.com
    2 Jaworski michal.jaworski@contoso.com

    CustomerDiscounts

    [CustomerID] DiscountRate
    1 .05
    2 .10

    Orders

    [CustomerID] OrderID OrderDate Product Cantidad
    1 256 2010-01-07 Compact   Digital 11
    1 255 2010-01-03 SLR   Camera 15
    2 254 2010-01-03 Budget   Movie-Maker 27

    Si importa estas tablas desde la misma base de datos, Excel puede detectar las relaciones entre las tablas en función de las columnas que están entre [corchetes] y puede reproducirlas en un modelo de datos que crea en segundo plano. Para obtener más información, vea Detección automática e inferencia de las relaciones en este artículo. Si importa las tablas de varios orígenes, puede crear manualmente las relaciones según se describe en Crear una relación entre dos tablas.

    En este artículo


    • Claves y columnas
    • Tipos de relaciones
    • Relaciones y rendimiento
    • Varias relaciones entre tablas
    • Requisitos para las relaciones

    Identificador único para cada tabla

    Columnas de búsqueda única

    Tipos de datos compatibles

    Claves compuestas y columnas de búsqueda

    Relaciones varios a varios

    Autocombinaciones y bucles

    • Detección automática e inferencia de las relaciones

    Detección automática para los conjuntos con nombre

    Inferencia de relaciones


    Claves y columnas

    Las relaciones se basan en las columnas de cada tabla que contienen los mismos datos. Por ejemplo, las tablas Customer y Orders se pueden estar relacionadas entre sí porque ambas contienen una columna que almacena un identificador de cliente. En el ejemplo, los nombres de columna son los mismos, pero no es obligatorio. Uno podría ser CustomerID y otro CustomerNumber, siempre que todas las filas de la tabla Orders contengan un identificador que también esté almacenado en la tabla Customers.

    En una base de datos relacional, hay varios tipos de claves, que normalmente son solo columnas con propiedades especiales. Los siguientes cuatro tipos de claves son los más interesantes para nuestros propósitos:

    • Clave principal: identifica de forma única una fila en una tabla, como CustomerID en la tabla Customers.
    • Clave alternativa (o clave candidata): una columna distinta de la clave principal que es única. Por ejemplo, una tabla Employees podría almacenar un identificador de empleado y un número de la seguridad social, ambos números únicos.
    • Clave externa: una columna que hace referencia a una columna única de otra tabla, como CustomerID en la tabla Orders, que hace referencia a CustomerID en la tabla Customers.
    • Clave compuesta: una clave compuesta de más de una columna. Las claves compuestas no se admiten en PowerPivot. Vea Claves compuestas y columnas de búsqueda para obtener detalles.
    • En un modelo de datos, la clave principal o la clave alternativa se conocen como la columna de búsqueda relacionada o, simplemente, la columna de búsqueda. Si una tabla tiene una clave principal y una alternativa, puede usar cualquiera de las dos como columna de búsqueda. La clave externa se denomina columna de origen o simplemente columna. En nuestro ejemplo, se definiría una relación entre CustomerID de la tabla Orders (la columna) y CustomerID (la columna de búsqueda) de la tabla Customers. Si importa datos de una base de datos relacional, Excel elige de forma predeterminada la clave externa de una tabla y la clave principal correspondiente de la otra. Sin embargo, puede utilizar cualquier columna que tenga valores únicos como columna de búsqueda.

    Tipos de relaciones

    La relación entre Customers y Orders es una relación de uno a varios. Cada cliente puede tener varios pedidos, pero un pedido no puede tener varios clientes. Los otros tipos de relaciones son de uno a uno y de varios a varios. La tabla CustomerDiscounts, que define una tarifa reducida única para cada cliente, tiene una relación de uno a uno con la tabla Customers. Un ejemplo de relación de varios a varios es una relación directa entre Products y Customers, en la que un cliente puede comprar varios productos y el mismo producto puede ser comprado por varios clientes. Los modelos de datos no admiten relaciones de varios a varios en la interfaz de usuario. Vea Relaciones de varios a varios para obtener detalles.

    En la siguiente tabla se muestran las relaciones entre las tres tablas:

    Relación Tipo Columna de búsqueda Columna
    Customers-CustomerDiscounts uno a   uno Customers.CustomerID CustomerDiscounts.CustomerID
    Customers-Orders uno a   varios Customers.CustomerID Orders.CustomerID

    Relaciones y rendimiento

    Una vez creada una relación, Excel normalmente debe recalcular las fórmulas en que se usen columnas de las tablas de la relación recién creada. El proceso puede tardar algún tiempo, en función de la cantidad de datos y la complejidad de las relaciones. Vea Recalcular fórmulas para obtener detalles.

    Varias relaciones entre tablas

    Un libro puede tener varias relaciones entre dos tablas. Para crear cálculos precisos, Excel necesita una única ruta de una tabla a la tabla siguiente. Por lo tanto, solo una relación entre cada par de tablas está activa a la vez. La otra está inactiva, pero puede especificar una relación inactiva en las fórmulas y las consultas. En la vista Diagrama de la relación activa, es una línea continua y las inactivas son líneas discontinuas. Por ejemplo, en AdventureWorksDW2012, la tabla DimDate contiene una columna DateKey que está relacionada con tres columnas diferentes de la tabla FactInternetSales: OrderDate, DueDate y ShipDate. Si la relación activa es entre DateKey y OrderDate, es la relación predeterminada de las fórmulas, a menos que se especifique otra cosa.

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    Requisitos para las relaciones

    Excel tiene varios requisitos para crear relaciones:

    Identificador único para cada tabla

    Cada tabla debe tener una única columna que identifique de forma única cada fila de esa tabla. A menudo se hace referencia a esta columna como la clave principal.

    Columnas de búsqueda única

    Los valores de datos de la columna de búsqueda deben ser únicos. En otras palabras, la columna no puede contener duplicados. En un modelo de datos, las cadenas NULL y vacías equivalen a un valor en blanco, que es un valor de datos distinto. Esto significa que no puede tener varios valores NULL en la columna de búsqueda.

    Tipos de datos compatibles

    Los tipos de datos de la columna de origen y de la columna de búsqueda deben ser compatibles. Para obtener más información acerca de los tipos de datos PowerPivot, vea Tipos de datos admitidos en modelos de datos.

    Claves compuestas y columnas de búsqueda

    Una clave compuesta tiene más de una columna. Los modelos de datos no pueden usar claves compuestas; un libro siempre debe tener exactamente una columna que identifique de forma única cada fila de la tabla. Si importa tablas que tienen una relación existente basada en una clave compuesta, el Asistente para la importación de tablas omitirá esa relación porque no se puede crear en el modelo.

    Para crear una relación entre dos tablas que tienen varias columnas que definen las claves principales y las claves externas, combine primero los valores para crear una columna de clave única antes de crear la relación. Puede hacerlo antes de importar los datos o creando una columna calculada en el modelo de datos mediante el complemento PowerPivot.

    Relaciones varios a varios

    Un modelo de datos no puede tener relaciones de varios a varios. No puede agregar simplemente tablas de unión en el modelo. Sin embargo, puede usar funciones de DAX para modelar las relaciones de varios a varios.

    Autocombinaciones y bucles

    Las autocombinaciones no se permiten en un modelo de datos. Una autocombinación es una relación recursiva entre una tabla y ella misma. Las autocombinaciones se usan a menudo para definir las jerarquías de elementos primarios y secundarios. Por ejemplo, podría unir una tabla de empleados a sí misma para generar una jerarquía que muestre la cadena de dirección en un negocio.

    Excel no permite crear bucles entre relaciones en un libro. En otras palabras, se prohíbe el conjunto siguiente de relaciones.

    • Tabla 1, columna a a Tabla 2, columna f
    • Tabla 2, columna f a Tabla 3, columna n
    • Tabla 3, columna n a Table 1, columna a

    Si intenta crear una relación que crearía un bucle, se generará un error.

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    Detección automática e inferencia de las relaciones

    Al importar varias tablas, Excel detecta automáticamente las relaciones existentes entre ellas. Además, al crear una tabla dinámica, Excel analiza los datos de las tablas. Detecta posibles relaciones que no se han definido y sugiere columnas adecuadas para incluirlas en esas relaciones.

    El algoritmo de detección usa datos estadísticos de los valores y metadatos de las columnas para deducir la probabilidad de las relaciones.

    • Los tipos de datos de todas las columnas relacionadas deberían ser compatibles. Para la detección automática, solo se admiten los tipos de datos de texto y números enteros. Para obtener más información acerca de los tipos de datos PowerPivot, vea Tipos de datos admitidos en modelos de datos.
    • Para que la relación se detecte correctamente, el número de claves únicas de la columna de búsqueda debe ser mayor que los valores de la tabla del lado de “varios”. Dicho de otro modo, la columna de clave del lado de “varios” de la relación no debe contener ningún valor que no esté en la columna de clave de la tabla de búsqueda. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla de productos con sus identificadores (la tabla de búsqueda) y una tabla de ventas con las ventas de cada producto (el lado de “varios” de la relación). Si los registros de ventas contienen el identificador de un producto que no tiene un identificador correspondiente en la tabla de productos, la relación no se puede crear automáticamente, pero quizás pueda crearla de modo manual. Para que Excel detecte la relación, primero debe actualizar la tabla de búsqueda, la tabla de productos, con los identificadores de producto que falten.
    • Asegúrese de que el nombre de la columna de clave del lado de “varios” es parecido al nombre de la columna de clave de la tabla de búsqueda. No es necesario que nombres sean exactamente iguales. Por ejemplo, en las empresas, suele haber variaciones de los nombres de columnas que contienen prácticamente los mismos datos: Emp ID, EmployeeID, Employee ID, EMP_ID, etc. El algoritmo detecta los nombres parecidos y asigna una probabilidad más alta a las columnas con nombres parecidos o exactamente iguales. Por consiguiente, para aumentar la probabilidad de crear una relación, se puede cambiar el nombre de las columnas de los datos que se importen por nombres parecidos a los de las columnas de las tablas existentes. Si Excel detecta varias relaciones posibles, no crea ninguna.

    Esta información podría ayudar a entender por qué no se detectan todas las relaciones, o cómo los cambios realizados en los metadatos (por ejemplo, el nombre de campo y los tipos de datos) podrían mejorar los resultados de la detección automática de relaciones. Para obtener más información, vea Solucionar problemas de relaciones.

    Detección automática para los conjuntos con nombre

    Las relaciones no se detectan automáticamente entre los campos relacionados y conjuntos con nombre en una tabla dinámica. Puede crear estas relaciones manualmente. Si desea usar la detección automática de relaciones, quite cada conjunto con nombre y agregue directamente los campos individuales del conjunto con nombre a la tabla dinámica.

    Inferencia de relaciones

    En algunos casos, las relaciones entre las tablas se encadenan automáticamente. Por ejemplo, si crea una relación entre los dos primeros conjuntos de tablas del ejemplo siguiente, se deduce que existe una relación entre las otras dos tablas y se establece una relación automáticamente.

    • Productos y categorías: creadas manualmente
    • Categoría y subcategoría: creadas manualmente
    • Productos y subcategoría: se deduce la relación

    Para que las relaciones se encadenen automáticamente, las relaciones deben ir en una dirección, como se mostró antes. Si las relaciones iniciales fueran entre, por ejemplo, ventas y productos, y ventas y clientes, no se deduciría una relación. Esto se debe a que la relación entre los productos y los clientes es una relación de varios a varios.

    Corresponde a:

    Excel 2013, PowerPivot en Excel 2013

    Vea también:

    Crear una relación entre dos tablas

    Eliminar relaciones entre tablas

    Solucionar problemas de relaciones de tabla

    Microsoft: Open Database Connectivity (ODBC) – Access, Visual Basic, Kit de conectividad + Foxpro


    Open Database Connectivity (ODBC) es la interfaz estratégica de Microsoft para obtener acceso a datos en un entorno heterogéneo de relacionales y no – relacionales sistemas de administración de base de datos. Según la especificación de interfaz de nivel de llamada del grupo de acceso SQL, ODBC proporciona una forma abierta, independiente del proveedor de acceso a datos almacenados en una variedad de PC propietario, minicomputadoras y bases de datos de mainframe.

    ODBC alivia la necesidad de aprender múltiples interfaces de programación de aplicación para los programadores corporativos y fabricantes independientes de software. ODBC proporciona ahora una interfaz de acceso de datos universal. Con ODBC, los desarrolladores de aplicaciones pueden permitir que una aplicación tener acceso simultáneamente, ver y modificar los datos de varias bases de datos diferentes.

    ODBC es un componente principal de la arquitectura de servicios abiertos de Microsoft Windows. Apple ha respaldado ODBC como una clave de habilitación de la tecnología por anuncio de soporte en System 7 en el futuro. Con el apoyo de la industria creciente, ODBC es rápidamente como un sector importante estándar emergente para acceso a datos para las aplicaciones de Windows y Macintosh.

    Una aplicación habilitada para ODBC “front-end” o “cliente” desktop, también conocido como un “ODBC cliente. Esta es la aplicación que el usuario del equipo se ve en la pantalla del equipo.

    - o -

    Un controlador ODBC para un “fondo” o “servidor” DBMS (sistema de administración de bases de datos). Se trata de la aplicación de DBMS que reside en un equipo que se utiliza para almacenar los datos de acceso por varios usuarios. Esta aplicación es que no lo que se carga en el equipo del usuario final. Esta aplicación de servidor es normalmente más eficaz (más rápido, con seguridad centralizada y copias de seguridad de datos etc.) que la aplicación cliente. El controlador ODBC reside entre el cliente de ODBC y el DBMS; Sin embargo, se carga en el equipo cliente.

    ¿ Qué clientes ODBC están disponibles actualmente?

    De Microsoft: Access, Visual Basic, Kit de conectividad + Foxpro, Word 6.0 para Windows, Excel 5.0, MS Query herramienta.

    Para utilizar ODBC, se requieren los tres componentes siguientes:

    Ejemplos de cliente – un habilitados para ODBC (también llamado ODBC cliente front-end) – ODBC: Microsoft Access, una aplicación creada con Access, una aplicación creada con Microsoft Visual Basic, una aplicación creada con el SDK de ODBC + SDK de Windows + C o ODBC habilitados por aplicaciones de otros fabricantes (como Lotus).

    CONTROLADOR de ODBC, un controlador ODBC para el servidor ODBC. El catálogo de controladores ODBC contiene una lista extensa de los controladores ODBC. Por ejemplo, el paquete de controladores ODBC de Microsoft es una colección de controladores de ODBC siete listos para ser utilizado o incorporado con clientes ODBC. Se incluye con acceso a un controlador de ODBC de SQL Server y Informix está trabajando en un controlador ODBC de Informix. Para obtener un catálogo de controladores ODBC, llame a Microsoft Order Desk en el (800) 360-7561. Si está fuera de Estados Unidos, póngase en contacto con su subsidiaria local. Para encontrar la subsidiaria local, consulte el sitio de Microsoft World Wide Web de oficinas en:

    http://www.Microsoft.com/worldwide/

    (http://www.microsoft.com/worldwide/)

    Cualquier cliente ODBC puede tener acceso a cualquier DBMS para el que hay un controlador ODBC. SERVIDOR DBMS es un servidor DBMS, por ejemplo SQL Server, Oracle, AS/400, Foxpro, Microsoft Access o cualquier DBMS para el que existe un controlador ODBC o back-end.

    ¿Cómo interactúan estos tres componentes?

    // El cliente ODBC utiliza un idioma o el vocabulario de comandos (que se conoce como “ODBC”) para solicitar datos de, o para enviar datos para el back-end o el servidor DBMS. Sin embargo, el DBMS no comprende la solicitud del cliente ODBC hasta que el comando se pasa a través del controlador ODBC para DBMS en concreto. Este controlador ODBC es software que reside en el front-end. El controlador ODBC traduce el comando en un formato que puede reconocer el servidor ODBC. El servidor ODBC envía la respuesta a la del controlador ODBC, que traduce la respuesta en un formato que el cliente de ODBC puede entender.

    ¿Qué es tan importante acerca de ODBC?

    // En primer lugar, los desarrolladores de aplicaciones no es necesario modificar las aplicaciones para que puedan tener acceso a datos de back-ends de varios. Como hay un controlador ODBC para un determinada back-end, una habilitada para ODBC front-end puede acceder a él. En segundo lugar, un controlador de ODBC para un DBMS concreto permite que cualquier aplicación habilitada para ODBC ser un cliente ODBC.

    Ejemplos de ODBC en uso

    // Solicitudes de cliente acceso a datos de Access desde un back-end Oracle utilizando el controlador ODBC para Oracle, que se suministra con Access 1.1.

    Acceso Visual Basic front-end a los datos de un back-end dBASE usando el controlador ODBC, que es parte del paquete de controladores de base de datos de MS ODBC dBASE.

    Cada aplicación escrita con C ++ ODBC SDK + Win SDK acceso a datos desde un sistema Autónomo / 400 mediante el AS / 400 disponible de Rochester Software de controlador de ODBC.

    Preguntas y respuestas básicas

    // ¿Qué es el SDK de ODBC?

    El SDK de ODBC se distribuye en discos y contiene alrededor de 150 páginas de texto que permite al desarrollador escribir un cliente de ODBC o un controlador ODBC. El SDK de ODBC que se va a utilizar junto con el Kit de desarrolladores de Software (SDK) de Windows y un compilador de C.

    ¿Cuál es la base de datos ODBC Driver Pack?

    La base de datos ODBC Driver Pack es una colección de controladores ODBC que se vende por Microsoft.

    ¿Qué es el catálogo de controladores ODBC?

    El catálogo de controladores ODBC contiene descripciones de controladores ODBC desarrollados por Microsoft y otras compañías de software. Contiene una explicación de ODBC y muestra la compatibilidad con la industria para el estándar.

    ¿Controladores ODBC disponibles actualmente?

    Decenas de controladores ODBC disponibles actualmente, incluyendo aquellos para Microsoft SQL Server, XLS, texto, xBase, Paradox, ODS, Oracle, RedISAM, FoxBase, Btrieve, Integra-SQL, DEC Rdb, SQLBase, Informix, Ingres, DB2, SQL/DS, Teradata y SQL/400.

    ¿Cómo se puede escribir un controlador ODBC?

    Para escribir un controlador ODBC, utilice Win + C + ODBC SDK SDK.

    ¿

    De otros proveedores: PowerSoft, descripción de la propiedad, Lotus 1-2-3, Lotus Approach, Lotus Notes, Q+E y otros.

    ¿Cómo sabe escribir un cliente ODBC?

    Utilizando el SDK de Win + C + ODBC SDK, o con Access, o mediante el uso de Visual Basic, o utilizando WinFox + Kit de conectividad o utilizando una de las herramientas de otros proveedores diseñado para ello.

    MySQL: El mundo de la base de datos de código abierto más popular


     

    http://www.mysql.com/why-mysql/white-papers/

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    MySQL Alta disponibilidad: DRBD – Configuración y Guía de implementación

    Hay muchas maneras diferentes de alcanzar una alta disponibilidad para MySQL. Esta guía detalla DRBD (Distributed Device Block replicación) junto con Corosync y marcapasos, ofreciendo a los usuarios:
    Una de extremo a extremo, pila integrada de tecnologías de código abierto maduras y probadas, totalmente compatibles con Oracle;
    Failover automático y de recuperación de la continuidad del servicio;
    Reflejo, a través de la replicación sincrónica, para asegurar la conmutación por error entre nodos sin el riesgo de perder las transacciones confirmadas;
    La construcción de las agrupaciones HA de hardware comercial, sin el requisito de almacenamiento compartido.

    Al leer esta guía, arquitectos, desarrolladores y administradores de bases será capaz de:
    1.Qualify ideal de casos de uso para DRBD;
    2.Recib una guía paso a paso para la instalación, la configuración, el aprovisionamiento y la prueba de la pila completa;
    3.Learn más acerca de las mejores prácticas operativas combinando personas, procesos y tecnología para lograr HA

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    MySQL Enterprise Edition Guía del producto

    MySQL Enterprise Edition incluye el conjunto más completo de funciones avanzadas y herramientas de gestión para alcanzar los más altos niveles de escalabilidad, seguridad, confiabilidad y tiempo de actividad. Reduce el riesgo, el coste y la complejidad en el desarrollo, implementación y administración de aplicaciones críticas de negocio de MySQL.

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    MySQL Guía de Soluciones de Alta Disponibilidad

    Los datos son la moneda de la web de hoy, la empresa móvil, social y aplicaciones en la nube. Asegurar que los datos siempre está disponible es una prioridad para cualquier organización – minutos de tiempo de inactividad se traducirá en una pérdida importante de ingresos y de reputación.

    Esta guía está diseñada para ayudar a los desarrolladores, arquitectos y administradores de bases en la navegación de las aguas complejas de HA. Presenta:
    Una metodología para la selección de la solución adecuada para satisfacer HA Acuerdos de Nivel de Servicio;
    Un recorrido por las principales soluciones certificadas HA para MySQL;
    Prácticas operacionales idóneas para implementar y apoyar HA.

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    MySQL Workbench: Diseño de Base de Datos. Desarrollo. Administración. Migraciones.

    Este documento analiza los distintos tipos de datos que las empresas modernas necesitan para administrar, examina las razones por las que un enfoque basado en modelos para la gestión de datos es necesaria, y se describen los beneficios tal enfoque proporciona. También pone de relieve cómo MySQL Oracle Workbench puede ser una ayuda indispensable en las manos de los modeladores de datos experimentados desarrolladores y administradores de bases que se encargan de la gestión de la infraestructura de gestión de datos complejos de una empresa dinámica y en crecimiento.

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    La migración de Microsoft SQL Server a MySQL

    Un número creciente de organizaciones están migrando de Microsoft SQL Server a MySQL porque han llegado a la conclusión de que la combinación de la reducción de costos, la libertad plataforma y conjunto de características de MySQL para hacer un caso de negocios convincente. Este documento proporciona una visión sobre lo que se necesita para considerar un paso de SQL Server a MySQL y presenta una serie de opciones que ayudan a hacer la transición más fácil. Tanto el negocio y aspectos técnicos de migrar a MySQL serán tratados, por lo que si usted es un gerente o un DBA experimentado, encontrará muchas de las respuestas a las preguntas que giran en torno a la migración de la base de datos mundial de código abierto más popular.

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    MySQL en Windows – ¿Por qué, dónde y cómo

    Aunque MySQL es conocida como la “M” de la pila LAMP popular (Linux, Apache, MySQL, PHP / Perl / Python), Microsoft Windows, consistentemente se clasifica como la plataforma de desarrollo # 1 para los usuarios de MySQL en nuestras encuestas. Como cuestión de hecho, Windows ahora también tienen mayor jerarquía que cualquier distribución de Linux como plataforma de implementación entre los usuarios de la comunidad MySQL Edition.

    ¿Por qué es el mundo de base de datos de código abierto más popular de tan popular en Windows? ¿Cuáles son las aplicaciones para las que uno debe considerar MySQL en la plataforma de Microsoft? ¿Cómo debe tiendas de Windows dependen de bases de datos Microsoft ponerse en marcha con MySQL?

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    Conexión MySQL Enterprise Backup (MEB) y Media Management System (MMS) a través del sistema de copia de seguridad en cinta (SBT) de la interfaz

    Copias de seguridad de bases de datos son críticos para el negocio y son una parte importante de una estrategia de recuperación de desastres en general. Una planificación cuidadosa para copias de seguridad incluye la elección de los tipos de copia de seguridad adecuadas para sus necesidades, la programación de las copias de seguridad, la gestión de los medios de copia de seguridad, cifrado y gestión del ciclo de vida de cada copia de seguridad. Con frecuencia la base de datos Oracle, MySQL y otras bases de datos se utilizan añadir complejidad adicional y el deseo de utilizar una única herramienta para asegurar la coherencia de la política de copia de seguridad. Coordinar y ejecutar una estrategia de copia de seguridad en general es a veces mejor se reunió con la ayuda de software de gestión de medios.

    En este documento se describe cómo utilizar MySQL Enterprise Backup con el software de gestión de medios a través de sistema de respaldo a la interfaz de cinta.

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    MySQL Enterprise Backup y Symantec NetBackup

    Se incluyen en MySQL Enterprise Edition, MySQL Enterprise Backup reduce el riesgo de pérdida de datos mediante la entrega en línea “caliente” copias de seguridad de sus bases de datos. Es compatible con las copias de seguridad completas, incrementales y parcial, Recuperación Point-in-Time y la compresión de copia de seguridad.

    MySQL Enterprise Backup puede interactuar con los medios de comunicación de software de gestión (MMS), tales como Symantec NetBackup, Oracle Secure Backup (OSB), IBM Tivoli Storage Manager (TSM) para ejecutar copias de seguridad y restaurar las operaciones de copia de seguridad a través del sistema en cinta (SBT) de la interfaz. SBT es la API de Oracle implementa como biblioteca compartida (libobk.so en Linux y orasbt.dll en Windows) para realizar copias de seguridad / restauración de datos a través de los proveedores de software de tercero. En este documento se centrará principalmente en la forma en que Symantec NetBackup y MEB interactuar unos con otros. La información también se pretende proporcionar procedimientos detallados de instalación, instrucciones de configuración, reparación para cualquier usuario novato que quiera probar esta función.

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    MySQL Cluster 7.2 Whitepaper de novedades

    MySQL Cluster 7.2 incluye una serie de características adicionales para ampliar los servicios de aplicaciones, manteniendo disponibilidad del 99,999%.

    Descargue este documento técnico para obtener más detalles sobre:
    Localización de consulta de Adaptive escala distribuidos a través de las operaciones de combinación fragmentos
    Programas Memcached para MySQL Cluster permite NoSQL adicional de valores-clave de acceso al clúster de esquema y de almacenamiento de datos schemaless
    Mejoras para cruzar datos de escalabilidad centro, lo que permite a los nodos de datos se separan a través de sitios
    Virtualización de apoyo a los despliegues on-premise y cloud
    Además de una gran cantidad de características adicionales para mejorar la escalabilidad por nodo y facilidad de uso.

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    Guía para las bases de datos de escala Web con MySQL Cluster

    9 de los 10 principales propiedades web con más tráfico en el planeta, incluyendo Facebook, Google, YouTube y Yahoo alimentar sus sitios utilizando MySQL. Esto proporciona una visión única de los retos de bases de datos web de escala, lo que a su vez ha impulsado el desarrollo de MySQL Cluster, la integración de las tecnologías clave para permitir el escalado de rápido crecimiento, bases de datos web de escritura intensiva, incluyendo:
    Auto-sharding para escritura escalabilidad;
    SQL y las interfaces de NoSQL;
    En tiempo real de respuesta;
    Activo / activo replicación geográfica;
    Escalado en línea y actualizaciones de esquema;
    99,999% de disponibilidad.

    Esta guía explora la tecnología que permite a MySQL Cluster para entregar en web con escala de rendimiento carrier-grade disponibilidad, y proporciona los recursos necesarios para empezar a construir su siguiente servicio web exitoso.

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    Guía para la Optimización del rendimiento de la base de datos de MySQL Cluster

    Esta guía explora cómo ajustar y optimizar la base de datos MySQL Cluster para manejar las diversas necesidades de carga de trabajo. Se analizan los patrones de acceso a datos y la forma de crear conciencia en las aplicaciones de distribución, antes de explorar esquema y optimización de consultas, el ajuste de parámetros y cómo sacar el máximo partido de las últimas innovaciones en diseño de hardware.

    La guía concluye con pruebas de rendimiento recientes llevados a cabo con la base de datos de MySQL Cluster, una visión general de cómo MySQL Cluster se puede integrar con otros motores de almacenamiento de MySQL, antes de resumir los recursos adicionales que le permitirán optimizar el rendimiento de MySQL Cluster con las aplicaciones.

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    MySQL Cluster Guía de Evaluación

    Diseño, Evaluación y Benchmarking MySQL Cluster

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    Guía para MySQL y NoSQL – Entregando lo mejor de ambos mundos

    MySQL permite a los usuarios combinar lo mejor de las tecnologías relacionales y NoSQL en soluciones que reduzcan el costo, el riesgo y la complejidad que incluyen:
    Concurrente NoSQL y el acceso SQL a la base de datos;
    Simple multi-maestro y maestro / esclavo de replicación con tolerancia a fallos y recuperación dentro ya través de los centros de datos;
    Auto-sharding y escalada a través de hardware de productos básicos;
    Escalado en línea y los cambios de esquema;
    ACID cumplimiento y soporte para consultas complejas;
    Integración con almacenes de datos grandes y marcos

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    MySQL: una opción ideal para la nube

    Organizaciones de todos los tamaños están evolucionando rápidamente hacia la utilización de la computación en nube. En este documento, que le ayudará a entender mejor lo que hace que MySQL en una opción ideal para implementaciones de bases de datos basadas en la nube, y por qué la base de datos líder Web se ha convertido en omnipresente en la nube.

    Si usted es un proveedor de servicios en la nube o un usuario de servicios de nube, usted aprenderá cómo usted puede beneficiarse de la elección de MySQL como plataforma de base de datos.

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    Las luces en: MySQL Enterprise Certificaciones de Oracle

    En este documento se presenta todos los productos de Oracle certificados con MySQL Enterprise Edition, con una breve descripción de cada uno de ellos. MySQL Enterprise Certificaciones de Oracle que sea más fácil, más rápido y más seguro para desplegar y gestionar aplicaciones basadas en MySQL.

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    Oracle Premier Support para MySQL: Confíe en los expertos y obtenga beneficios únicos

    Organizaciones optar por comprar el apoyo técnico de los fabricantes de software, por diversas razones, muchos lo ven como una póliza de seguro. De hecho, todo lo que no conducir un coche sin seguro, los gerentes de TI consideran una buena práctica para ser capaz de llamar a la compañía detrás del software que está utilizando en caso de que encuentre algún problema. Al mismo tiempo, Oracle Premier Support para MySQL ofrece beneficios más allá de un “seguro” – valor puede aprovechar incluso si nunca tiene problemas.

    En este documento, que le ayudará a entender mejor el valor de Oracle Premier Support para MySQL representa para su organización.

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    Guía para MySQL como base de datos integrada

    MySQL es la base de datos de código abierto más popular del mundo. Aunque más conocido por su uso en las propiedades web como Google, Facebook y Yahoo!, MySQL es también una base de datos muy popular incrustado. Ha invocado por más de 3.000 ISV y clientes OEM incluyendo siete de las diez principales compañías de software más grandes del mundo. En este trabajo se examina en primer lugar las bases de datos embebidas en general – lo que son, el mercado de base de datos integrada, y los beneficios de la “Oeming” una base de datos integrada sobre bases de datos de soporte de sus clientes o construir su propia base de datos integrada. Estamos próximos a ver la forma en que usa MySQL como base de datos integrada impacta las tres medidas más fundamentales del éxito del negocio – los costes, ingresos y riesgo – por costo de ventas descenso (costo de ventas), aumentando la satisfacción del cliente y la mitigación del riesgo .

    El objetivo de este trabajo es responder a las preguntas: ¿Por qué debo usar una base de datos integrada? y, ¿Por qué debo usar MySQL como base de datos integrada de mi producto? Este es un documento de referencia bueno, un compendio de datos e información con numerosos enlaces a más información – en su mayoría técnicos, o acerca de nuestros clientes y sus experiencias con MySQL.

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    MySQL con Windows Server 2008 Failover Clustering R2 – Cumplir con alta disponibilidad de MySQL en Windows

    Microsoft Windows está considerado como la plataforma de desarrollo superior para MySQL, y supera a cualquier distribución de Linux individuo como la plataforma líder para las implementaciones de MySQL, según las encuestas de la comunidad de usuarios de MySQL.

    Para los clientes de Windows, las ventajas de usar MySQL son claras: bajo Coste Total de Propiedad (TCO), amplio soporte de plataforma y facilidad de uso.

    Con el lanzamiento de MySQL 5.5, Oracle ha demostrado los beneficios de la actividad de desarrollo centrado en la plataforma Windows, con mejoras significativas en el rendimiento y la escalabilidad. MySQL entregado más de 5 veces el rendimiento más alto que las versiones anteriores de MySQL en Windows.

    Después de la certificación y el apoyo de MySQL con Failover Clustering de Windows Server (MSCS), las organizaciones pueden desplegar de forma segura aplicaciones críticas de negocio que demandan altos niveles de disponibilidad, impulsado por la base de datos MySQL.

    Este documento técnico describe cómo Windows Server Failover Clustering con MySQL ofrece una solución para reducir el tiempo de inactividad y el protector contra la pérdida de datos, y luego los pasos de un usuario a través de los procesos necesarios para configurar, provisión y ejecutar MySQL en un clúster de Windows Server 2008 R2.

    Al final de este documento, los desarrolladores y los administradores podrán implementar aplicaciones críticas de negocio con MySQL en Windows Server, con la tranquilidad añadida de saber que la solución ha sido certificado y es totalmente compatible.

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    Top 10 razones para elegir MySQL para Aplicaciones Web

    MySQL poderes 9 de los 10 sitios web en todo el mundo superior, así como miles de empresas basadas en la Web las aplicaciones. Si utiliza Facebook, Twitter o Wikipedia, usted está confiando en MySQL para hacerlo. Cuando usted está viendo videos en YouTube, está utilizando MySQL. Cada vez que la búsqueda de billetes de eventos en Ticketmaster, está utilizando MySQL.

    En este documento técnico, que le ayudará a entender mejor las 10 razones por qué MySQL se ha convertido en la opción por defecto para las aplicaciones basadas en Web, y como base de datos más popular del mundo sigue evolucionando para satisfacer las necesidades de la próxima generación de aplicaciones web altamente exigente.

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    Oracle VM Template para MySQL Enterprise Edition

    Como organizaciones cada vez más entregar servicios basados ​​en web y como ISVs de manera más amplia oferta SaaS / On-Demand versiones de su software, se enfrentan a los retos de un centro de datos en rápida expansión: aumento de los costos operativos, la utilización ineficiente de los recursos y un apetito por bienes raíces. Muchos recurren a las tecnologías de virtualización para ofrecer soluciones a estos desafíos, y habilitar una infraestructura cloud.

    La plantilla de Oracle VM para MySQL Enterprise Edition ha sido diseñado para hacer frente a estos retos, ayudando a los usuarios desplegar rápidamente y de forma segura y gestionar web y aplicaciones basadas en la nube de MySQL, con un menor coste total de propiedad (Total Cost of Ownership) de otras tecnologías de virtualización en el mercado .

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    Desbloqueo Valor Nuevo de Administración Web Sesión

    Gestión de Sesiones con MySQL Cluster

    Conforme las organizaciones buscan mejorar la experiencia de sus usuarios web a través de la personalización basada en comportamientos históricos de navegación y compra, los datos de sesión se está convirtiendo cada vez más crítica. Grandes volúmenes de datos de sesión deben ser administrados, persistieron y se analizan en tiempo real, por lo que la gestión de sesiones se ha convertido en un mayor rendimiento de obra, a la vez que exige altos niveles de disponibilidad para garantizar una experiencia de usuario sin fisuras. Para las propiedades web de rápido crecimiento, tiene sentido evaluar la base de datos MySQL Cluster.

    Se trata de un documento técnico práctico con ejemplos de código que más discute los retos y soluciones para la gestión de sesiones, que abarcan:
    Las exigencias de la gestión de sesiones;
    Una visión general de MySQL Cluster y cómo se puede afrontar los retos de las necesidades actuales de administración de sesiones;
    Configuración de la gestión de sesiones con PHP y MySQL Cluster;
    Configuración de la gestión de sesiones de la API de memcached con MySQL Cluster;
    Un estudio de caso de la gestión de sesiones construido con MySQL Cluster.

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    MySQL Enterprise Monitor para ISVs y OEMs

    Más de 2000 ISVs y OEMs tales como Adobe, CA, F5, Sage, Symantec y confiar en MySQL como base de datos de su producto por su rendimiento, calidad, facilidad de uso y bajo costo. Usando MySQL Enterprise Monitor, usted puede mejorar aún más en esas cuatro cualidades, incluso a medida que agrega capacidades más sofisticadas para su aplicación y aumentar sus clientes los datos de volúmenes. MySQL Enterprise Monitor está disponible para los ISVs y OEMs para ayudar a asegurar que MySQL está optimizado para sus necesidades particulares del producto, y en sus entornos específicos de los clientes. MySQL Enterprise Monitor ayuda a que el producto realice en su mejor momento – justo fuera de la caja y con el tiempo como su aplicación y necesidades de los clientes el cambio.

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    MySQL Enterprise Backup – Copias de seguridad rápidas, consistentes, en línea

    Implementación de copia de seguridad y recuperación de desastres correcta planea proteger contra la pérdida accidental de datos, corrupción de bases de datos, hardware / fallos del sistema operativo o de los desastres naturales se ha convertido en una de las responsabilidades más importantes del administrador de base de datos (DBA).

    MySQL Enterprise Backup proporciona los administradores de bases con un alto rendimiento, en línea “caliente” solución de copia de seguridad con la tecnología de compresión de datos para asegurarse de que sus datos están protegidos en caso de inactividad o interrupción de un archivo.

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    MySQL 5.5: Motor de almacenamiento referencia de rendimiento para MyISAM y InnoDB

    Con el lanzamiento de MySQL 5.5, InnoDB se ha convertido en el motor de almacenamiento por defecto.

    InnoDB está diseñado para manejar aplicaciones transaccionales que requieren recuperación de fallos, integridad referencial, altos niveles de concurrencia de usuarios y tiempos de respuesta rápidos. El propósito de este documento técnico es comparar directamente el rendimiento de la última InnoDB 1,1 liberación incluye con MySQL 5,5 y MyISAM, utilizando un punto de referencia que es comúnmente ejecutar para medir el rendimiento de MySQL.

    El documento también analiza los casos de uso más comunes, tanto para InnoDB y MyISAM, lo que permite a los lectores a evaluar el mejor motor de almacenamiento para sus necesidades de aplicaciones específicas.

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    MySQL – Encendido La Línea Media & Entertainment Industry

    La industria de medios y entretenimiento experimentó una transformación espectacular durante los últimos límites decade.The vez bastante bien definidas entre los diferentes tipos de medios de impresión (es decir, TV, Radio, Internet) se han convertido cada vez más borrosa como hemos llegado gradualmente a realizar más y más de nuestras actividades diarias “en línea”.

    Como el término “Online Media” parece ser un pleonasmo, se examinan las siguientes preguntas en este libro blanco:
    ¿Cuáles son algunas de las tendencias clave que marcarán la evolución de la industria de medios y entretenimiento?
    ¿Cuáles son sus implicaciones y qué requisitos hacen los que tienen lugar las tendencias de la infraestructura de información y proveedores de servicios de entretenimiento?
    ¿Cómo se puede aprovechar MySQL Oracle tecnologías con el fin de ganar en el nuevo mundo de los medios de comunicación y entretenimiento?

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    ¿Qué hay de nuevo en MySQL 5.5

    Este documento ofrece un vistazo a lo que hay de nuevo en MySQL 5.5, incluyendo el rendimiento considerablemente mejorado, escalabilidad y facilidad de uso específicamente en la de hoy en día, multi-procesamiento de hardware, software y arquitecturas de middleware. Puntos de referencia Sysbench demostrar mejoras en el rendimiento de hasta un 370% y un rendimiento 540% más rápido en Linux y Windows respectivamente. Además, las nuevas semisíncronos repeticiones y esquema de MySQL Performance proporcionar a los desarrolladores y administradores de bases con mejores herramientas para la construcción de un alto rendimiento, aplicaciones escalables

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    MySQL Arquitecturas de Referencia para la infraestructura Web masivo escalable

    MySQL se implementa en 9 de los 10 sitios con más tráfico en la web, como Google, Facebook y YouTube. Esto da una visión única de cómo MySQL para diseñar arquitecturas a bases de datos web que ofrecen los más altos niveles de escalabilidad y disponibilidad con los niveles más bajos de costo, riesgo y complejidad.

    Este documento técnico presenta una serie de arquitecturas de referencia para las propiedades web pequeños, medianos y grandes. Usted aprenderá acerca de los componentes comunes a la mayoría de las propiedades web, incluyendo Administración de sesión, autenticación, comercio electrónico y gestión de contenidos. Arquitecturas óptimas topologías de implementación y se definen en función de tamaño y requisitos de disponibilidad para cada ambiente. En el documento también se describen los requisitos únicos para grandes aplicaciones de redes sociales.

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    Top 10 razones para elegir MySQL for Retail Online

    Online y Web de influencia en las ventas crecerán un 53 por ciento del total de las ventas al por menor en 2014, según la firma de investigación independiente, Forrester Research, Inc. *

    Las nuevas tecnologías han ofrecido a las personas mayores opciones en la forma de comprar. Minoristas ganadores adoptar las tecnologías Web 2.0 y las mejores prácticas con el fin de mejorar la experiencia de sus clientes en línea, de forma rentable crear “buzz” sobre sus ofertas y aumentar sus ingresos.

    Este documento técnico le ayudará a entender mejor cómo aprovechar MySQL para obtener el máximo provecho de la oportunidad de la web social representa.

    * EE.UU. Online Pronóstico Retail, 2009 y 2014, Forrester Research, Inc., 05 de marzo 2010

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    Replicación MySQL – mejora la escalabilidad y la disponibilidad con MySQL 5.5

    Replicación de MySQL ha sido ampliamente desplegado por algunas de las propiedades principales en la web y en la empresa para entregar niveles extremos de escalabilidad de bases de datos. Proporciona un mecanismo sencillo para que los usuarios crear rápidamente varias réplicas de la base de datos para escalar elásticamente-más allá de las limitaciones de la capacidad de una sola instancia, lo que les permite atender rápidamente crecientes cargas de trabajo de bases de datos.

    La replicación se utiliza también como base para la prestación de servicios de bases de datos altamente disponibles, proporcionando un medio de duplicación de datos a través de múltiples hosts para soportar fallos de los sistemas individuales.

    Este documento presenta los conceptos detrás de la replicación y lo que puede lograrse con la replicación de MySQL. Se guía por la creación de replicación, así como el manejo de conmutación por error. Además, los cambios introducidos con la replicación en MySQL 5.5 están cubiertas, así como las diferencias al replicar con MySQL Cluster.

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    MySQL Query Analyzer: Información general

    El analizador de consultas MySQL ayuda a los desarrolladores y DBAs mejorar el rendimiento de aplicaciones mediante el control de rendimiento de las consultas y la localización exacta del código SQL que está provocando una ralentización. Este artículo explora los casos de uso común y los desafíos que enfrentan los desarrolladores y administradores de bases de MySQL en sintonía código SQL. También presenta el Analizador de consultas de MySQL y explica cómo se puede utilizar para optimizar las consultas durante el desarrollo y después de monitorear aplicaciones en entornos de producción.

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    MySQL Enterprise Monitor 2.3: ¿Qué hay de nuevo

    MySQL se enorgullece en anunciar la nueva versión de MySQL Enterprise Monitor 2.3. Esta versión se puede utilizar para controlar un servidor MySQL que forman parte de una implementación de MySQL Cluster. MySQL Enterprise Monitor 2.3 también mejora la supervisión general de MySQL y el sistema operativo mediante la adición de una serie de nuevos gráficos para las operaciones de vigilancia y las nuevas características disponibles en InnoDB 1.1.

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    MySQL Enterprise Monitor: Visión General del Negocio

    Ya sea que estén trabajando para grandes empresas o para las pequeñas empresas con sólo un puñado de servidores MySQL, MySQL Enterprise Monitor está diseñado para escalar recursos de DBA MySQL a que incluya conocimientos al proporcionar una vista unificada e informada en la salud, la seguridad, el rendimiento y la disponibilidad de todo el entorno del servidor MySQL. Este artículo explora el MySQL Enterprise Monitor en detalle y explica cómo se puede aprovechar como un “Virtual MySQL DBA” asistente para ayudar a más extendidos DBAs gestionar de forma proactiva más servidores MySQL con menos tiempo y esfuerzo.

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    Escala Servicios Web con MySQL Cluster: un enfoque alternativo para MySQL y memcached

    MySQL memcached y se ha convertido, y seguirá siendo, la base para muchos de los servicios web dinámicos con implementaciones probadas en algunos de los nombres más grandes y más prolíficos en la web.

    Hay clases de servicios web sin embargo que son altamente transaccional y actualización intensiva-, exigiendo respuesta en tiempo real y la disponibilidad continua. En estos casos, MySQL Cluster proporciona la familiaridad y la facilidad de uso de la normal del servidor MySQL, al tiempo que ofrece niveles significativamente más altos de rendimiento de escritura con menos complejidad, menor latencia y disponibilidad del 99,999%.

    Este documento técnico se discutirán los casos de uso-para ambos enfoques, y da una idea de cómo MySQL Cluster permite a los usuarios escalar intensivos update-servicios web.

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    MySQL Cluster Connector para Java

    El conector de MySQL Cluster para Java implementa un alto rendimiento y fácil de usar interfaz nativa de Java y OpenJPA plug-in que asigna directamente los objetos Java a tablas relacionales almacenados en la base de datos MySQL Cluster.

    Mediante la eliminación de las transformaciones de datos en SQL, los usuarios obtienen una menor latencia de acceso a datos y un mayor rendimiento, con una completa y rica solución para Mapeo objeto / relacional.

    El propósito de estas notas es introducir al lector a la tecnología detrás del conector de MySQL Cluster para Java (también conocido como “ClusterJ”) y proporcionar tutoriales que muestran cómo trabajaron para compilar y ejecutar código.

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    MySQL Cluster Manager

    MySQL Cluster Manager simplifica la creación y gestión de la base de datos de MySQL Cluster mediante la automatización de tareas comunes de gestión. Como resultado, los administradores de bases de datos (DBAs) y Administrador de Sistemas son más productivos, lo que les permite concentrarse en iniciativas estratégicas de TI y responder más rápidamente a las necesidades cambiantes de los usuarios.

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    Una guía para la Protección de MySQL Embedded Server en Windows

    Windows es la plataforma más popular para ISVand MySQL clientes OEM: 72% de los encuestados usan Windows para el desarrollo y el 59% de Windows utilizan como su plataforma de despliegue. Este documento proporciona las mejores prácticas para asegurar una instalación basada en Windows de MySQL Embedded Server 5.1. El documento abarca los siguientes MySQL relacionados con la seguridad mensajes:
    Descripción del modelo de seguridad de MySQL
    Tareas posteriores a la instalación
    Cuentas de usuario
    Gestión de contraseñas
    Cifrado
    Comunicación de datos
    Base de datos de replicación

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    Una guía para la migración de Microsoft SQL Server a MySQL Embedded Server

    Muchos ISVs y OEMs han comenzado a buscar una manera de alejarse de la incrustación o agrupación de bases de datos propietarias caras con sus productos a una solución de base de datos más rentable. Esto es especialmente importante para los ISV / OEM como todos los costos asociados a la base de datos integrada / empaquetado de – Licencias, integración, soporte, mantenimiento y administración – se añaden al coste de sus productos de los productos vendidos (Costo de Ventas), lo que puede afectar negativamente sus márgenes de utilidad y flexibilidad de precios. En particular, muchos ISV / OEM están migrando sus aplicaciones de Microsoft SQL Server debido a la combinación de MySQL Embedded Server de ahorro de costes, la libertad plataforma y conjunto de características.

    Por supuesto, una migración desde cualquier base de datos no es algo para tomarse a la ligera, siendo este el caso, muchos vendedores se están educando en cuanto a los beneficios y el esfuerzo verdadero / costos de cambiar a otro sistema integrado de gestión de base de datos como MySQL Embedded Server.

    Este documento proporciona una visión sobre lo que se necesita cuando se considera un paso de SQL Server a MySQL Embedded Server y presenta una serie de opciones que ayudan a hacer la transición fácil. Tanto el negocio y aspectos técnicos de migrar a MySQL serán tratados, por lo que si usted es un gerente de producto o de un ingeniero senior de desarrollo con años de experiencia en base de datos, usted encontrará las respuestas que necesita para migrar con éxito a la del mundo más popular abrir base de datos fuente – MySQL.

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    MySQL Cluster para la Presencia y servicios basados ​​en la ubicación

    Con los ingresos procedentes de servicios basados ​​en localización prevé alcanzar los $ 12 mil millones en 2013, y casi 1/3o de todos los nuevos teléfonos móviles espera que esté disponible con GPS este año, los operadores de redes móviles y “Over the Top” proveedores de servicios web se busca desarrollar rápidamente y lanzar enriquecido servicios móviles que toman ventaja de la ubicación y las capacidades de presencia.

    Este documento técnico explora los diferentes tipos de servicios que pueden tomar ventaja de la ubicación y estado de presencia, y considera sus requisitos únicos para la gestión de datos. Una solución es entonces presentado, basado en MySQL Cluster, que permite a los operadores aprovechar plenamente las oportunidades de mercado y la diferenciación que presentan estos nuevos servicios.

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    Una Guía Visual de Instalación de MySQL en Windows

    La siguiente guía está destinada a hacer para empezar a MySQL fácil para los desarrolladores de Windows, los administradores de sistemas y administradores de bases de Microsoft SQL Server que son nuevas en MySQL. Este artículo le guiará a través de los pasos y herramientas necesarias para poner en marcha rápidamente con MySQL para Windows utilizando términos familiares, comparaciones, y el lenguaje. Su objetivo es poner en conocimiento lugar básico y componentes básicos que se necesitan en conjunción con referencias adicionales a los recursos a medida que continúe para profundizar más en las características más avanzadas de MySQL.

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    Una Guía Visual de Microsoft SQL Server 2008 Reporting Services y MySQL

    Durante muchos años, Microsoft Windows ha sido la plataforma de desarrollo más popular y segunda plataforma de producción más popular para las organizaciones que desarrollan aplicaciones MySQL. A principios de 2009 se realizó la encuesta anual en la que encontramos que el 66% por ciento de los encuestados de Windows utilizados para el desarrollo y el 48% en última instancia desplegada en producción en Windows. Para algunos, este hecho puede ser una sorpresa dado MySQL es la “M” en el código abierto Linux, Apache, PHP, Perl y Python (LAMP) de la pila. También se encontró que aproximadamente uno de cada tres tiendas de MySQL Enterprise también hizo uso de Microsoft SQL Server. Cuando le preguntamos lo que motivó un interés las organizaciones en MySQL, se encontró que el ahorro de costes, el rendimiento y la libertad de bloqueo de proveedor para ser las razones más poderosas para desplegar MySQL junto con SQL Server. En este trabajo visualmente le mostrará cómo conectar MySQL en algunas de las herramientas existentes que el DBA SQL Server ya estará familiarizado. Específicamente en este artículo vamos a ver cómo configurar la conectividad con MySQL con la infraestructura de información existente sobre la base de SQL Server 2008 Reporting Services.

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    Entrega de Servicios de Autenticación y Contabilidad escalables y de alta disponibilidad

    Este documento técnico describe los conceptos de las soluciones de almacenamiento de datos para (AAA) Autenticación, Autorización y Contabilidad ambientes y sus posibles limitaciones como uso de la red crece y servicios cada vez más dinámico.

    En el documento se presenta un escenario de implementación alternativa basada en el servidor FreeRADIUS y MySQL Cluster que sirve como base de datos back-end AAA, proporcionando una infraestructura de alto crecimiento y disponibilidad, con baja complejidad. Un estudio de dimensionamiento y estudio de casos de usuario se presenta para demostrar cómo la solución se realiza en entornos del mundo real AAA

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    Implementación de FreeRADIUS con la base de datos de MySQL Cluster

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    Productos

    MySQL Server

    MySQL – Usar tipos de columnas de otros motores de bases de datos


    http://dev.mysql.com/doc/refman/5.0/es/other-vendor-column-types.html

    Para facilitar el uso de código escrito por implementadores de SQL de otros vendedores, MySQL mapea los tipos de columnas como se muestra en la siguiente tabla. Estos mapeos hacen más fácil importar las definiciones de tablas de otros motores de bases de datos a MySQL:

    Tipos de otros vendedores Tipos MySQL
    BOOL, TINYINT
    BOOLEAN TINYINT
    CHAR VARYING(M) VARCHAR(M)
    DEC DECIMAL
    FIXED DECIMAL
    FLOAT4 FLOAT
    FLOAT8 DOUBLE
    INT1 TINYINT
    INT2 SMALLINT
    INT3 MEDIUMINT
    INT4 INT
    INT8 BIGINT
    LONG VARBINARY MEDIUMBLOB
    LONG VARCHAR MEDIUMTEXT
    LONG MEDIUMTEXT
    MIDDLEINT MEDIUMINT
    NUMERIC DECIMAL

    El mapeo de tipos de columnas se realiza en tiempo de creación de la tabla, tras el cual se descartan las especificaciones originales de tipos. Si crea una tabla con tipos usados por otros vendedores y luego realiza un comando DESCRIBE tbl_name, MySQL muestra la estructura de tabla usando los tipos MySQL equivalentes. Por ejemplo:

    mysql> CREATE TABLE t (a BOOL, b FLOAT8, c LONG, d NUMERIC);

    Query OK, 0 rows affected (0.08 sec)

    mysql> DESCRIBE t;

    +——-+—————+——+—–+———+——-+

    | Field | Type          | Null | Key | Default | Extra |

    +——-+—————+——+—–+———+——-+

    | a     | tinyint(1)    | YES  |     | NULL    |       |

    | b     | double        | YES  |     | NULL    |       |

    | c     | mediumtext    | YES  |     | NULL    |       |

    | d     | decimal(10,0) | YES  |     | NULL    |       |

    +——-+—————+——+—–+———+——-+

    4 rows in set (0.00 sec)


    Ésta es una traducción del manual de referencia de MySQL, que puede encontrarse en dev.mysql.com. El manual de referencia original de MySQL está escrito en inglés. Para cualquier sugerencia sobre la traducción y para señalar errores de cualquier tipo, no dude en dirigirse a mysql-es@vespito.com.

     

     

     

    MySQL: Exportación de bases de datos con mysqldump


    http://systemadmin.es/2012/05/exportacion-de-bases-de-datos-con-mysqldump

    Al exportar una base de datos con mysqldump y quererla reimportar deberemos vigilar si nos añade el use database por si queremos importarla con otro nombre.

    Las opciones de mysqldump al respecto son:

    $ mysqldump

    Usage: mysqldump [OPTIONS] database [tables]

    OR     mysqldump [OPTIONS] –databases [OPTIONS] DB1 [DB2 DB3...]

    OR     mysqldump [OPTIONS] –all-databases [OPTIONS]

    For more options, use mysqldump –help

    Para exportar una base de datos, podemos usar indistintamente mysqldump o mysqldump –databases , pero existe una pequeña diferencia:

    Con la opción –databases podemos indicar más de una única base de datos, por lo que nos añadirá el comando use db antes de exportar cada base de datos. Por lo tanto, si luego queremos importar el dump en otra base de datos deberemos eliminar el comando del fichero o ejecutar el mysqldump sin la opción –databases que no añade el comando.

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